7. Kết cấu của đề tài
1.1.5.3. Tiêu chí đánh giá chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ
a) Tiêu chí thực hiện đúng quy định của Nhà nước về chỉnh lý tài liệu lưu trữ Việc tuân thủ đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về chỉnh lý TLLT là một trong các tiêu chí hàng đầu để đánh giá chất lượng công tác này. Khoản 2, Điều 15, Luật Lưu trữ quy định “Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây: Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; được xác định thời hạn bảo quản; hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá; có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị”; Quyết định số 1687/QĐ- BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về công bố tiêu chuẩn quốc gia về bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản TLLT, giá bảo quản TLLT.
Như vậy, tài liệu sau khi chỉnh lý đảm bảo các yêu cầu trên và sử dụng bìa, hộp, giá bảo quản tài liệu đúng tiêu chuẩn thì được đánh giá là có chất lượng.
b) Tiêu chí thực hiện đúng “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001: 2000”
Một trong các tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng chỉnh lý TLLT chính là việc thực hiện đúng và đủ 23 bước theo “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy” ban hành kèm theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Trường hợp khi thực hiện chỉnh lý mà thiếu một trong các bước thì cơ quan, tổ chức kiểm tra yêu cầu hoàn thiện. Trong 23 bước, kết quả của các bước sau đây sẽ là cơ sở quan trọng để đánh chất lượng chỉnh lý TLLT, cụ thể:
- Bước 4: Biên soạn được đầy đủ các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đó là Bản LSĐVHTP&LSP;Hướng dẫn phân loại, LHS; Hướng dẫn XĐGTTL.
- Bước 5, 6: Việc phân loại tài liệu, LHS, XĐGTTL phải đúng theo Hướng dẫn phân loại, LHS và Hướng dẫn XĐGTTL. Thành phần tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp khoa học, định vị tài liệu, loại bỏ các tài liệu trùng lặp, không có giá trị.
- Bước 11: Việc biên mục hồ sơ phải đảm bảo như sau:
+ Biên mục bên trong hồ sơ: Hồ sơ có THBQ từ 20 năm trở lên phải đánh số tờ; hồ sơ có THBQ vĩnh viễn phải viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc.
+ Biên mục bên ngoài hồ sơ (viết bìa hồ sơ): Viết tiêu đề hồ sơ phải chi tiết, cụ thể, chính xác phản ánh được nội dung tài liệu có trong hồ sơ; xác định và ghi
THBQ (số năm cụ thể hoặc vĩnh viễn).
- Bước 21: MLHS phải được lập riêng: MLHS bảo quản vĩnh viễn, MLHS bảo quản có thời hạn và Cơ sở dữ liệu của MLHS.
- Bước 22: Có Danh mục tài liệu loại của phông/khối tài liệu chỉnh lý và kèm theo bản thuyết minh tài liệu loại.
c) Tiêu chí thực hiện đúng theo Hợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Nội dung của Hợp đồng chỉnh lý TLLT là tổng hợp các điều khoản mà các chủ thể tham gia giao kết hợp đồng đã thỏa thuận. Các điều khoản đó xác định quyền và nghĩa vụ dân sự cụ thể của các bên trong hợp đồng chỉnh lý TLLT. Hợp đồng chỉnh lý TLLT có các nội dung sau: đối tượng của hợp đồng là TLLT; công việc phải làm hoặc không được làm; số lượng, kết quả, chất lượng tài liệu chỉnh lý; giá, phương thức thanh toán; thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng; quyền, nghĩa vụ của các bên; trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; phương thức giải quyết tranh chấp.
Trường hợp có Hợp đồng thực hiện chỉnh lý tài liệu đầy đủ 23 bước, có trường hợp Hợp đồng thực hiện chỉnh lý tài liệu không đủ 23 bước theo “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy”. Do đó, cơ quan, tổ chức kiểm tra theo nội dung cụ thể của Hợp đồng để đánh giá chất lượng chỉnh lý TLLT.