7. Kết cấu đề tài
2.2.4. Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán
Qua quá trình quan sát và phỏng vấn thực tế về tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Trường Cao đẳng Y tế Phú Yên tác giả nhận thấy:
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo thời gian có liên quan đến Trường. Trên cơ sở hình thức kế toán lựa chọn, đơn vị tổ chức sử dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán tương đối đủ, hợp lệ theo đúng quy định của Luật kế toán, Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán, Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày
10/10/2017 của Bộ Tài chính để phản ánh hoạt động tài chính kế toán đơn vị trong kỳ kế toán năm.
* Lựa chọn hình thức kế toán.
Trường lựa chọn áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ và hạch toán nghiệp vụ kế toán thông qua việc sử dụng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp DT-SOFT bằng máy vi tính trong công tác kế toán. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được phần mềm thiết kế theo đúng quy định Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
* Xác định danh mục sổ kế toán sử dụng
Hệ thống sổ hiện tại đơn vị được thiết kế theo hình thức Chứng từ ghi sổ bao gồm:
Sổ kế toán tổng hợp
Sổ chứng từ ghi sổ: S2a-H
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: S2b-H
Sổ cái các tài khoản đơn vị sử dụng: S03-H Bảng cân đối số phát sinh: S05-H
Hệ thống sổ kế toán tại Trường biểu hiện qua phụ lục 08.
Sổ kế toán chi tiết
Sổ quỹ tiền mặt: S11-H
Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc: S12-H Sổ chi tiết tài khoản: S31-H
Sổ tài sản cố định: S24-H
Sổ chi tiết doanh thu sản xuất, kinh doanh, dịch vụ: S51-H Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ: S61-H
* Quy trình ghi sổ kế toán
Hằng ngày căn cứ nội dung kinh tế được định khoản trên các chứng từ đã kiểm tra, ký duyệt kế toán nhập dữ liệu vào máy theo thông tin được thiết
kế sẵn của phần mềm kế toán (Mục lục Ngân sách, mục, tiểu mục, mã chương trình, mã đối tượng,…..) dữ liệu này sẽ được tự động chuyển số liệu đến Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Cuối tháng kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính theo quy định. Việc đối chiếu giữa các số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động, luôn bảo đảm chính xác, trung thực theo đúng các thông tin nhập trong kỳ.
Các sổ kế toán được thiết kế trên máy tính nhờ sự giúp đỡ phần mềm kế toán DT-SOFT nên các loại sổ luôn được cập nhật theo đúng quy định của Nhà nước và vẫn được đảm bảo nội dung quy định, do đó giảm nhẹ được khối lượng công việc nhân viên kế toán, khi cần có thể in sổ sách rất dễ dàng, thuận tiện. Tuy nhiên, thực tế đơn vị vẫn còn thiếu một số mẫu sổ theo quy định: Như bảng tính lương, bảng thanh toán làm thêm giờ, thanh toán văn phòng phẩm, công tác quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, đơn vị vẫn đang tự lập trên phần Exel.
* Tổ chức mở sổ, khóa sổ, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán.
Công tác tổ chức mở sổ, khóa sổ kế toán được thực hiện đúng theo niên độ kế toán. Sổ kế toán được mở 01/01 dương lịch và được khóa sổ ngày 31/12 dương lịch.
Toàn bộ các loại sổ được in ra giấy, đóng thành quyển một lần vào kết thúc niên độ kế toán, theo số thứ tự từng trang. Kế toán kiểm tra tính đúng đắn số liệu, đối chiếu số liệu giữa sổ cái và sổ chi tiết, tiến hành trình Kế toán trưởng, Hiệu trưởng ký và đóng dấu giáp lai trên sổ.