7. Kết cấu của đề tài
3.1.2.3. Hoàn thiện Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 và Thông tư
tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ
Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy và Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy, đã tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức xây dựng dự toán kinh phí chỉnh lý TLLT và có cơ sở pháp lý để đề xuất nguồn kinh phí đầu tư cho hoạt động này. Tuy nhiên, khi áp dụng 2 Thông tư trên, chúng tôi thấy còn một số bất cập, vướng mắc và cần sửa đổi, hoàn thiện như sau:
- Nhóm tài liệu dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A hiện đang có hệ số phức tạp là 0,8; dự án nhóm B, C từ hệ số 0,7. Hai nhóm tài liệu này trên thực tế rất phức tạp, có tính chất đặc thù, chỉnh lý mất nhiều thời gian. Do đó nếu để hệ số phức tạp là 0,8 và 0,7 là rất thấp.
- Định mức về thời gian thực hiện đối với bước công việc số 11, 21, 22 (biên mục hồ sơ, lập MLHS và thống kê tài liệu loại) rất thấp so với thực tế, vì bước 3 công việc này thực hiện vượt mức thời gian quy định tại Thông tư số 03/2010/TT-BNV.
- Bước 1 và bước 18 (giao nhận tài liệu trước và sau chỉnh lý) còn chưa rõ ràng về định mức kinh phí của bên giao hay bên nhận, hay của cả 2 bên.
- Trong quá trình thuê nhân công chỉnh lý, chủ đầu tư phải kiểm tra, giám sát chất lượng sản phẩm hồ sơ tài liệu, tuy nhiên Thông tư 03/2010/TT-BNV chưa quy định về nội dung bước công việc này. Mặt khác, Thông tư 03 mới chỉ quy định
chung chi phí quản lý (5% của lao động trực tiếp và lao động phục vụ), mà chưa quy định rõ chi phí quản lý đó là của bên chủ đầu tư hay bên nhận khoán chỉnh lý.
- Về định mức vật tư, văn phòng phẩm: Định mức hộp đựng tài liệu là 07 chiếc/01 mét là tương đối thấp. Trên thực tế, các kho lưu trữ các cơ quan áp dụng 08 đến 09 hộp/01 mét giá tài liệu. Ngược lại, định mức bìa hồ sơ, phiếu tin cho 01 mét tài liệu đưa ra chỉnh lý lại quá cao nên làm tăng dự toán kinh phí chỉnh lý.
- Thông tư 03 có quy định đối với cá nhân tham gia vào 23 bước của quy trình chỉnh lý tài liệu, tùy theo yêu cầu của mỗi bước công việc mà đòi hỏi trình độ từ Lưu trữ viên trung cấp đến Lưu trữ viên chính. Tuy nhiên, theo Khoản 4, Điều 20, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ: “Đối với dịch vụ chỉnh lý tài liệu phải có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành về văn thư, lưu trữ; trường hợp tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp”. Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện hành thì đối với cá nhân có trình độ cao đẳng, trung cấp sẽ không được cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ, đồng nghĩa với việc không tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ tại các tổ chức.