7. Kết cấu của đề tài
2.4.1. Kết quả đạt được
Với sự quan tâm, đầu tư kinh phí trong thời gian qua, công tác chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ đã đạt được kết quả sau đây:
Một là, chỉnh lý TLLT đã góp phần giải quyết phần lớn tình trạng tài liệu bó gói, tích đống trong kho lưu trữ tại các cơ quan Bộ. Đến nay, nhiều cơ quan Bộ cơ bản đã chỉnh lý hoàn chỉnh khối lượng lớn tài liệu tồn đọng, bó gói trong nhiều năm qua, điển hình như: Văn phòng Chính phủ đã chỉnh lý hoàn chỉnh 1100 mét tài liệu và chỉnh lý sơ bộ khoảng 500 mét tài liệu; Bộ Nội vụ đã chỉnh lý với khối lượng tài liệu khoảng 1400 mét; Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chỉnh lý khoảng 530 mét tài liệu; Bộ Tài chính chỉnh lý hoàn chỉnh 2.120 mét tài liệu, chỉnh lý sơ bộ 2.507 mét tài liệu; Bộ Thông tin Truyền thông với 90,2% tài liệu được chỉnh lý; Bộ Giáo dục và Đào tạo với 85% tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh; Bộ Quốc phòng chỉnh lý 13.931 mét tài liệu, giải quyết được 50% tài liệu tồn đọng, Bộ Công thương chỉnh lý hoàn chỉnh 904 mét tài liệu…(Theo số liệu tại Báo cáo đánh giá tình hình
hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các Bộ, ngành của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước năm 2017 và số liệu khảo sát thực tế tại một số cơ quan Bộ năm 2019).
Hai là, công tác chỉnh lý TLLT được thực hiện theo đúng văn bản hướng dẫn. Sau chỉnh lý, về cơ bản tài liệu được phân loại, LHS, hệ thống hóa theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ, xác định THBQ. Hồ sơ giữ lại từ 20 năm trở lên được đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc, giúp cho việc quản lý và khai thác tài liệu được chặt chẽ hơn. Hồ sơ giữ lại được đưa vào hộp đựng tài liệu và sắp xếp lên giá theo trình tự giúp bảo quản tốt tài liệu. Hồ sơ, tài liệu được thống kê thành MLHS và CSDL đã giới thiệu chính xác nội dung TLLT, đảm bảo thống nhất về hình thức và nội dung, kết cấu đơn giản, dễ sử dụng, đáp ứng nhu cầu tra tìm thông tin của độc giả. Điều đó đã và đang tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu, triển khai ứng dụng công nghệ mới (số hóa tài liệu) và đa dạng hóa các hình thức phục vụ sử dụng (tra cứu online) nhằm không ngừng phát huy giá trị TLLT.
Ba là, tài liệu hết giá trị được loại ra trong quá trình chỉnh lý (chiếm khoảng 40-50%) được thống kê thành “Danh mục tài liệu hết giá trị” và bản “Thuyết minh tài liệu hết giá trị” để làm thủ tục tiêu hủy, đã và đang góp phần tháo gỡ khó khăn về kho bảo quản tài liệu cho các cơ quan Bộ.
Bốn là, hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về chỉnh lý TLLT ban hành tương đối đầy đủ. Việc các Bộ ban hành Bảng THBQ TLLT chuyên ngành là căn cứ để các ngành, các cơ quan vận dụng trong thực tế XĐGTTL một cách chính xác, tránh được tình trạng XĐGTTL theo cảm tính, kinh nghiệm chủ nghĩa và tránh được tình trạng tiêu hủy tài liệu tùy tiện làm tổn hại đến TLLT quốc gia.
Năm là, thông qua thực hiện chỉnh lý TLLT đã góp phần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của những người làm công tác lưu trữ.
Sáu là, hoạt động chỉnh lý TLLT phát triển làm tăng khả năng cạnh tranh giữa các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ lưu trữ cho xã hội.
Bảy là, việc thực hiện chỉnh lý TLLT còn mang lại nguồn kinh phí không nhỏ đối với các cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ và cải thiện đáng kể đời sống của một bộ phận người làm công tác lưu trữ.