7. Kết cấu đề tài
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán
Cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời nhanh chóng, tránh chồng chéo là rất cần thiết. Tổ chức luân chuyển và kiểm soát chứng từ phải được thực hiện qua các cấp: Từ bộ phận có nhu cầu đến bộ phận quản lý trực tiếp, bộ phận kế toán và cuối cùng là kiểm soát và phê duyệt của lãnh đạo Trường. Nếu thực hiện triệt để vấn đề này sẽ xóa bỏ tình trạng chứng từ được bộ phận thực hiện chuyển trực tiếp cho lãnh đạo phê duyệt mới đến bộ phận kế toán bỏ qua chức năng kiểm soát.
Cần nâng cao công tác kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra lần đầu và kiểm tra lại tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu, thông qua đó hạn chế sai sót có thể xảy ra trong các công đoạn tiếp nhận chứng từ gốc.
viên Trường biết trình tự, quy trình và những giấy tờ cần thiết khi thực hiện thanh toán, có sự thông báo thay đổi quy trình, thủ tục giấy tờ.
Ban giám hiệu quán triệt các Phòng, bộ môn không nợ chứng từ. Phòng Kế hoạch-Tài chính có quyền từ chối thanh toán khi chứng từ còn thiếu một số giấy tờ hoặc thiếu chữ ký xác nhận các bên liên quan. Nếu có hành vi sai phạm cần phải từ chối thực hiện, đồng thời báo Ban giám hiệu biết và xử lý. Trường hợp Ban Giám hiệu vẫn quyết định duyệt chi thì phải có ý kiến bảo lưu bằng văn bản theo quy định.
Đối với kế toán các khoản thu chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán viên cần thu thập đầy đủ để có thể chi tiết các khoản chi đó đến từng đối tượng, từng lớp đào tạo từ đó có căn cứ để xác định nguồn thu, nguồn chi.
Kế toán viên khi thanh toán tiền giờ vượt đối với giáo viên cơ hữu phải biết quy định giờ khoán cho từng giảng viên theo Thông tư 07/2017/TT- BLĐTBXH ngày 10/03/2017 quy định chế độ làm việc của nhà giáo, giờ quản lý lớp bao nhiêu, giờ nghiên cứu khoa học, giờ tham gia hội nghị, hội thảo của Trường, kế hoạch tham gia giảng dạy của từng giảng viên đăng ký từ đầu năm học, sổ lên lớp tham gia giảng dạy, sổ sinh hoạt lớp.
Việc vận dụng chứng từ theo Luật kế toán và chế độ hiện hành Trường cần sử dụng một số loại chứng từ tự thiết kế để phản ánh hết bản chất, nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Điều này giúp cho công việc hạch toán và ghi sổ kế toán, phục vụ cho việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý.
Bên cạnh đó, Phòng Kế hoạch-Tài chính cũng rà soát lại nhằm giảm thiểu những giấy tờ hành chính không quan trọng, thực hiện lồng ghép các nội dung nhằm đơn giản hóa thủ tục.
Tổ chức sắp xếp, phân loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý để tiện công tác kiểm tra, theo dõi, đối chiếu quản lý đơn vị. Có thể sắp xếp chứng
thừ theo từng loại: Chứng từ thu, chứng từ chi, chứng từ tạm ứng, chứng từ hoàn tạm ứng, chứng từ ủy nhiệm thu, chứng từ ủy nhiệm chi theo số thứ tự tăng dần. Trên mỗi chứng từ ghi rõ các chỉ tiêu như tháng, loại chứng từ, tập số và lập bảng kê chứng từ gốc đính kèm để tiện việc kiểm tra, đối chiếu.