7. Kết cấu của đề tài
3.1.2.1. Xây dựng và ban hành Thông tư của Bộ Nội vụ hướng dẫn chỉnh lý tà
lý tài liệu lưu trữ
3.1.2.1. Xây dựng và ban hành Thông tư của Bộ Nội vụ hướng dẫn chỉnh lý tài liệu tài liệu
Ngày 19/5/2004, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành Công văn số 283/VTLTNN-NVTW hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Trong quá vận dung dụng, chúng tôi thấy có một số vướng mắc và hạn chế như sau:
- Về biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý:
+ Bản hướng dẫn phân loại, LHS: Công văn số 283 hướng dẫn 6 phương án phân loại tài liệu, trong đó có phương án thứ 5 và thứ 6 là “vấn đề - thời gian” và “thời gian - vấn đề”. Theo hướng dẫn thì 2 phương án này áp dụng cho đơn vị nhỏ, có ít tài liệu. Hướng dẫn trên là chưa đầy đủ và chưa phù hợp. Do đó, cần bổ sung thêm phương án này có thể áp dụng đối với phông tài liệu mà cơ quan, đơn vị hình thành phông đã giải thể, có mốc thời gian hình thành cách xa thời gian chỉnh lý.
+ Bản hướng dẫn XĐGTTL: Cần phải hướng dẫn cụ thể hơn, làm rõ cách thức xử lý đối với phông tài liệu đã xác định THBQ từ văn thư, sử dụng bảng THBQ tài liệu phổ biến, kết hợp vận dụng bảng THBQ tài liệu chuyên ngành (trường hợp đã có và chưa có), xử lý tài liệu trùng, nhóm tài liệu hết THBQ.
- Vấn đề phân năm đối với loại tài liệu dự toán, quyết toán, kế hoạch, báo cáo tổng kết… chưa hướng dẫn cụ thể nên có nhiều quan điểm chưa thống nhất.
- Vấn đề đánh số tờ cho tài liệu bên trong hồ sơ: Thực tiễn chỉ ra rằng, việc đánh số tờ đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn là hợp lý vì nó có tính chất ổn định, tuy nhiên có nên đánh số tờ đối với hồ sơ bảo quản 20 năm trở lên chưa hẳn đã hoàn toàn phù hợp vì: Việc nộp lưu tài liệu không đúng thời hạn quy định, do đó nhiều tài liệu có THBQ trên 20 năm nhưng thực tế chỉ còn một số năm ở thời điểm chỉnh lý; trong nhiều phông lưu trữ có số lượng tài liệu bảo quản có thời hạn khá lớn nên việc đánh số tờ tốn rất nhiều thời gian, nhân lực và kinh phí; hồ sơ bảo quản có thời hạn thông thường sẽ được xem xét và làm thủ tục tiêu hủy sau khi hết THBQ.
có quy định, hướng dẫn cụ thể nên việc thực hiện công việc này không thống nhất. - Về viết chứng từ kết thúc: Việc ghi trạng thái hồ sơ là ghi tại thời điểm chỉnh lý, sau một khoảng thời gian hồ sơ ở trong kho, trạng thái đó bị thay đổi, không còn chính xác như thời điểm chỉnh lý; sau thời điểm chỉnh lý, cơ quan có tài liệu tiến hành tu bổ, phục chế tài liệu, như vậy nội dung thông tin ghi ở phần chứng từ kết thúc không còn phù hợp; thực tế chỉ một số ít trường hợp sử dụng thông tin trong chứng từ kết thúc. Chính vì vậy, có nên ghi đầy đủ toàn bộ thông tin trong chứng từ kết thúc cần phải nghiên cứu lại.
Như vậy, Công văn số 283 chưa hướng dẫn đầy đủ, cụ thể về nghiệp vụ nên dẫn đến có nhiều cách hiểu khác nhau, gây khó khăn trong quá trình chỉnh lý TLLT; tại thời điểm này Công văn 283 đã không còn phù hợp (cả về thể thức và nội dung) với các văn bản mới được ban hành; không mang tính chất quy phạm, chỉ áp dụng đối với tài liệu hành chính. Với những lý do trên, chúng tôi thấy cần thiết phải xây dựng và ban hành Thông tư của Bộ Nội vụ hướng dẫn chỉnh lý tài liệu (gồm tài liệu hành chính, xây dựng cơ bản, khoa học kỹ thuật) để thay thế Công văn 283, nhằm nâng cao hiệu lực pháp lý trong công tác chỉnh lý TLLT đúng quy định, thống nhất và phù hợp với tình hình thực tiễn hiện nay.