7. Kết cấu đề tài
1.3.4. Tổ chức hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán
Các đơn vị SNCL đều phải lập hệ thống sổ kế toán ghi chép, hệ thống lưu trữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và trình thời
gian theo một kỳ kế toán theo Luật kế toán và chế độ kế toán HCSN.
* Xác định danh mục hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán bao gồm các loại sổ theo quy định bắt buộc của tài chính như: sổ cái, sổ nhật ký và những loại sổ mang tính hướng dẫn theo yêu cầu quản lý của đơn vị (Sổ kế toán chi tiết, Thẻ kế toán chi tiết) để theo dõi quá trình tiếp nhận, sử dụng các nguồn kinh phí riêng của đơn vị.
Hệ thống sổ kế toán áp dụng thống nhất cho một kỳ kế toán năm. Đơn vị kế toán phải tổ chức thực hiện đúng các quy định của hình thức kế toán nội dung trình tự, phương pháp ghi chép đối với các loại sổ kế toán.
* Xác định nội dung sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép kịp thời, chính xác, trung thực và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Nội dung, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải được mang sang từ sổ kế toán năm trước liền kề. Sổ kế toán phải được ghi liên tục, đánh số trang theo trình tự thời gian từ khi mở sổ đến khi khóa sổ kế toán.
Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán thống nhất cho một kỳ kế toán năm, bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Sổ kế toán tổng hợp: Là loại sổ dùng ghi chép phản ánh số liệu kế toán tổng quát về việc tiếp nhận và sử dụng kinh phí; quản lý tài sản và nguồn hình thành tài sản; thu chi các quỹ; …gồm: Sổ nhật ký, Sổ cái. Đây là các loại sổ được Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu, nội dung và phương pháp ghi chép.
Sổ nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian trong một kỳ kế toán. Có thể kết hợp với việc phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế.
Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một kỳ kế toán năm theo nội dung kinh tế, có thể kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế nghiệp vụ kinh tế,
tài chính đó. Số liệu trên Sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình quản lý tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng kinh phí, thu chi các quỹ,…
Sổ kế toán chi tiết: Là loại sổ dùng ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến các đối tượng kế toán, theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý nội bộ đơn vị mà sổ cái chưa phản ánh được, đồng thời dùng để lập các chỉ tiêu trong BCTC và báo cáo quyết toán. Đối với sổ này Nhà nước có quy định bắt buộc mà chỉ quy định mang tính hướng dẫn về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép, do đó đơn vị có thể thiết kế, chỉnh sửa biểu mẫu cho phù hợp với yêu cầu thực tế đơn vị.
Các đơn vị SNCL sử dụng sổ kế toán phải tuân thủ đúng quy định về trình tự mở sổ; ghi sổ; sửa sai trên sổ và khóa sổ kế toán như sau:
Mở sổ kế toán: Các loại sổ kế toán phải được mở đầy đủ số lượng đúng nội dung, kết cấu của hình thức kế toán mà đơn vị áp dụng. Kế toán đơn vị căn cứ vào số dư cuối niên độ kế toán năm trước liền kề mang sang và ghi chép vào sổ kế toán đầu niên độ kế toán năm sau.
Ghi sổ kế toán: Kế toán căn cứ vào chứng từ hợp pháp, hợp lý để ghi sổ kế toán. Việc ghi chép phải sử dụng bút mực, không dùng bút đỏ hoặc bút chì. Số liệu và chữ viết trên chứng từ kế toán phải rõ ràng, liên tục không ngắt quãng, khi hết trang phải cộng số liệu của từng trang mang số dư sang đầu trang kế tiếp. Trên sổ kế toán không được viết tắt, tẩy xóa, viết chèn hàng, trống hàng, cách dòng, phần trống không ghi hết trang phải được gạch chéo.
Sửa chữa sổ kế toán: Các trường hợp phát hiện sai sót thông tin, số liệu trong quá trình ghi sổ kế toán, kế toán viên không được tự ý tẩy xóa mà phải thực hiện việc sửa chữa sổ kế toán đúng các phương pháp sửa chữa theo quy định như: phương pháp cải chính, phương pháp ghi số âm, phương pháp ghi bổ sung.
chiếu số liệu, kế toán viên phải khóa sổ kế toán. Riêng sổ quỹ tiền mặt, phải thực kiểm tra tiền mặt tại quỹ, đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt để tiến hành khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Trường hợp kiểm kê đột xuất, sáp nhập, chia tách, giải thể…. Kế toán thực hiện khóa sổ kế toán theo quy định.
Khóa sổ kế toán là việc cộng sổ tính toán tổng số phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán, hoặc tổng số thu, tổng số chi, số tồn quỹ tiền mặt, nhập xuất và tồn kho. Trong trường hợp có chênh lệch về số liệu phải xác định nguyên nhân và xử lý chênh lệch cho đúng trước khi tiến hành khóa sổ kế toán.
Đơn vị có thể mở sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính. Sau khi khóa sổ, kế toán thực hiện in sổ ra giấy, đóng quyển theo từng loại sổ, ký tên và đóng dấu, tổ chức sử dụng, bảo quản lưu trữ theo quy định.
Các đơn vị SNCL phải có hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Căn cứ vào quy mô hoạt động, đơn vị lựa chọn hình thức kế toán phù hợp, mỗi hình thức kế toán quy định cụ thể về nội dung, số lượng, kết cấu, mẫu sổ, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
Hiện nay có bốn hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL, các đơn vị có thể lựa chọn một trong bốn hình thức sau:
Hình thức kế toán Nhật ký chung: Áp dụng cho đơn vị SNCL có bộ máy kế toán ít người, khối lượng công việc kế toán đơn giản.
Các loại sổ gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trong đó Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái là sổ tổng hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung và trình tự thời gian của nghiệp vụ. Sổ kế toán chi tiết là sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cụ thể theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
Ưu điểm: Số nghiệp vụ tương đối, không nhiều không ít, vừa cho đơn vị khoản 2 đến 3 kế toán. Thuận tiện kiểm tra đối chiếu chi tiết theo chứng từ
gốc, tiện cho việc sử dụng kế toán máy. Sổ sách dễ làm trên máy để in, vì mỗi sổ chỉ gói gọn trên trang giấy A4 để in. Kết cấu và phương pháp ghi chép đơn giản. Sổ cái không có nhiều dòng, nhiều cột nên dễ theo dõi. Không đòi hỏi kế toán phải có trình độ cao.
Nhược điểm: Một số nghiệp vụ bị trùng lặp do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng rồi mới vào Sổ cái.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung biểu hiện qua sơ đồ 1.4
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.4.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Nguồn: [10]
Hình thức kế toán Nhật ký-Số Cái: Áp dụng cho đơn vị SNCL có quy mô hoạt động nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán.
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó trong một kỳ kế toán, trên cùng một quyển Sổ Nhật ký-Số Cái.
Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký-Sổ Cái, bao gồm: Nhật ký- Số Cái, các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm: Số nghiệp vụ ít, đơn giản dễ hiểu và dễ ghi chép chỉ cần 1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI
TIẾT
SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI
TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ
PHÁT SINH
hoặc 2 kế toán, trình độ cũng không đòi hỏi nhiều. Chứng từ gốc có thể ghi thẳng vào Nhật ký – Sổ cái. Sổ gọn nhẹ; tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều nằm gọn trong Sổ cái; chỉ cần một kế toán trực tiếp ghi sổ, cộng sổ, lấy số dư và lên cân đối (giảm chi phí gián tiếp). Việc ghi sổ không trùng lắp (định khoản ngay trên chứng từ gốc và ghi các tài khoản đối ứng ngay trong một quyển Sổ cái). Từ đó lên bảng cân đối số phát sinh các tài khoản kinh tế rất thuận lợi; nếu có sai sót rất dễ đối chiếu để tìm ra ngay.
Nhược điểm: Mở nhiều tài khoản trên quyển sổ cái, khó theo dõi và đối chiếu. Sổ sách dài, khó nhìn thấy cho việc in từ máy.
Không thích hợp cho đơn vị có vi mô lớn, phải sử dụng nhiều tài khoản kinh tế thì không thể áp dụng được (vì sổ sẽ dài bất tận).
Dễ phát sinh lệch dòng do dòng quá dài. Ghi Sổ cái quá chi tiết, mất thời gian, việc tổng hợp để phân tích số liệu kế toán khó khăn thiếu khoa học. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký- Sổ Cái biểu hiện qua sơ đồ 1.5
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng
Sơ đồ 1.5.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kê toán Nhật ký-Sổ Cái
Nguồn: [12]
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
NHẬT KÝ- SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Áp dụng cho đơn vị SNCL có quy mô hoạt động lớn, tính chất công việc kế toán phức tạp và có hoạt động kinh doanh dịch vụ.
Đặc trưng cơ bản hình thức này là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ”.
Các loại sổ bao gồm: Chứng từ ghi sổ; Sổ đăng ký Chứng ghi sổ; Sổ Cái; các Sổ; Thẻ kế toán chi tiết.
Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên “Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ” và ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ được lập từ chứng từ kế toán hoặc “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”, có cùng nội dung kinh tế, được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm theo số thứ tự trong “Số đăng ký Chứng từ ghi sổ” được Kế toán trưởng ký duyệt trước khi thực hiện ghi sổ.
Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” đã dược kế toán kiểm tra, được dùng để ghi sổ trên Chứng từ ghi sổ và Sổ, Thẻ kế toán có liên quan. Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào “Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ” và Sổ Cái.
Cuối tháng, căn cứ vào “Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ”, kế toán tiến hành khóa sổ, tính toán cộng sổ tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng và tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có, số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau đó dùng số liệu từ Sổ Cái lập “Bảng cân đối số phát sinh”.
Đối chiếu số liệu: sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và “Bảng tổng hợp chi tiết”, kế toán viên dùng số liệu này để lập BCTC. Số
liệu sau khi đối chiếu, kiểm tra phải bảo đảm tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên “Bảng cân đối số phát sinh” phải bằng nhau, đồng thời phải bằng số tiền phát sinh trên “Số đăng kí chứng từ ghi số”. Tổng số dư bên Nợ và tổng số dư bên Có của các tài khoản trên “Bảng cân đối số phát sinh” phải bằng nhau , và số dư của từng tài khoản kế toán trên “Bảng cân đối số phát sinh” phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên “Bảng tổng hợp chi tiết”.
Ưu điểm: Chứng từ ghi sổ dùng để ghi các chứng từ vào đó, nếu chứng từ phát sinh quá nhiều có thể lập bảng kê chứng từ cùng loại trước, lấy số cộng để ghi chứng từ ghi sổ, rồi lấy số liệu cộng ở chứng từ ghi sổ ghi vào sổ Cái, như vậy sẽ giảm được rất nhiều việc ghi chép vào sổ Cái, vì vậy nhìn vào sổ Cái không bị rối.
Sổ sách dễ làm trên máy in, vì mỗi sổ đều gói gọn trong trang A4, dễ làm, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu, công việc kế toán được phân chia đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ.
Nhược điểm: Trình độ kế toán viên phải tương đối đồng đều. Khi và chỉ khi đã ghi số liệu vào sổ Cái mới ghi tháng vào chỗ đã ghi sổ Cái ngày trên chứng từ ghi sổ, như vậy mới khỏi bị sai sót, ghi trùng.
Đòi hỏi kế toán viên và Kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa chứng từ ghi sổ này với chứng từ ghi sổ khác do các đồng nghiệp khác ở các phần hành kế toán khác lập trước khi ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ Cái.
Ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đến năng xuất lao động và hiệu quả công tác kế toán.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng
Sơ đồ 1.6.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Nguồn: [14]
Hình thức kế toán trên máy vi tính: Áp dụng cho các đơn vị SNCL có quy mô hoạt động lớn, bộ máy kế toán nhiều kế toán viên phụ trách các phần hành kế toán khác nhau, công việc kế toán đòi hỏi phần mềm kế toán và hệ thống máy vi tính phải được nối mạng.
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là thực hiện công việc kế toán theo phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán phải đảm bảo những tiêu chuẩn phần mềm kế toán về tiêu thức, tính năng kĩ thuật của phần mềm kế toán theo quy định của Bộ Tài chính. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ hệ thống sổ kế
Chứng từ kế toán
SỔ QUỸ Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
toán và BCTC theo quy định.
Mỗi đơn vị kế toán khác nhau có thể sử dụng các chương trình phần mềm kế toán khác nhau phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Phần mềm kế toán đơn vị sử dụng phải đảm bảo các yêu cầu sau.
In được toàn bộ hệ thống sổ kế toán, bao gồm: sổ tổng hợp, sổ chi tiết và các BCTC theo quy định.
Thực hiện đúng quy định về trình tự mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán và Chế độ kế toán HCSN.
Căn cứ vào tiêu thức, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị.