Thông tin được hiểu là sự phản ánh của đối tượng có quan hệ đến chủ thể phản ánh, thông tin càng nhiều thì giúp cho sự hiểu biết càng tăng. Khi tiếp nhận thông tin, con người phải xử lý và sàng lọc thông tin, những thông tin nào có giá trị, có lợi cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thì đưa vào quản lý, khai thác, sử dụng một cách có hiệu quả nhất; đối với những thông tin không có giá trị hoặc giá trị không cao, không có lợi cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thì loại bỏ hoặc đưa vào quản lý nhưng chỉ dừng ở mức độ tham khảo.
Thông tin có vai trò hết sức quan trọng và to lớn trong việc đảm bảo sự thống nhất hoạt động của cơ quan, tổ chức; thông tin trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước có từ nhiều nguồn khác nhau (thông tin bên ngoài, thông tin bên trong), qua quá trình xử lý thông tin, cơ quan hành chính nhà nước đưa ra các quyết định quản lý cụ thể đối với từng lĩnh vực cụ thể.
Thông tin trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các đối tượng quản lý.
Thông tin có nhiều loại: thông tin đầu vào và thông tin đầu ra. Việc thu thập thông tin được tiến hành trên cơ sở hệ thống chặt chẽ; để đảm bảo tính hệ thống và đầy đủ của thông tin, cần tuân thủ những nguyên tắc cập nhật thông tin chặt chẽ. Thông tin sau khi thu thập xong cần được phân tích, tổng hợp số liệu, kiểm tra độ chính xác, tính hợp lý … Qua đó xác định đúng nội dung, bản chất của thông tin để đưa ra những quyết định có tính chính xác và khả thi cao, từ đó sẽ góp phần nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Văn phòng UBHC tỉnh
Luang Nam Tha là trung gian tiếp nhận hay gửi các thông tin đã được chọn lọc hay kỹ càng sau khi thu thập và xử lý cho các bộ phận khác và cần phải quan tâm đến một số yêu cầu như: Hiểu, biết chính xác nhu cầu thông tin phục vụ quản lý; xác định đối tượng cần cung cấp thông tin; đánh giá được ý nghĩa thông tin mà mình thu thập, xử lý; nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập những thông tin cần thiết; nắm chính xác nguồn gốc của thông tin…
Để làm tốt chức năng, nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, Văn phòng phải tăng cường công tác thu thập, xử lý và quản lý thông tin kỹ càng và chặt chẽ từ đó sẽ cung cấp thông tin được kịp thời, chính xác và tham mưu tốt cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong hoạt động quản lý. Hầu hết trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức việc thu thập, xử lý, quản lý thông tin đều phải qua cơ quan Văn phòng thu nhận, chuyển phát đến các bộ phận liên quan và phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
Trong việc xử lý thông tin, còn được hiểu là việc tác động vào thông tin đang được quản lý, bao gồm: loại bỏ thông tin nhiễu, liên kết thông tin theo những mối quan hệ bản chất, vốn có, nhằm rút ra những thông tin thật sự có giá trị, phục vụ cho việc giải quyết nhiệm vụ quản lý hành chính. Bởi thông tin tự nó không có giá trị, mà giá trị của nó là do việc sử dụng nó như thế nào. Vì vậy, cần phải có quy trình và những phương pháp hiệu quả trong xử lý thông tin như: tập hợp và phân loại thông tin, tóm tắt thông tin, tổng hợp thông tin, phân tích thông tin, , xác định độ tin cậy của thông tin, lựa chọn thông tin.
Hiện nay, với việc bùng nổ thông tin và đẩy mạnh thực hiện công tác cải cách hành chính, thì việc thu thập thông tin càng phải được quan tâm chỉ đạo hết sức chặt chẽ, muốn thu thập thông tin đầy đủ và khoa học thì Văn phòng phải thực hiện tốt việc hiện đại hóa công tác văn phòng, sử dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào quá trình thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ ngày càng cao hiện nay.