Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan, đơn vị; tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn bản đến sau khi có ý kiến phê chuyển của lãnh đạo; kiểm tra và chịu trách nhiệm về
thể thức, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, cho số và phát hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan. Nói cách khác công tác văn thư là một mặt hoạt động của Văn phòng UBHC tỉnh bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của UBHC tỉnh. Đó là tất cả các công việc có liên quan đến công văn, tài liệu từ khi soạn thảo văn bản (đối với văn bản đi) và từ phía tiếp nhận (đối với văn bản đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và lưu trữ vào kho lưu trữ.
Mục đích của công tác văn thư là bảm đảm thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý; công tác văn thư là phương tiện thiết yếu đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, đơn vị có hiệu quả; là một hoạt động được các nhà quản lý đặc biệt quan tâm tổ chức thực hiện. Bất cứ một cơ quan, tổ chức nào dù lớn hay nhỏ đều phải sử dụng tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách của cấp trên, chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị, phục vụ cho việc báo cáo với cơ quan cấp trên, trao đổi phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của cơ quan đơn vị.
Công tác văn thư là một công tác khoa học nghiệp vụ, bao gồm một hệ thống tác nghiệp chặt chẽ, từ khi nhận tài liệu, vào sổ đăng ký, phân phối tài liệu đến việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện các văn bản, tài liệu và cuối cùng là lập hồ sơ, nộp vào kho lưu trữ. Các nghiệp vụ của công tác văn thư thực chất là các tác nghiệp hành chính, toàn bộ quy trình của công tác văn thư đều liên quan đến nhiều người, từ lãnh đạo cơ quan, đơn vị đến các đơn vị, phòng ban và từng cán bộ công chức, nhân viên trong đơn vị; các tác nghiệp chủ yếu của công tác văn thư đều do cơ quan văn phòng UBHC tỉnh thực hiện, tham mưu trong việc xử lý, phân phối văn bản đến cho các đơn vị, phòng, ban, các cá nhân trong UBHC tỉnh đảm bảo đúng tiến độ, không bỏ sót, để quên hoặc chậm xử lý gây khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ của đơn vị.
Căn cứ các quy định của pháp luật về thể thức văn bản, Văn phòng Ủy ban hành chính tỉnh có trách nhiệm kiểm tra dự thảo các văn bản (Nghị quyết, đề án, chương trình, kế hoạch, công văn, báo cáo …) về hình thức, thể thức văn bản do các cơ quan đơn vị trình cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị; Văn phòng có quyền đề nghị các cơ quan chủ trì soạn thảo văn bản xem xét, chỉnh sửa, bổ sung lại đối với những văn bản nếu không đúng hoặc không đầy đủ về thể thức văn bản. Văn phòng là cơ quan
kiểm tra cuối cùng về thể thức văn bản, nếu để xảy ra sai sót thì Văn phòng phải là cơ quan chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Ủy ban hành chính tỉnh.
Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
Đây là nhiệm vụ quan trọng và khó khăn của Văn phòng UBHC tỉnh; nếu làm tốt nhiệm vụ này sẽ góp phần nâng cao chất lượng hệ thống các văn bản trong quá trình chỉ đạo, điều hành của UBHC tỉnh. Việc tham mưu, đề xuất xây dựng văn bản, ban hành và tổ chức thực hiện quy chế về công tác văn thư thuộc trách nhiệm của Văn phòng UBHC tỉnh; không một đơn vị, phòng, ban nào có thể thay thế thực hiện nhiệm vụ này, do đó việc đề cao trách nhiệm trong việc tham mưu, đề xuất việc quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư là nhiệm vụ hết sức quan trọng của Văn phòng.
Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết.
Công tác lưu trữ là tài liệu của cơ quan, đơn vị hình thành trong quá trình hoạt động thực tiễn, phục vụ cho việc tra cứu của lãnh đạo và các đơn vị có liên quan. Đó là những tài liệu, dữ liệu thông tin có giá trị, quan trọng và cần thiết cho việc phục vụ công tác nghiên cứu, xây dựng kế hoạch, quy hoạch phát triển của địa phương; đồng thời qua đó cũng là dữ liệu thông tin để cơ quan nghiên cứu đề xuất với cơ quan cấp trên xem xét giải quyết những vần đề mang tính chiến lược đối với việc phát triển tổ chức, đơn vị hoặc phát triển địa phương.
Tham mưu cho lãnh đạo UBHC tỉnh về công tác lưu trữ không ai khác là Văn phòng UBHC tỉnh; Văn phòng phải nghiên cứu tổ chức bộ phận lưu trữ một cách khoa học và quy cũ; phải tiến hành một loạt các bước nghiệp vụ, như: sưu tầm, thu thập, bổ sung, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thời gian bảo quản tài liệu … và bảo quản an toàn các tài liệu một cách tuyệt đối, đồng thời phải tổ chức xây dựng công cụ tra cứu tài liệu phục vụ kịp thời cho việc nghiên cứu của lãnh đạo và cán bộ công chức.
Với nhiệm vụ không thể thiếu của mình, Văn phòng phải thường xuyên phát huy vai rò và trách nhiệm trong việc tham mưu, đề xuất cho Ủy ban hành chính tỉnh chỉ đạo làm tốt công tác văn thư, lưu trữ, như: xây dựng quy chế, quy trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, xây dựng, bố trí khu vực, kho lưu trữ … nhằm đảm bảo cho các văn bản đi đến được xử lý kịp thời nhanh chóng và khai thác hết công suất đối với các tài liệu lưu trữ trong cơ quan đơn vị. Bản thân Văn phòng phải chủ động nghiên cứu thực hiện công tác văn thư lưu trữ; đảm bảo quy trình thực hiện công tác này hết sức chặt chẽ nhằm cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho hoạt động của UBHC tỉnh.
1.6.5. Công tác tổ chức hội họp và tiếp khách
Đối với bất kỳ văn phòng nào, nhiệm vụ quan trọng là tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách, tổ chức hội họp và sắp xếp nhân lực phù hợp với từng loại công việc của cơ quan. Mức độ giao tiếp của nhân viên trong văn phòng rộng hay hẹp, nhiều hay ít còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan nhưng chủ yếu diễn ra tại văn phòng và do văn phòng tổ chức.
Họp và hội nghị cũng là một trong những hình thức và nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, đơn vị; mục đích của các cuộc họp, hội nghị nhằm trao đổi thông tin, cung cấp thông tin, phổ biến thông tin và thu thập thông tin. Thông qua các cuộc họp, hội nghị để lãnh đạo cơ quan, đơn vị kiểm tra tiến độ, kết quả thực hiện các chương trình, kế hoạch đã đề ra, đánh giá rút kinh nghiệm những mặt đã đề ra, bổ sung những nội dung, công việc, biện pháp thực hiện trong thời gian tới; đồng qua đây để lãnh đạo cơ quan, đơn vị ra các quyết định chính xác, nhanh chóng, kịp thời và cũng nhằm để tạo sự đồng thuận, nhất trí cao đối với các chương trình, kế hoạch có sự triển khai đồng bộ giữa các bộ quận, cơ quan khác nhau có liên quan.
Bất cứ cơ quan, đơn vị nào cũng đều phải tổ chức các cuộc họp, hội nghị tùy theo tính chất, quá trình hoạt động của từng đơn vị mà số cuộc họp, hội nghị nhiều hay ít và hình thức tổ chức khác nhau. Riêng trong các cơ quan hành chính Nhà nước việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị rất nhiều (họp thường kỳ, đột xuất, bất thường …). Do đó để đảm bảo chất lượng và giảm thiểu các cuộc họp, hội nghị không cần thiết của cơ quan, Văn phòng phải phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị tốt các nội dung phục vụ cho cuộc họp, hội nghị, từ bước chuẩn bị nội dung báo cáo, tham luận (nếu có), in ấn tài liệu, thư mời, bố trí bàn ghế, âm thanh,
ánh sáng, thư ký ghi chép biên bản và dự thảo thông báo kết luận ý kiến chỉ đạo … Thông qua các cuộc họp, hội nghị cũng sẽ giúp rất nhiều cho Văn phòng trong công tác thu thập, sàng lọc, xử lý thông tin phục vụ cho quá trình nghiên cứu tổng hợp, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng trong công tác tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
Đối với công tác tiếp dân, Văn phòng UBHC tỉnh có trách nhiệm tổ chức tiếp công dân đến giao dịch, phản ảnh những vấn đề có liên quan đến hoạt động của UBHC tỉnh thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ hành chính của tổ chức, công dân chuyển đến cho các đơn vị, phòng, ban chuyên môn và nhận lại kết quả hoàn trả cho tổ chức, công dân; tiếp nhận và tham mưu cho UBHC tỉnh về công tác giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân, tham mưu và bố trí lịch cho lãnh đạo Ủy ban hành chính tỉnh tiếp công dân theo định kỳ.