7. Kết cấu của đề tài
2.3.2.1. Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
Trước năm 2014, việc biên soạn bản LSĐVHTP&LSP trong công tác chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ hầu như không được quan tâm, chú trọng và thực hiện. Sau khi Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp, trong đó có Khoản 7, Điều 4 quy
định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ: “Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có)”. Chính từ đây, trong công tác chỉnh lý TLLT ở các cơ quan Bộ đã bước đầu quan tâm và thực hiện việc biên soạn văn bản này.
Ví dụ: Ở Bộ Nội vụ, khi tiến hành chỉnh lý tài liệu đã thực hiện việc biên soạn bản LSĐVHTP&LSP theo đúng quy định, giúp cho công tác chỉnh lý TLLT của cơ quan Bộ Nội vụ được thực hiện khoa học và có chất lượng (Xem Phụ lục 3). Tuy nhiên, có một số cơ quan như Bộ Tài chính thực hiện việc biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý ở giai đoạn lựa chọn lại hồ sơ có giá trị để nộp lưu nhằm đảm bảo đủ thủ tục, điều kiện giao nộp vào LTLS. Chính vì vậy, các văn bản hướng dẫn chỉnh lý Phông Bộ Tài chính từ năm 1948-2004 không sát thực tiễn, không phát huy được tác dụng trong việc PLTL, LHS, XĐGTTL (Xem Phụ lục 4).
2.3.2.2. Phân loại tài liệu
Khi chỉnh lý TLLT ở cơ quan Bộ, công tác PLTL được tiến hành như sau:
a) Phân phông lưu trữ
Trong một cơ quan Bộ có nhiều phông lưu trữ, bởi vì:
Thứ nhất, cơ quan Bộ là cơ quan hành chính nhà nước ở cấp trung ương, có lịch sử hình thành từ những ngày đầu thành lập nước Việt Nam DCCH (nay là CHXHCN Việt Nam). Trong quá trình hoạt động, có nhiều Bộ có sự thay đổi về tên cơ quan, chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy do tách, sát nhập, giải thể.
Thứ hai, trong cơ cấu tổ chức của cơ quan Bộ thì các Vụ, Văn phòng, Thanh tra Bộ được coi là các đơn vị tổ chức thuộc đơn vị hình thành PLTCQ Bộ; các cơ quan Cục, Tổng cục, đơn vị sự nghiệp công lập (Viện nghiên cứu, Tạp chí, Trường, Trung tâm) là những đơn vị hình thành phông độc lập thuộc khối PLTCQ Bộ.
Thứ ba, trong thực tiễn có một số đơn vị trực thuộc Bộ (vốn là đơn vị hình thành phông lưu trữ độc lập) bị giải thể, ngừng hoạt động, do đó toàn bộ cơ sở vật chất, nhân sự và TLLT được bàn giao lại cho cơ quan chủ quản quản lý.
phân loại, LHS…nên dẫn đến tình trạng tài liệu bị lẫn phông lưu trữ.
Chính vì vậy, khi chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ, nhiều khi phải thực hiện việc phân phông và xác định giới hạn phông lưu trữ.
Ví dụ: + Bộ Nội vụ: Tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ còn tồn đọng, được giao nộp lẫn với tài liệu của Bộ Nội vụ. Trong các đợt chỉnh lý, cán bộ chỉnh lý phải nghiên cứu LSĐVHTP&LSP, căn cứ vào văn bản về thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành phông để phân tài liệu theo 2 phông: Phông Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ từ năm 1973-2002 (phông đóng) và Phông Bộ Nội vụ từ năm 2002 đến nay.
+ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội: Tài liệu Phông Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội lẫn nhiều tài liệu thuộc Phông Bộ Lao động. Điều này ảnh hưởng đến sự hoàn chỉnh của một phông lưu trữ do tài liệu bị xé lẻ, phân tán ở phông lưu trữ khác và ảnh hưởng đến việc khai thác sử dụng tài liệu trong phông.
+ Văn phòng Chính phủ: Ngoài Phông Văn phòng Chính phủ, trong kho lưu trữ đang bảo quản 24 “Phông tài liệu lưu trữ” của Nguyên Lãnh đạo Chính phủ và Văn phòng Chính phủ như: Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng, Phó Thủ tướng Nguyễn Mạnh Cầm, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Nguyễn Văn Nên, Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Phạm Viết Muôn….
Theo “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ do Chu Thị Hậu chủ biên (năm 2016): “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cá nhân tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định”.
Mỗi một phông lưu trữ cá nhân là một tập hợp độc lập những tài liệu hình thành trong cuộc đời và sự nghiệp của cá nhân đó [31, tr. 131].
“Cần lưu ý trong thành phần phông lưu trữ cá nhân không cần các loại tài liệu chính thức có liên quan đến hoạt động của cơ quan, nơi cá nhân đó công tác, các tài liệu này thuộc phông lưu trữ cơ quan” [58].
Đối chiếu với lý luận về phông lưu trữ cá nhân và nghiên cứu thực tiễn các MLHS Phông tài liệu lưu trữ của Nguyên Lãnh đạo Chính phủ và Văn phòng Chính phủ, tác giả thấy hầu hết hồ sơ, tài liệu đều gắn với hoạt động công vụ. Vì vậy, cần
phải đưa các tài liệu này vào Phông lưu trữ Văn phòng Chính phủ trong giai đoạn cá nhân đó công tác, không phân loại và lập thành các phông lưu trữ cá nhân riêng.
b) Phân loại tài liệu trong phông lưu trữ
Việc PLTL trong từng phông lưu trữ tại các cơ quan Bộ chủ yếu áp dụng theo phương án “Cơ cấu tổ chức-thời gian” và “Thời gian-cơ cấu tổ chức”. Qua khảo sát, có cơ quan Bộ đã làm tốt và cũng có cơ quan Bộ chưa làm tốt việc xây dựng và thực hiện phương án PLTL.
Ví dụ: + Bộ Nội vụ: Việc PLTL Phông lưu trữ Bộ Nội vụ theo phương án “Cơ cấu tổ chức-thời gian” được thực hiện thống nhất và triệt để. Toàn bộ tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu tổ chức (Vụ, Thanh tra, Văn phòng Bộ), sau đó tài liệu trong từng nhóm cơ bản được phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian (thời gian ở đây được tính theo năm hoạt động) và lại tiếp tục chia theo nhóm nhỏ hơn bằng các đặc trưng phụ.
+ Bộ Tài chính: Việc PLTL Phông Bộ Tài chính từ năm 1948-2004 không được thực hiện theo đúng phương án đã xây dựng là “Cơ cấu tổ chức-thời gian”
(Xem Phụ lục 5).
+ Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội: Tài liệu Phông Bộ Lao động từ năm 1946-1987 được chia về năm, và trong từng năm, tài liệu lại chia ra thành văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc (Xem Phụ lục 6). Căn cứ lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, phương án PLTL Phông Bộ Lao động không đúng với các phương án “Thời gian - cơ cấu tổ chức” hay “Thời gian-mặt hoạt động”. Điều này làm xé lẻ, phá vỡ mối liên hệ của hồ sơ và khó khăn cho việc khai thác sử dụng TLLT.