7. Kết cấu của đề tài
1.2. Cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Tính đến nay, các quy định pháp luật về chỉnh lý TLLT hoặc có liên quan đến chỉnh lý TLLT được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành là:
Một là, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011. Trong Luật này có giải thích “Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” (Khoản 13, Điều 2); quy định về trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, tổ chức chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý và yêu cầu cơ bản của tài liệu sau khi chỉnh lý (Điều 15); quy định chỉnh lý tài liệu là một trong các hoạt động dịch vụ lưu trữ (Khoản 33, Điều 36) và quy định kinh phí cho chỉnh lý tài liệu của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã
hội được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm (Khoản 1, Điều 39). Hai là, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. Trong đó Khoản 4, Điều 20 quy định: “Đối với dịch vụ chỉnh lý tài liệu phải có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành về văn thư, lưu trữ; trường hợp tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp”.
Ba là, Chỉ thị số 05/2007/CT- TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Tại Chỉ thị này, Thủ tướng đã yêu cầu các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm: “Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Đến năm 2010, các ngành, các cấp phải giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang còn tồn đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ”.
Bốn là, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Ở Chỉ thị này, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu “Bộ trưởng các bộ, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, các tập đoàn kinh tế và tổng công ty nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm chỉ đạo: “Chậm nhất đến hết năm 2021, các ngành, các cấp giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức”.
Năm là, Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy. Theo đó, định mức chỉnh lý 01 mét tài liệu giấy bao gồm định mức lao động chỉnh lý tài liệu (lao động trực tiếp, lao động phục vụ (2% của lao động trực tiếp) và lao động quản lý (5% của tổng lao động trực tiếp và phục vụ) và định mức vật tư, văn phòng phẩm phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu áp dụng cho hai nhóm: tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn.
Sáu là, Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy. Theo đó, đơn giá
chỉnh lý tài liệu giấy được tính cho 01 mét giá tài liệu ban đầu đưa ra chỉnh lý gồm đơn giá tiền lương (Tiền lương cơ bản của bước công việc + Tiền lương bổ sung theo chế độ bước công việc + Các khoản nộp theo lương của bước công việc + Phụ cấp độc hại) chia cho 26 ngày x 8 giờ x 60 phút và đơn giá vật tư, văn phòng phẩm tại thời điểm mua.
Bảy là, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Theo đó, THBQ tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức: Bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn. Bảng THBQ tài liệu phổ biến áp dụng đối với 14 nhóm hồ sơ, tài liệu. Bảng THBQ được quy định trong Thông tư được dùng làm căn cứ xây dựng bảng THBQ tài liệu chuyên ngành.
Tám là, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Trong đó có Điều 29 về chỉnh lý tài liệu: Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
Chín là, Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ. Theo Thông tư này, các cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ phải đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Sở Nội vụ nơi tổ chức đó đóng trụ sở hoặc nơi đăng ký hộ khẩu thường trú đối với cá nhân. Đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ phải tuân thủ các quy định của pháp luật; chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn nghiệp vụ của người tham gia hành nghề và phải bồi thường thiệt hại (nếu có) trong quá trình thực hiện dịch vụ; đảm bảo bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân; giải trình hoặc cung cấp tài liệu, thông tin liên quan khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật; báo cáo định kỳ bằng văn bản về Sở Nội vụ nơi đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ. Đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ được quyền quyết định việc lựa chọn cơ quan, tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đồng thời có trách nhiệm quản lý, giám sát về quá trình và kết quả thực hiện hợp
đồng dịch vụ lưu trữ đã được ký kết.
Ngoài các quy định nêu trên, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ra Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu theo ISO 9001:2000, trong đó quy định chi tiết 23 bước chỉnh lý và tương ứng với mỗi bước là trách nhiệm của lưu trữ viên theo ngạch bậc; Công văn số 283/VTLTNN ngày 19/5/2004 hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, trong đó nêu các công việc cụ thể phải làm trong chỉnh lý tài liệu từ giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý (5 bước), giai đoạn thực hiện chỉnh lý (9 bước) và giai đoạn kết thúc chỉnh lý (3 bước)…
Có thể nói, đến nay LTCQ Bộ đã có tương đối đầy đủ căn cứ pháp lý và hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý TLLT. Những văn bản được ban hành đã tạo cơ sở và điều kiện quan trọng để tổ chức thực hiện chỉnh lýTLLT trong thời gian qua.
Tiểu kết chương 1
Ở Chương này, tác giả nghiên cứu những vấn đề cơ bản về cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT. Qua việc trình bày, giải thích và làm rõ nội hàm một số khái niệm liên quan để hiểu đúng về chỉnh lý TLLT; đề tài phân tích và làm rõ mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc, yêu cầu, nội dung nghiệp vụ chỉnh lý TLLT; đồng thời làm rõ khái niệm chất lượng, các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng chỉnh lý và các tiêu chí đánh giá chất lượng chỉnh lý TLLT. Bên cạnh đó, đề tài đã cung cấp có hệ thống các quy định về chỉnh lý TLLT được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành. Bên cạnh một số kết quả đạt được trong công tác chỉnh lý TLLT, thực tiễn hiện nay, nhiều tài liệu của các Bộ đang trong tình trạng bó gói, tích đống nhiều năm chưa được phân loại, LHS, XĐGTTL, lập công cụ tra cứu để phục vụ việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, trong thời điểm hiện nay, thực hiện chỉnh lý TLLT là giải pháp cần thiết nhằm xử lý, giải quyết các khối tài liệu tồn đọng, nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản và loại hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan Bộ.
Những kết quả trên là cơ sở để nghiên cứu, đánh giá thực trạng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ ở Chương 2 và đề xuất một số giải pháp ở Chương 3 nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ.
Chương 2
THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ (QUA THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ BỘ)