Cần quy định rõ ràng hơn về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBHC tỉnh ở CHDCND Lào nói chung và tỉnh Luang Nam Tha nói riêng, về cơ cấu tổ
chức và nhiệm vụ của cán bộ, công chức, nhất là đối với Phó Chánh văn phòng và cán bộ công chức làm công tác nghiên cứu việc Đảng, việc Nhà nước chưa quy định rõ, cụ thể như: quy định tổ chức phòng, ban thống nhất; quy định cán bộ nghiên cứu được làm gì, phạm vi, quyền hạn đến mức độ nào; thẩm quyền khi giao dịch công việc đến đâu, trách nhiệm pháp lý ra sao. Bởi lẽ, cán bộ công chức là chuyên viên làm nhiệm vụ tham mưu của lãnh đạo UBHC tỉnh cụ thể hóa ban hành các chủ trương, chính sách của Trung ương, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ ở các địa phương phải có thẩm quyền nhất định mới tạo thuận lợi cho hoạt động tham mưu, công việc được giải quyết nhanh hơn không qua nhiều bước trung gian. Vì vậy, Chính phủ cần ban hành nghị định quy định cụ thể hơn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBHCtỉnh, tạo sự thống nhất chung trong cả nước, tránh mỗi tỉnh mỗi khác nhau.
Hoàn thiện bộ máy tổ chức của Văn phòng Hành chính tỉnh Luang Nam Tha
Xuất phát từ thực trạng hoạt động của Văn phòng UBHC tỉnh Luang Nam Tha cũng như yêu cầu của quá trình đổi mới, hội nhập quốc tế cần phải đổi mới nhận thức, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của Văn phòng, vấn đề đầu tiên là phải xem xét kiện toàn tổ chức bộ máy. Do tổ chức bộ máy có vai trò quan trọng ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của tổ chức; hiệu quả của tổ chức phụ thuộc vào hiệu quả thực thực hiện nhiệm vụ của mỗi cá nhân trong tổ chức; mỗi một thành viên trong Văn phòng UBHC tỉnh Laung Nam Tha chỉ có thể làm việc có hiệu quả khi biết rõ vị trí, vai trò, chức năng, thẩm quyền và các mối quan hệ của mình trong tổ chức đó và các đơn vị cáo liên quan.
Với chức năng là cơ quan giúp việc cho UBHC tỉnh và Tỉnh ủy tỉnh Luang Nam Tha, Văn phòng UBHC tỉnh cần điều chỉnh lại mô hình cơ cấu tổ chức cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ, đảm bảo giữa các bộ phận chuyên môn có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ với nhau, phân chia nhiệm vụ rõ ràng, tránh chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm. Điều quan trọng là phải đảm bảo thực hiện đầy đủ, có hiệu quả chức năng chính của Văn phòng UBHC là tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần phục vụ cho hoạt động của UBHC tỉnh Luang Nam Tha đạt được hiệu quả cao nhất. Qua phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng và đội ngũ cán bộ, công chức hiện có, bộ máy của Văn phòng cơ bản vẫn giữ theo mô hình hiện nay, nhưng cần xem xét để điều chỉnh, sắp xếp các Bộ phận chuyên môn cho khoa học và phù hợp
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả nhận thấy cần hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng hành chính tỉnh Luang Nam Tha theo hướng sau:
Thứ nhất, cải cách bộ máy VPHC tỉnh Luang Nam Tha theo hướng tinh gọn, đủ mạnh với đội ngũ cán bộ, công chức có năng lực điều hành và chuyên môn nghiệp vụ cao, sẵn sàng tiếp nhận những nội dung công việc mới được giao, tr6en cơ sở bố trí hợp ý đội ngũ cán bộ công chức Văn phòng phù hợp với từng vị trí công việc.
Thứ hai, rà soát chức năng, nhiệm vụ của từng tổ, bộ phận để có sự điều chỉnh hợp lý, khắc phục tình trạng bỏ sót nhiệm vụ hoặc chồng chéo trong giải quyết công việc cụ thể, kịp thời bổ sung để phù hợp với nhiệm vụ chung của Văn phòng trong thực tiễn cũng như quá trình đổi mới, cải cách thủ tục hành chính.
Thứ ba, thiết lập cơ chế tạo sự ổn định về cơ cấu tổ chức bộ máy của VPHC tỉnh Luang Nam Tha nhằm tạo tiền đề phát triển bền vững, lâu dài. Đồng thời cần tạo dựng môi trường ổn định về tâm lý cho cán bộ công chức của Văn phòng trong quá trình công tác, thực hiện nhiệm vụ của mình. Bởi nếu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng nếu được thay đổi, điều chỉnh liên tục, cho dù trực tiếp hay gián tiếp thì vẫn mang lại sự khó khăn trong việc sắp xếp, thích ứng trong khi tiến hành các hoạt động của Văn phòng.
Thứ tư, vấn đề đổi mới tổ chức bộ máy nhà nước nói chung, trong đó có bộ máy chính quyền cấp tỉnh, cũng như VPHC tỉnh Luang Nam Tha và các cơ quan nhà nước của tỉnh nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý nhà nước, quản lý pháp luật đáp ứng yêu cầu cấp thiết của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, quá trình cải cách tư pháp là tất yếu khách quan và cấp bách trong giai đoạn hiện nay.
Hoàn thiện quy chế làm việc của Văn phòng, các bộ phận chuyên môn, quy chế phối hợp với các đơn vị, phòng ban chuyên môn
Với chức năng, nhiệm vụlà cơ quan tham mưu tổng hợp, phục vụ hoạt động của Ủy ban hành chính và công tác lãnh đạo, điều hành của UBHC. Do đó, nhiệm vụ của Văn phòng UBHC là hết sức quan trọng và nặng nề; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2018, Thường trực UBHC, Tỉnh ủy phải quyết định và xử lý nhiều vấn đề quan trọng, cấp bách, những vấn đề có tính chất liên ngành, quan hệ đến nhiều lĩnh vực, cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương. Văn phòng muốn hoạt động có hiệu quả, hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ theo quy định, ngoài việc tổ chức bộ máy tinh gọn, hợp lý, đội ngũ cán bộ,
công chức tinh thông về nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao, có phong thái độ đúng mực … thì Văn phòng cần phải xây dựng được một quy chế làm việc cụ thể, rõ ràng hơn cho các bộ phân chuyên môn; trong đó quy định những nguyên tắc, phương thức, trách nhiệm từng bộ phận chuyên môn, từng cá nhân có liên quan trên cơ sở quy trình hóa các công đoạn của công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân công và đòi hỏi mỗi cá nhân trong tổ chức phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định đã được nêu trong quy chế làm việc. Mỗi công việc phải có một bộ phận, một cá nhân chịu trách nhiệm, việc nào chưa thể giao tách bạch cho một cá nhân thì phải quy định bộ phận, cá nhân cụ thể chủ trì kèm theo quy chế phối hợp; đảm bảo kỹ luật, kỷ cương hành chính, đề cao trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực thi công vụ. Trong quan hệ với các phòng ban chức năng, chuyên viên bộ phận nghiên cứu tổng hợp có quyền trao đổi với thủ trưởng các phòng ban chức năng cung cấp thông tin, đề nghị bổ sung hồ sơ trình Thường trực UBHC tỉnh để nắm thông tin, cơ sở pháp lý, yêu cầu thực tiễn nhằm đề xuất giải pháp tốt để chỉ đạo, xử lý công việc. Trường hợp thủ trưởng các phòng ban chức năng không thực hiện các đề nghị chính đáng đó chuyên viên phải ghi lại những ý kiến các phòng ban bảo lưu hoặc không cung cấp thông tin chưa đầy đủ vào phiếu trình Thường trực UBHC có hướng xử lý. Trong điều kiện hiện nay, khi chưa có văn bản quy định mô hình tổ chức bộ máy của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân nhân cấp huyện theo Luật tổ chức Chính quyền địa phương, nếu quy chế làm việc của Văn phòng đảm bảo chặt chẽ, xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân đối với công việc sẽ tạo được sự đồng bộ, thông suốt trong hoạt động, đồng thời nâng cao tính dân chủ, tính đoàn kết thống nhất trong nội bộ Văn phòng để cùng hướng đến thực hiện một mục đích chung là nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành
Hiện nay, quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố cũng đã quy định trách nhiệm của các đơn vị, phòng ban trực thuộc trong việc tham mưu cho Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố để giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân thành phố; tuy nhiên, do tác động của nhiều yếu tố mà công tác phối hợp giữa các phòng, ban chức năng với nhau còn nhiều hạn chế. Để khắc phục tình trạng trên, Văn phòng cần chủ động tham mưu cho UBHC tỉnh ban hành quy chế phối hợp giữa các đơn vị, phòng, ban và UBHC các huyện, bản; quy chế cần thể hiện đẩy đủ nội dung phân công rõ ràng đơn vị chịu trách nhiệm chính, đơn vị quan hệ phối hợp, thời hạn hoàn thành để xác định trách nhiệm đối với đơn vị
thiếu sự phối hợp trong quá trình tham mưu; phân công cơ quan đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp; phương thức thực hiện các hình thức phối hợp; điều kiện đảm bảo cho công tác phối hợp.