7. Kết cấu của đề tài
2.3.1.4. Vai trò, trách nhiệm của cơ quan Bộ trong việc kiểm tra, giám sát thực
thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công việc chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ thường được thực hiện thông qua hợp đồng với các tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chỉnh lý. Ví dụ: Từ năm 2014 đến 2018, Bộ Nội vụ tiến hành 5 đợt chỉnh lý tài liệu thông qua hợp đồng
với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; Văn phòng Chính phủ trong năm 2010 và từ 2015 đến 2019 ký hợp đồng với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III để thực hiện 6 đợt chỉnh lý tài liệu; Bộ Tài chính và một số Bộ khác thường xuyên ký hợp đồng với một số doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chỉnh lý để giải quyết tài liệu bó gói, tồn đọng trong kho…Để đảm bảo chất lượng chỉnh lý tài liệu, lãnh đạo và công chức lưu trữ trong cơ quan Bộ phải trực tiếp tham gia kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện chỉnh lý TLLT của cơ quan, nhưng do không có chế tài và quy định bắt buộc nên việc kiểm tra, giám sát chỉnh lý chưa thực hiện nghiêm túc và mang tính hình thức. Rất ít cơ quan thành lập Hội đồng nghiệm thu kết quả hợp đồng chỉnh lý và xây dựng quy trình kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm hợp đồng dịch vụ chỉnh lý.
Hiện nay Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ đã có sự phối hợp và kiểm tra, giám sát chặt chẽ đối với đơn vị thực hiện hợp đồng chỉnh lý trong từng khâu nghiệp vụ để đảm bảo quy trình chỉnh lý tài liệu đúng quy định và đảm bảo chất lượng tài liệu chỉnh lý, cụ thể như: Trước và trong khi chỉnh lý, LTCQ Bộ có sự trao đổi, thống nhất với đơn vị thực hiện dịch vụ chỉnh lý về nghiệp vụ. Tùy vào khối lượng tài liệu và chất lượng chỉnh lý, LTCQ Bộ kiểm tra toàn bộ hoặc kiểm tra điểm việc LHS, biên mục tài liệu... Sau khi kết thúc chỉnh lý, Văn phòng Bộ tổ chức họp Hội đồng nghiệm thu hợp đồng chỉnh lý, với sự tham gia của Lãnh đạo Văn phòng Bộ là Chủ tịch Hội đồng và các ủy viên gồm Trưởng phòng Lưu trữ, chuyên viên phụ trách lưu trữ, đại diện Phòng Kế toán…