9. Kết cấu luận văn
1.2.2.1. Khái niệm và đặc điểm
Theo (Bộ Tài chính (2012), Thông tư số 161/2012/TT-BTC ngày 02 tháng 10 năm 2012, hướng dẫn chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN.):
Kiểm soát chi thường xuyên NSNN là quá trình các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thực hiện thẩm định, kiểm tra, kiểm soát các khoản chi thường xuyên NSNN theo các chính sách, chế độ, định mức và tiêu chuẩn chi tiêu do Nhà nước quy định dựa trên cơ sở những nguyên tắc, hình thức và phương pháp quản lý trong từng thời kỳ.
Kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN là việc KBNN thực hiện kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ của các chủ thể chi thường xuyên NSNN đối với các cơ chế, chính
sách, quy trình, thủ tục, điều kiện để có thể thực hiện chi thường xuyên NSNN, trong đó thể hiện rõ là sự tuân thủ nội dung chi trong dự toán được duyệt hàng năm, mức chi luôn nằm trong khuôn khổ dự toán được duyệt, các định mức, tiêu chuẩn chi luôn đảm bảo đáp ứng quy định hiện hành của Nhà nước theo những nguyên tắc, hình thức và phương pháp quản lý tài chính.
Chính vì vậy, xét về hình thức, kiểm soát chi thường xuyên NSNN sẽ lấy đối tượng là
hồ sơ chứng từ, dự toán, Mục lục NSNN, Các chế độ của Nhà nước để thực hiện.
* Đặc điểm kiểm soát chi thường xuyên NSNN như sau:
Một là, kiểm soát chi thường xuyên gắn liền với những khoản chi thường xuyên nên phần lớn công tác kiểm soát chi diễn ra đều đặn trong năm, ít có tính thời vụ, ngoại trừnhững khoản chi mua sắm tài sản, sửa chữa lớn tài sản cố định...
Hai là, kiểm soát chi thường xuyên diễn ra trên nhiều lĩnh vực và nhiều nội dung nên rất đa dạng và phức tạp. Chính vì thế, những quy định trong kiểm soát chi thường xuyên cũng hết sức phong phú, với từng lĩnh vực chi có những quy định riêng, từng nội dung, từng tính chất nguồn kinh phí cũng có những tiêu chuẩn, định mức riêng...
Ba là, kiểm soát chi thường xuyên bị áp lực lớn về mặt thời gian (thường vào những ngày đầu tháng) vì phần lớn những khoản chi thường xuyên đều mang tính cấp thiết như: chi về tiền lương, tiền công, học bổng... gắn với cuộc sống hàng ngày của cán bộ, công chức, học sinh, sinh viên; các khoản chi về chuyên môn nghiệp vụ nhằm đảm bảo duy trì hoạt động thường xuyên của bộ máy nhà nước nên những khoản chi này cũng đòi hỏi phải được giải quyết nhanh chóng. Bên cạnh đó, tất cả các đơn vị thụ hưởng NSNN đều có tâm lý muốn giải quyết kinh phí trong những ngày đầu tháng làm cho cơ quan kiểm soát chi là KBNN luôn gặp áp lực về thời gian trong những ngày đầu tháng.
Bốn là, Kiểm soát chi thường xuyên thường phải kiểm soát những khoản chi nhỏ, và cơ sở để kiểm soát chi như hoá đơn, chứng từ... để chứng minh cho những nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, nội dung chứng từ thường không đầy đủ, không rõ ràng, thiếu tính pháp lý... gây rất nhiều khó khăn cho giao dịch viên kiểm soát chi, vì chế độ quy định chưa bao quát hết những khoản chi này.
1.2.2.2. Nội dung kiểm soát chi thường xuyên
Tùy theo cách phân loại kiểm soát chi, nội dung các khoản chi được kiểm soát chi khác nhau, tuy nhiên có đặc điểm chung là đều dựa vào chứng từ, dự toán, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu do nhà nước quy định.
Kiểm soát chi NSNN qua KBNN là việc KBNN tiến hành thẩm định, kiểm tra, kiểm soát các khoản chi NSNN phù hợp với các chính sách, chế độ, định mức chi tiêu do nhà nước quy định theo những nguyên tắc, hình thức và phương pháp quản lý tài chính trong quá trình cấp phát và thanh toán các khoản chi của NSNN.
Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ chi thường xuyên NSNN; Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp về con dấu và chữ ký của Thủ trưởng và Kế toán ĐVSDNS;
Kiểm tra, kiểm soát các điều kiện chi theo chế độ quy định, bao gồm:
+ Đã có trong dự toán chi NSNN hàng năm được giao. Dự toán chi NSNN của các đơn vị phải phản ảnh đầy đủ các khoản chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do ĐVSDNS lập và cơ quan có thẩm quyền duyệt. Các khoản chi phải theo nhóm mục của mục lục NSNN. Cơ quan tài chính cùng cấp có trách nhiệm kiểm tra kết quả lập và giao dự toán ngân sách cho các đơn vị. Nếu có sự sai lệch so với nội dung dự toán được cấp có thẩm quyền giao thì yêu cầu đơn vị điều chỉnh lại.
+ Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành là căn cứ quan trọng để KBNN kiểm soát chi khi cấp phát thanh toán cho ĐVSDNS. Những khoản chi chưa có tiêu chuẩn định mức được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, KBNN căn cứ vào dự toán được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ để kiểm soát.
+ Các khoản chi phải được Thủ trưởng ĐVSDNS chuẩn chi. Trong quản lý và điều hành ngân sách, chuẩn chi là sự cho phép, đồng ý chi. Thẩm quyền chuẩn chi phải là người đứng đầu cơ quan, ĐVSDNS đồng thời là chủ tài khoản. Chủ tài khoản phải đăng ký mẫu dấu, mẫu chữ ký của cơ quan, đơn vị tại KBNN nơi ĐVSDNS giao dịch.
+ Các khoản chi phải có đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ. Mỗi khoản chi đều phải có các loại hồ sơ, chứng từ theo mẫu chứng từ quy định. KBNN có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ trước khi cấp phát, thanh toán kinh phí NSNN cho ĐVSDNS cụ thể.
* Kiểm soát các khoản chi cho con người
- Đối với các khoản chi tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức: danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí; danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng; danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
- Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hành chính thực hiện khoán chi: theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị nhưng không vượt quá 01 lần lương.
- Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: danh sách theo từng lần thanh toán.
- Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: hợp đồng thuê khoán, thanh lý hợp đồng (nếu có);
* Kiểm soát các khoản chi hàng hóa dịch vụ
- Chi thanh toán dịch vụ công cộng; thông tin, tuyên truyền liên lạc: Bảng kê chứng từ thanh toán.
- Chi mua vật tư văn phòng: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
- Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại: văn bản quy định về mức chi, danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
- Chi hội nghị: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
- Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán.
- Chi phí thuê mướn: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
- Chi đoàn ra, đoàn vào: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi không có hợp đồng), hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng)
* Kiểm soát các khoản chi mua sắm, sửa chữa
Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng). đơn vị gửi KBNN các chứng từ sau: Giấy rút dự toán (tạm ứng), tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền; Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng.
* Kiểm soát các khoản chi khác
Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).