7. Kết cấu đề tài
2.2.2. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Qua quá trình quan sát và phỏng vấn thực tế về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên tác giả nhận thấy:
*Xác định danh mục chứng từ sử dụng
Trường đang áp dụng Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Danh mục các biểu mẫu chứng từ kế toán Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên đang sử dụng gồm:
Các chứng từ về lao động tiền lương Các chứng từ về vật tư Các chứng từ về tài sản cố định Các chứng từ về tiền tệ Các chứng từ khác Phiếu thu (C40-BB) Phiếu chi (C41-BB)
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (C43-BB) Biên lai thu tiền (C45-BB)
Bên cạnh sử dụng các chứng từ theo quy định, đơn vị còn ban hành một số mẫu chứng từ lưu hành nội bộ như “Dự trù kinh phí” (Phụ lục 09)
* Sử dụng chứng từ kế toán
Đối với các biểu mẫu bắt buộc thì đơn vị giữ nguyên các chỉ tiêu theo đúng quy định hiện hành. (Phụ lục 01, 02, 03)
Đối với các biểu mẫu hướng dẫn, đơn vị giữ nguyên đa số các chỉ tiêu theo quy định. Tuy nhiên để phù hợp với tổ chức bộ máy kế toán, đặc điểm hoạt động đặc thù và nâng cao tính kiểm soát, đơn vị đã có sự điều chỉnh một số chỉ tiêu. (Phụ lục 05, 06)
toán”, Nhà trường thực hiện bổ sung bảng liệt kê chi tiết nội dung thanh toán nhằm thuận lợi công tác hạch toán các khoản thanh toán nhiều nội dung, sử dụng các mục, tiểu mục khác nhau, bổ sung thêm chữ ký “phụ trách Phòng, Bộ môn” người trực tiếp quản lý đối tượng thanh toán nhằm nâng cao tính tính kiểm soát và trách nhiệm của từng phòng, bộ môn. (Phụ lục 08)
* Tổ chức luân chuyển chứng từ
Trình tự luân chuyển chứng từ tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên được khái quát theo sơ đồ sau:
Tiếp nhận hồ sơ thanh toán
Khi các phòng (bộ môn) trong Trường có nhu cầu sử dụng kinh phí để thực hiện nhiệm vụ đại diện phòng (bộ môn) để làm thanh toán sẽ xin chủ trương Ban Giám hiệu bằng biểu mẫu “Giấy đề nghị giải quyết”, người đại diện thanh toán sẽ đem giấy đề nghị đến phòng kế toán, nhân viên kế toán thanh toán tiếp nhận và hướng dẫn người thanh toán làm “Dự trù kinh phí” và các văn bản giấy tờ khác có liên quan đến bộ chứng từ thanh toán. Kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra bộ chứng từ thanh toán đó để đảm bảo tính pháp lý, người thanh toán có nhiệm vụ đi trình Ban Giám hiệu để ký xác nhận đồng ý thanh toán bộ chứng từ sau khi kế toán thanh toán đã kiểm tra.
Lập, xử lý chứng từ kế toán
Căn cứ vào bộ chứng từ Ban Giám hiệu đã duyệt, tùy theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh các khoản thanh toán và hình thức thanh toán cũng khác nhau (chi tiền mặt hoặc chuyển khoản), kế toán thanh toán tiến hành lập các loại chứng từ cho phù hợp. Tiếp nhận hồ sơ thanh toán Lập chứng từ Kiểm tra chứng từ Phân loại sắp xếp chứng từ Ghi sổ
Đối với các nghiệp vụ chứng từ thi chi tiền mặt thì mỗi chứng từ lập 02 liên.
Đối với chứng từ thanh toán bằng chuyển khoản qua hệ thống kho bạc Nhà nước, căn cứ vào hồ sơ thanh toán từ các phòng (bộ môn) kế toán thanh toán lập các chứng từ liên quan như “Giấy rút dự toán Ngân sách” “bảng kê chứng từ thanh toán” sau khi giao dịch với ngân hàng Kho bạc xong, về đơn vị kế toán thanh toán nhập vào phần mềm kế toán.
Nội dung được phản ánh trên phiếu thu, phiếu chi, giấy rút dự toán phải đầy đủ rõ ràng cụ thể. Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các lớp chính quy, lớp liên thông, văn bằng 2, lớp ngắn hạn trên chứng từ phải phản ánh đầy đủ chi nội dung gì ? lớp nào ? học kỳ nào?
*Kiểm tra chứng từ
Sau khi lập xong chứng từ kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra nội dung nghiệp vụ chứng từ, các tiêu chí về giá trị, số lượng, số tiền có khớp với bộ chứng từ gốc và ký xác nhận.
Cuối tháng bàn giao lại cho kế toán toán tổng hợp, lúc này kế toán tổng kợp kiểm tra lại lần nữa sau khi kế toán thanh toán bàn giao về tính hợp lệ, hợp lý của chứng từ, nếu có sai sót gì kế toán tổng hợp yêu cầu kế toán thanh toán giải quyết. Kế toán tổng hợp trình Kế toán trưởng và Ban Giám hiệu ký toàn bộ chứng từ đã được kiểm tra. Kế toán trưởng và Ban Giám hiệu kểm tra lại lần cuối trước khi ký phê duyệt chứng từ.
*Phân loại sắp xếp chứng từ
Chứng từ kế toán được sắp xếp theo tháng, Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên cho hình thức Chứng từ ghi sổ nên chứng từ hàng tháng được sắp xếp theo chứng từ ghi sổ và được mã hóa theo số thứ tự.
Trình tự luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên được thể hiện qua 02 sơ đồ:
Sơ đồ 2.3 Quy trình kiểm tra, luân chuyển chứng từ chi tiền mặt ở tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên
(1) Chứng từ đã được kiểm tra và hướng dẫn lập (2) Kế toán bằng tiền viết phiếu chi
(3) Trình phiếu chi với chứng từ ký Kế toán trưởng và Ban giám hiệu (4) Chuyển chứng từ về thủ quỹ để chi tiền
(5) Chi tiền (6) Ghi sổ kế toán 4 Ban giám hiệu Kế toán trưởng Thủ quỹ Chi tiền Phiếu chi Chứng từ kế toán đã được Kế toán bằng tiền, tiền mặt 1 2 6 3 3 5 Ghi sổ kế toán
Sơ đồ 2.4 : Quy trình kiểm tra, luân chuyển chứng từ thu tiền mặt học phí tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên
(1) Người nộp tiền chuẩn bị tiền (2) Nộp tiền vào quỹ
(3) Quỹ chuyển phiếu nộp tiền cho kế toán thu (4) Viết phiếu thu
(5) Trình cho Kế toán trưởng ký duyệt
(6) Chuyển phiếu thu cho thủ quỹ: Ghi sổ quỹ, sổ kế toán.
* Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ
Các chứng từ sau khi ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính kế toán có đầy đủ chữ ký của các bộ phận, kế toán tổng hợp tiến hành lưu trữ chứng từ kế toán. Các chứng từ được đóng thành tập cùng với chứng từ ghi sổ tương ứng, sau đó sắp xếp theo từng tháng, phân ra theo từng nguồn khác nhau tại phòng Kế hoạch-Tài chính.
* Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán
Các tài liệu kế toán mỗi năm chỉ được giữ tại phòng Kế hoạch-Tài chính 12 tháng sau khi kết thúc niên độ kế toán.
Tiền Nộp tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng Ghi sổ quỹ, sổ kế toán Kế toán thu Phiếu thu Chứng từ 1 2 3 5 4 6
Sau thời hạn đó, các chứng từ kế toán được chuyển đến kho kế toán sắp xếp theo thứ tự từng năm.
* Tổ chức tiêu hủy chứng từ
Hiện nay Phòng Kế hoạch-Tài chính vẫn lưu trữ các chứng từ từ khi thành lập Trường năm 1990, Nhà trường thực hiện chưa tiêu hủy chứng từ kế toán.