Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính ... Các phương tiện ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần và được Văn phòng được thể hiện thông qua việc:
+ Giúp lãnh đạo quản lý tài chính, tài sản công, những công việc hậu cần và phục vụ khác.
+ Thực hiện công tác văn thư lưu trữ; tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn bản đi, đến; kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình ký, đóng dấu và phát hành; thực hiện quản lý, sử dụng dấu theo đúng quy định.
+ Chuẩn bị điều kiện phục vụ các kỳ họp, cuộc họp, hội nghị, tiếp khách; bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của UBHC tỉnh và các phòng, ban ngành; quản lý, sử dụng xe ô tô, theo dõi sửa chữa điện, nước, điện thoại … nhằm phục vụ tốt các mặt hoạt động của Ủy ban hành chính tỉnh. Đảm bảo công tác phòng cháy chữa cháy; thực hiện xây dựng công sở văn minh sạch đẹp trong khu vực cơ quan; trực gác cơ quan 24/24 giờ nhằm bảo đảm an ninh trật tự.
+ Bảo đảm kinh phí hoạt động kịp thời, quản lý sử dụng tài sản cơ quan theo đúng chế độ, nguyên tắc nhà nước và các biện pháp thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí trong cơ quan.
Nhiệm vụ này, thể hiện ở việc tham mưu về tổ chức quản trị công sở; Văn phòng có trách nhiệm tham mưu, bố trí sắp xếp các khu vực, phòng làm việc một cách hợp lý, khoa học theo nguyên tắc quản trị tổ chức quản trị công sở, đồng thời phải thường xuyên kiểm tra, xem xét, sửa chữa các trang thiết bị đảm bảo điều kiện cho các đơn vị, phòng, ban làm việc có hiệu quả. Quản lý bảo dưỡng xe phục vụ cho các buổi công tác của lãnh đạo thành phố; có trách nhiệm giữ gìn an ninh trật tự trong cơ quan, hướng dẫn tổ chức, công dân đến liên hệ công tác trong cơ quan; xây dựng công sở văn minh - sạch đẹp - an toàn; bảo đảm kinh phí phục vụ cho các hoạt động Ủy ban hành chính tỉnh theo nguyên tắc tài chính quy định. Văn phòng Ủy ban hành chính tỉnh còn có nhiệm vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân về công tác dân tộc.
Ngoài những nhiệm vụ trên, Văn phòng còn có nhiệm vụ hết sức quan trọng là thường xuyên tham mưu hoàn thiện tổ chức bộ máy của Văn phòng theo hướng tinh gọn; không có đơn vị, bộ phận tổ chức trung gian, trùng lắp, chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận. Tham mưu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức theo hướng chuyên môn hóa, có đủ năng lực trình độ, phẩm chất chính trị, đạo đức cách mạng … nhằm góp phần xây dựng cơ quan nhà nước ở địa phương ngày càng gần dân, thật sự là của dân, do dân và vì dân
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1
Văn phòng Ủy ban hành chính ở Cộng hòa dân chủ nhân dân Láo nói chung và Văn phòng Ủy ban hành chính tỉnh Luang Nam Tha nói riêng là cơ quan có vị trí đặc biệt quan trọng trong hệ thống các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban hành chính cấp tỉnh; là cơ quan trực tiếp tham mưu, giúp việc cho Ủy ban hành chính quyết định các vấn đề quan trọng của địa phương, cũng như các hoạt động giám sát, chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.
Theo lý luận chung, Văn phòng được hiểu dưới nhiều góc độ khác nhau, nhưng có một điểm chung là hoạt động của Văn phòng có hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp và đảm bảo các cơ sở vật chất cho hoạt động của lãnh đạo và cơ quan; và hai chức năng này có mối quan hệ gắn bó hữu cơ chặt chẽ và bổ sung cho nhau. Muốn làm tốt công tác tham mưu phải thực hiện tốt việc tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin; tham mưu là để phục vụ và trong phục vụ có tham mưu. Văn phòng Ủy ban hành chính tỉnh cũng đảm bảo đầy đủ các chức năng của Văn phòng nói chung. Bên cạnh đó, điểm khác biệt rõ nét Văn phòng Ủy ban hành chính tỉnh với các Văn phòng của các tổ chức khác đó chính là chức năng tham mưu tổng hợp được đặt cao hơn và có ý nghĩa quyết định hơn so với chức năng hậu cần. Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Ủy ban hành chính tỉnh gắn liền và tác động lớn đến hiệu quả hoạt động, điều hành của Ủy ban hành chính cấp tỉnh.
Do tầm quan trọng như trên, nên vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và các mối quan hệ công tác của Ủy ban hành chính tỉnh từ lâu đã được pháp luật Lào quy định cụ thể và liên tục được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp thực tế. Đây là cơ sở pháp lý tạo điều kiện thuận lợi cho Văn phòng Hành chính tỉnh trong thực thi nhiệm vụ.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN HÀNH CHÍNH TỈNH LUANGNAM THA, NƢỚC CỘNG HÒA DÂN CHỦ
NHÂN DÂN LÀO VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN