7. Kết cấu của đề tài
3.2.3. Nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong xác định giá trị tài liệu
XĐGTTL là một nghiệp vụ có vị trí quan trọng trong công tác chỉnh lý và là một công việc phức tạp, có tính chất quyết định tới chất lượng và số phận của TLLT. Ý nghĩa của công tác này càng được khẳng định khi mà khối lượng tài liệu
trong những năm gần đây tăng lên không ngừng. Để nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong XĐGTTL, ngoài việc căn cứ vào lý luận của lưu trữ học về các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn XĐGTTL, cần phải dựa vào các công cụ XĐGTTL sau:
- Bảng THBQ tài liệu: Có thể căn cứ vào nhiều bảng THBQ khác nhau như bảng THBQ mẫu, bảng THBQ tài liệu tiêu biểu, bảng THBQ tài liệu phổ biến, bảng THBQ tài liệu của các ngành và liên ngành.
- Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan Bộ.
- Danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào các lưu trữ quốc gia. - Danh mục các sự kiện lịch sử: Khi XĐGTTL, nhất là loại hủy tài liệu đối với các tài liệu sản sinh ra trong bối cảnh lịch sử đặc biệt, cần lưu ý các mốc lịch sử quan trọng của quốc gia trong các năm 1945, 1954, 1957, 1959, 1960, 1964, 1968, 1972, 1973, 1975…; mốc lịch sử hình thành và phát triển của ngành; mốc sự kiện thành lập, sát nhập, giải thể cơ quan...
- Danh mục tài liệu hủy giản đơn.
- Bản hướng dẫn XĐGTTL đối với phông/khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. - Quy chế XĐGTTL.
Ngoài ra, trong quá trình XĐGTTL cần tham khảo ý kiến của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đặc biệt là những người làm chuyên môn.