7. Kết cấu đề tài
2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy
Qua phỏng vấn trực tiếp Hiệu trưởng, Trưởng phòng KHTC tác giả có thể đưa ra thực trạng tổ chức bộ máy kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên như sau:
*Về lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên là đơn vị dự toán cấp I vừa là đơn vị sử dụng NSNN nên tổ chức kế toán theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Nghĩa là toàn Trường có một phòng Kế hoạch Tài chính duy nhất để thực hiện toàn bộ công việc kế toán của Nhà trường. Ở các phòng, bộ môn không có kế toán Bộ phận kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám hiệu, có trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán của đơn vị.
Bộ máy kế toán Trường ngoài việc ghi chép thu thập xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính còn phải thực hiện các chức năng quản lý tài chính như: Xây dựng các dự toán thu của Trường căn cứ vào việc xác định khả năng
thu, xây dựng dự toán chi theo đúng định mức mục lục Ngân sách, lập dự toán kinh phí, theo dõi việc dự toán thu chi của Trường, lập báo cáo kế toán phục vụ công tác quản lý và điều hành hoạt động Trường; thực hiện chức năng kiểm tra giám sát đánh giá việc sử dụng các nguồn tài chính, tài sản trong đơn vị.
Sơ đồ 2.2 Mô hình tổ bộ máy kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên
(Nguồn: Phòng Tổ chức-Hành chính, Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên) *Về tổ chức lao động kế toán
Đặc điểm lao động kế toán Theo kết quả phỏng vấn:
Bộ phận kế toán có 06 người trong đó 02 biên chế, 02 hợp đồng trong biên chế, 02 hợp đồng dài hạn. Các nhân viên trong phòng Kế hoạch-Tài chính đã tốt nghiệp trình độ đại học chuyên ngành Kế toán, có đạo đức nghề nghiệp, trung thực chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước. Tuổi nghề lao động từ 05 năm đến 25 năm.
TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH-TÀI CHÍNH KIÊM KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kế toán tổng hợp
Kế toán nguồn thu đơn vị, thu
hộ chi hộ Kế toán thanh toán (nguồn thường xuyên và không thường xuyên) Kế toán ngân hàng, kho bạc, thuế, XDCB, TSCĐ, CCDC Thủ quỹ
Phân loại lao động kế toán:
Lao động kế toán làm công tác quản lý: Hiện tại Trưởng phòng Kế hoạch Tài chính kiêm Kế toán trưởng (mã ngạch 06.031)
Lao động kế toán thực hiện công tác kế toán (kế toán viên): Trong phòng Kế hoạch Tài chính có 1 viên chức làm thủ quỹ (mã ngạch 06.035), 02 nhân viên hợp đồng trong biên chế, 02 nhân viên hợp đồng.
Phân công lao động kế toán: Mỗi kế toán viên trong phòng đều được phân công nhiệm vụ cụ thể.
* Trưởng phòng Kế hoạch-Tài chính kiêm Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán đơn vị chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban Giám hiệu về hoạt động tổ chức kế toán tại đơn vị theo quy định pháp luật về tổ chức kế toán. Tham gia vào hội đồng tư vấn nghiên cứu điều chỉnh, bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ; các quy định chế độ, chính sách tiền lương, thông tin kinh tế trong quản lý tài chính của đơn vị; tổ chức thực hiện quản lý tài chính của đơn vị; tổ chức thực hiện quản lý tài sản, vật tư, tổ chức đấu thầu xây dựng cơ bản, mua sắm, sửa chữa TSCĐ, trang thiết bị; tổ chức thực hiện các công việc thu- chi, thương thảo ký kết hợp đồng với các đơn vị bên ngoài và thực hiện nhiệm vụ khác khi được phân công.
* Kế toán tổng hợp: Thực hiện lập, xây dựng kế hoạch, tổng hợp các nguồn kinh phí trtên cơ sở số biên chế, hợp đồng hiện có, các hoạt động tài chính do chuyên môn xây dựng theo từng năm tài chính; theo dõi và báo cáo tình hình tạm ứng các đối tượng; nhận tổng hợp chứng từ của kế toán chi tiết, thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ và số liệu phát sinh khi khóa sổ hàng tháng với các kế toán viên trong phòng, hạch toán chi tiết từng nguồn kinh phí, từng mục, khoản mục và điều chỉnh bổ sung bút toán, hạch toán kế toán; chuyển chứng từ hàng tháng cho Phụ trách kế toán Hiệu trưởng hoặc người được Hiệu trưởng ủy quyền ký duyệt; thực hiện lập
các báo cáo quyết toán (tháng, quý, năm) và nộp đúng hạn cho Phụ trách kế toán, Ban giám hiệu, đơn vị chủ quản, các đơn vị khác liên quan; chịu trách nhiệm bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán.
* Kế toán thanh toán: Đối với thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương: tổ chức ghi chép, tính toán chính xác, kịp thời, đầy đủ, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng các khoản trợ cấp, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho cán bộ, giáo viên trong Nhà trường.
Đối với các khoản chi khác ngoài lương: Thanh toán các khoản chi phát sinh phục vụ chung cho hoạt động chung Nhà trường, duy trì bộ máy hoạt động, mua sắm sửa chữa thường xuyên cơ sở vật chất thường xuyên, các khoản chi phải được thực hiện đúng định mức quy định và hạch toán vào các mục, tiểu mục phù hợp.
Kế toán thanh toán các khoản tự chủ thực hiện rà soát, kiểm tra chứng từ, rà soát phiếu thu chi, thực hiện chuyển khoản sau khi đã ký duyệt đầy đủ. Hàng tháng, bàn giao chứng từ để đối chiếu nguồn kinh phí thường xuyên với kế toán tổng hợp; lập báo cáo về tiền lương, lao động, BHXH, BHYT, KPCĐ, báo cáo thực hiện nguồn kinh phí thuộc phạm vi trách nhiệm kế toán.
Kế toán thanh toán các khoản không thực hiện tự chủ: Thực hiện thanh toán các khoản chi liên quan đến hoạt động tổ chức lớp theo dự toán chi tiết từng lớp đã được phê duyệt, theo kế hoạch tổ chức lớp và các giấy tờ khác liên quan; thực hiện quyết toán theo lớp, rà soát kiểm tra chứng từ, lên phiếu thu, phiếu chi, thực hiện chuyển khoản sau khi đã được ký duyệt đầy đủ; lập báo cáo tình hình thanh toán, quyết toán các lớp báo cáo thực hiện nguồn kinh phí thuộc phạm vi kế toán. Hàng tháng, bàn giao chứng từ để đối chiếu nguồn kinh phí thường xuyên với kế toán tổng hợp.
* Kế toán thu
sinh liên quan đến hoạt động sự nghiệp của đơn vị. Đối với nguồn thu từ hoạt động tổ chức các lớp chính quy, thực hiện rà soát, kiểm tra chứng từ, lên phiếu thu, chi quyết toán kinh phí lớp theo dự toán Hiệu trưởng đã phê duyệt; báo cáo phụ trách kế toán, Ban Giám hiệu, cơ quan chủ quản, cơ quan liên quan về các khoản thu và hoạt động chính của từng nguồn thu, bàn giao chứng từ từng tháng cho kế toán tổng hợp.
Đối với các khoản thu chi hộ: phối hợp với phòng Tổ chức-Hành chính, Phòng đào tạo theo dõi đôn đốc thu học phí các lớp liên kết liên thông, tổng hợp, báo cáo tình hình theo dõi phụ trách kế toán, Ban Giám hiệu và các cơ quan liên quan khác khi có yêu cầu.
* Kế toán Kho bạc Nhà nước và ngân hàng, thuế, XDCB, vật tư và tài sản CCDC:
Kế toán Kho bạc Nhà nước và ngân hàng: Thực hiện giao dịch với Kho bạc và ngân hàng, thanh toán các khoản chi phát sinh tại đơn vị thông qua hình thức rút dự toán các nguồn kinh phí được giao và nguồn thu sự nghiệp đơn vị, thực hiện theo dõi đối chiếu chi tiết từng loại nguồn kinh phí với Kho bạc theo quy định.
Kế toán thuế: Mua, quản lý, phát hành lập báo cáo các loại hóa đơn GTGT, biên lai thu học phí, phí tuyển sinh theo đúng quy định hiện hành Nhà nước; lập, nộp tờ khai, quyết toán các loại thuế phát sinh như (tờ khai thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN, thuế môn bài), báo cáo phụ trách kế toán, Ban giám hiệu theo định kỳ quy định.
Kế toán theo dõi xây dựng cơ bản: Kế toán thực hiện tham mưu thanh toán cho những hạng mục công trình được phê duyệt; tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về cấp phát sử dụng, thanh toán, quyết toán vốn xây dựng cơ bản; tính toán chi phí mua sắm tài sản cố định; lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản; phân tích tình hình thực hiện kế hoạch và hiệu quả
vốn đầu tư, bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu số liệu kế toán.
+ Kế toán theo dõi TSCĐ, CCDC: Tham mưu kế hoạch mua sắm tài sản cố định; tiến hành thực hiện các thủ tục mua sắm tài sản theo nguồn kinh phí hình thành tài sản theo đúng quy định, phối hợp với các phòng bộ môn quản lý tài sản tiến hành ghi chép, phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời tình hình số hiện có và tăng giảm TSCĐ-CCDC của toàn Trường trên mặt số lượng, chất lượng, giá trị, kiểm soát chặt chẽ bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng tại các phòng, bộ môn, tính toán chính xác, kịp thời số hao mòn TSCĐ, theo dõi, ghi chép, kiểm tra chặt chẽ quá trình thanh lý, nhượng bán TSCĐ-CCDC nhằm đảm bảo việc quản lý và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả, thực hiện lập sổ, báo cáo, định khoản đúng quy định.
* Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng, Ban giám hiệu và pháp luật Nhà nước quản lý, sử dụng quỹ tiền mặt của Trường. Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ: thu học phí, thu tiền hồ sơ học sinh sinh viên; thu tiền hợp đồng liên kết, liên thông đào tạo, các khoản thu khác nếu có. Thực hiện chi tạm ứng, chi thanh toán tiền mặt theo chứng từ kế toán thanh toán và Ban giám hiệu đã phê duyệt theo quy định; quản lý và cập nhật số liệu tiền mặt tại quỹ. Hàng tháng lập biên bản báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt trình Kế toán trưởng và Ban giám hiệu ký duyệt; báo cáo Kế toán trưởng khi có phát hiện thừa hoặc thiếu qua kiểm kê và số lượng tiền mặt tồn quỹ vượt mức quy định (nếu có).
*Về quy chế hoạt động bộ máy kế toán:
Đơn vị xây dựng quy chế hoạt động riêng của bộ máy kế toán. Quy chế hoạt động của bộ máy kế toán quy định về chế độ về thời gian làm việc, chế độ chịu trách nhiệm và quản lý viên chức, nhân viên và quản lý viên chức của Trưởng phòng Kế hoạch tài chính, chế độ làm việc của các nhân viên trong bộ máy kế toán và mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau.
Về chế độ thời gian làm việc: Thời gian làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 trong tuần và có thể đi làm thứ 7 và chủ nhật khi Trường có việc đột xuất hoặc học sinh sinh viên nhập học khóa mới; làm thời gian theo giờ hành chính sáng từ 7h00 đến 11h30, chiều từ 13h30 đến 17h00.
Về chế độ chịu trách nhiệm và quản lý của Trưởng phòng Kế hoạch Tài chính kiêm Kế toán trưởng: Thực hiện kiểm tra, ký và chịu trách nhiệm trước Ban Giám hiệu về các chứng từ, hồ sơ liên quan đến công tác Tài chính-Kế toán của Nhà trường; tổ chức phân công và chỉ đạo viên chức nhân viên trong phòng về các công việc thuộc thẩm quyền.
Về quan hệ giữa các lao động trong bộ máy kế toán, bộ máy kế toán của Trường được tổ chức theo kiểu quan hệ trực tuyến.
Chế độ làm việc của các nhân viên trong bộ máy kế toán có mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau:
Các kế toán viên phần hành hoạt động chuyên môn độc lập theo lĩnh vực mình được phân công. Các kế toán viên phần hành chịu trách nhiệm với phần việc của mình từ khâu tiếp nhận, lập chứng từ, ghi sổ kế toán và lập báo cáo khi có yêu cầu của Trưởng phòng KHTC. Kế toán tổng hợp thực hiện đối chiếu, rà soát với kế toán viên các phần hành chi tiết. Kế toán chi tiết chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng KHTC kiêm Kế toán trưởng về phần hành được phân công, kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tổng thể về các hoạt động tài chính và kế toán phát sinh.
Cùng với nhiệm vụ được quy định theo phần hành kế toán của từng kế toán viên, bộ phận kế toán luôn có mối quan hệ giữa các kế toán viên với nhau trong phối hợp công việc, liên kết chặt chẽ với nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ được giao. Mặc dù trình độ kế toán khá đồng đều và nhiều năm kinh nghiệm trong nghề.