7. Kết cấu của đề tài
3.1.4. Tăng cường đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động chỉnh lý tà
lý tài liệu lưu trữ
Thực trạng khối lượng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan Bộ là không nhỏ. Điều này đang đặt ra cho các cấp quản lý nhà nước về công tác lưu trữ nói chung và từng cơ quan Bộ nói riêng nhiều thách thức, khó khăn trong việc xử lý dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng. Một trong các giải pháp căn bản và trước mắt nhằm tháo gỡ vấn đề này là “tổ chức chỉnh lý” dứt điểm tài liệu tồn đọng do lịch sử để lại. Muốn vậy, cần phải đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất để triển khai công tác
chỉnh lý với các mức độ khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng tài liệu nhiều hay ít để chỉnh lý hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ, chỉnh lý từng phông có trọng tâm trọng điểm.
Trên cơ sở kinh phí hàng năm được cấp, các cơ quan Bộ căn cứ vào tình trạng, số lượng tài liệu của khối/phông để xây dựng dự toán và bố trí kinh phí chỉnh lý TLLT cho phù hợp. Nếu cần thiết, có thể xây dựng và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt dự án, đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng để nhanh chóng giải quyết tài liệu tích đống của cơ quan, tránh tình trạng tài liệu để bó gói, xếp chồng chất lâu ngày sẽ ảnh hưởng đến sự an toàn, chất lượng tài liệu và ảnh hưởng đến việc phát huy giá trị của TLLT. Ngoài ra, các Bộ cần đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị thiết yếu như kho, giá, hộp, cặp đựng tài liệu, máy điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, quạt thông gió, hệ thống phòng cháy, chữa cháy để đảm bảo điều kiện bảo quản TLLT.