7. Kết cấu của đề tài
3.1.2.2. Hoàn thiện “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy”
Từ thực tiễn chỉnh lý TLLT, chúng tôi đề xuất hoàn thiện Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000 ban hành kèm theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước như sau:
- Mặc dù quy định đánh số tờ cho hồ sơ có THBQ vĩnh viễn và hồ sơ có THBQ lâu dài từ 20 năm trở lên nhưng lại yêu cầu các hồ sơ khác phải viết chứng từ kết thúc (Bước 11). Điều đó có nghĩa, muốn viết chứng từ kết thúc thì các hồ sơ phải được đánh số tờ, như vậy là không hợp lý.
- Việc xây dựng các văn bản hướng dẫn chỉnh lý là một trong những công việc đầu tiên của quy trình chỉnh lý. Thực tế, việc xây dựng những văn bản này được chính xác, sát thực với phông tài liệu là không hề đơn giản, đặc biệt đối với phông tài liệu hình thành từ trước năm 1975 lại càng khó khăn hơn. Chỉ khi thông qua thực tế chỉnh lý tài liệu của phông đó thì người viết văn bản mới nắm được
thêm thông tin về những vấn đề có liên quan giúp cho việc hoàn thiện văn bản hướng dẫn. Do đó, cần bổ sung thêm ở phần kết thúc chỉnh lý là “hoàn thiện các văn bản hướng dẫn chỉnh lý” trong qui trình chỉnh lý, vì nó liên quan đến định mức lao động và định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý TLLT.
- Khi xử lý tài liệu loại (bước 22), thực tế một số hồ sơ, tài liệu được nâng giá trị và giữ lại bảo quản, trong khi đó việc lập MLHS đã từ bước 21. Vì vậy, chúng tôi đề xuất thêm bước “dự kiến danh mục tài liệu loại” ở vị trí bước 12 (kiểm tra chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ) trong Quy trình, để không làm ảnh hưởng đến MLHS và phát sinh một số công việc khác.