7. Kết cấu của đề tài
3.2.1.Xây dựng phương án phân loại tài liệu trong chỉnh lý
Từ thực tiễn, ta có thể khẳng định rằng công tác PLTL PLTCQ Bộ hiện nay phải tổ chức lập và hoàn chỉnh lại các hồ sơ mà ở khâu văn thư chưa làm được. Đây là công việc chúng ta hoàn toàn không mong muốn nhưng bắt buộc phải làm, nếu không công tác chỉnh lý tài liệu sẽ không đạt kết quả. Tại các cơ quan Bộ có khối lượng tài liệu lớn, nội dung và thành phần tài liệu phong phú, phức tạp. Để công tác PLTL được chính xác, khoa học, phù hợp với tình hình thực tiễn và thống nhất trong toàn PLTCQ, một vấn đề không thể thiếu được và có tính nguyên tắc là phải lựa chọn và xây dựng phương án PLTL cho toàn phông lưu trữ. Việc xây dựng phương án PLTL PLTCQ Bộ được coi là khâu nghiệp vụ có tính chất quyết định đối với các khâu nghiệp vụ tiếp theo của công tác chỉnh lý, do đó cần thực hiện nghiêm túc một số nội dung sau đây:
- Phải biên soạn bản LSĐVHTP&LSP. Đây là nhiệm vụ đầu tiên đặt cơ sở cho việc phân loại PLTCQ và càng đặc biệt cần thiết đối với các phông tài liệu chưa được LHS. Thông qua bản LSĐVHTP&LSP sẽ giúp xây dựng phương án PLTL trong phông được chính xác, phù hợp với tình hình thực tế tài liệu trong phông.
- Phải biên soạn bản hướng dẫn phân loại và LHS để làm căn cứ cho những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc PLTL, LHS và hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thống nhất. Khi biên soạn bản hướng dẫn này cần cụ thể cách phân chia tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ hay đưa tài liệu vào các nhóm thích hợp; chi tiết về phương pháp tập hợp các văn bản, tài liệu theo các đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ đối với phông/khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được LHS; cách viết tiêu đề hồ sơ; xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ.
- Lựa chọn và thực hiện PLTL PLTCQ Bộ theo 01 phương án thống nhất. Từ thực tiễn, phương án chúng tôi đề xuất lựa chọn là “Cơ cấu tổ chức-thời gian”. Phương án này thường được áp dụng để PLTL các phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức ổn định, ít thay đổi. Nhìn chung, cơ quan Bộ thường có cơ cấu tổ chức không ổn định, có sự thay đổi qua các Nghị định của Chính phủ. Tuy nhiên, thực trạng giao nộp tài liệu của các đơn vị vào LTCQ Bộ hàng năm chưa được làm tốt, nguồn kinh phí bố trí cho chỉnh lý còn hạn chế. Chính vì vậy, phương án “Cơ cấu tổ chức - thời gian” là phương án phù hợp để PLTL đối với PLCQ Bộ đang hoạt động hiện nay và phương án này cần phải áp dụng xuyên suốt trong quá trình PLTL.
(Xem chi tiết Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ Bộ Nội vụ từ năm 2002-2019 tại Phụ lục 10).