7. Kết cấu của đề tài
2.3.1.3. Quản lý nguồn nhân lực thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Nhân sự làm công tác lưu trữ tại các cơ quan Bộ như sau:
- Bộ Nội vụ: Nhân sự làm việc tại Phòng Văn thư-Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính gồm có 06 người, trong đó có 01 Phó Trưởng phòng - phụ trách chung, 04 chuyên viên phụ trách công tác văn thư; 01 chuyên viên phụ trách công tác lưu trữ, kiêm nhiệm thêm công việc văn thư.
- Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội: Nhân sự làm việc tại Phòng Hành chính gồm 09 người, trong đó có 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng phụ trách lưu trữ, 04 chuyên viên làm công tác văn thư, 03 chuyên viên làm công tác lưu trữ và 01nhân viên làm công việc phôtô tài liệu.
- Bộ Tài chính: Nhân sự làm việc tại Phòng Lưu trữ-Thư viện gồm có 05 người, trong đó có 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng, 02 chuyên viên làm công tác lưu trữ, 01 chuyên viên làm công tác thư viện.
- Văn phòng Chính phủ: Nhân sự làm việc tại Phòng Lưu trữ gồm có 07 người, trong đó có 01 Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng và 04 chuyên viên.
Hầu hết các công chức làm công tác lưu trữ tại các cơ quan Bộ đều có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ, được đào tạo đúng chuyên ngành Lưu trữ; một số khác được đào tạo chuyên ngành Thư viện, Hành chính công. Đa số các công chức lưu trữ có trình độ đại học và có một số công chức có trình độ thạc sĩ.
Theo số liệu thống kê trên cho thấy, số lượng công chức lưu trữ ở các Bộ còn khiêm tốn so với khối lượng công việc đảm nhiệm. Có cơ quan Bộ chỉ có một công
chức đảm nhiệm công tác lưu trữ và thậm chí còn kiêm nhiệm một số công việc khác. Chính vì vậy, thời gian công chức dành cho chỉnh lý TLLT hầu như không có.
Để xử lý khối lượng lớn tài liệu thu về kho LTCQ trong tình trạng tồn đọng và tích đống, nhiều cơ quan Bộ đã cấp kinh phí cho việc thuê các nhân lực bên ngoài để chỉnh lý TLLT thông qua các hợp đồng dịch vụ. Trong trường hợp này, nhân lực trực tiếp chỉnh lý tài liệu do các đơn vị thực hiện hợp đồng chỉnh lý chịu trách nhiệm bố trí. Chính vì vậy, cơ quan Bộ gặp nhiều khó khăn và hầu như không quản lý được chặt chẽ đối với nguồn nhân lực này.
Ở Việt Nam hiện nay, hoạt động dịch vụ lưu trữ có sự tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân. Nhìn chung, đội ngũ nhân lực làm công tác chỉnh lý của các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước khá dồi dào, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và giàu kinh nghiệm. Trong các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lưu trữ, số lượng nhân viên chính thức không nhiều quá 05 người, còn lại là nhân viên làm việc theo thời vụ. Về trình độ chuyên môn, hầu hết nhân viên trong các doanh nghiệp có trình độ cao đẳng, trung cấp chuyên ngành Lưu trữ là chủ yếu; trình độ đại học chiếm số lượng không nhiều; trình độ sau đại học chuyên ngành Lưu trữ, mặc dù có trong danh sách hồ sơ năng lực của các doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ, nhưng thực tế đội ngũ này rất ít khi và thậm chí chưa từng tham gia dịch vụ chỉnh lý. Về kinh nghiệm công tác, phần lớn nhân viên tham gia chỉnh lý trong các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lưu trữ là sinh viên mới ra trường (chiếm hơn 80%); số còn lại là các công chức, viên chức quản lý hoặc trực tiếp làm công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức (khoảng hơn 10%) và một số công chức, viên chức làm công tác lưu trữ đã nghỉ hưu (khoảng 5%). Chính vì đa số đội ngũ nhân lực tham gia các hoạt động dịch vụ lưu trữ chưa có nhiều kinh nghiệm trong chỉnh lý (một nghiệp vụ khó và phức tạp) nên đã ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng chỉnh lý.