7. Kết cấu của đề tài
3.1.2.4. Xây dựng và hoàn thiện Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
Ngày 03/6/2011, Bộ Nội vụ ra Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Bên cạnh những thuận lợi, việc áp dụng Thông tư số 09 của Bộ Nội vụ để xác định “vụ việc nghiêm trọng” trong hồ sơ thanh tra, kiểm tra, khiếu nại, tố cáo gặp khó khăn; việc xác định “sửa chữa lớn” và “sửa chữa nhỏ” trong hồ sơ xây dựng cơ bản cũng chưa có cơ sở để xác định; hay “theo tuổi thọ thiết bị” trong tài liệu quản trị công sở cũng chưa có tiêu chí để phân loại… Hiện nay, các văn bản viện dẫn trong Thông tư 09 là Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 17/4/2008 của Chính phủ đã không còn hiệu lực. Do đó, cần thiết phải sửa đổi, hoàn thiện Bảng THBQ hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ban hành kèm theo Thông tư này.
Đối với tài liệu chuyên ngành, mặc dù Thông tư số 09/2011-TT-BNV của Bộ Nội vụ đã xác định giá trị cho nhóm tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ tại Mục số 13,
nhưng những hồ sơ quy định tại nhóm này chỉ là một số tài liệu quản lý, chưa cụ thể được các tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của từng ngành. Theo Khoản 2, Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ: “Cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực có trách nhiệm quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội vụ…”. Thực tiễn cho thấy, hoạt động chỉnh lý TLLT tại một số cơ quan Bộ chưa hiệu quả, tài liệu đã được chỉnh lý nhiều lần nhưng chất lượng chưa cao, việc XĐGTTL còn chưa chính xác do thiếu quy định về THBQ đối với tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ quản lý ngành, lĩnh vực. Chính vì vậy, xây dựng Bảng THBQ tài liệu chuyên ngành là trách nhiệm của các cơ quan Bộ và là một trong những nội dung quan trọng của công tác XĐGTTL, có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động chỉnh lý tài liệu. Lãnh đạo Văn phòng Bộ có thể giao Lưu trữ chủ trì giúp Văn phòng tổ chức thực hiện dưới dạng đề tài nghiên cứu khoa học hoặc đề án xây dựng, ban hành văn bản; Văn phòng Bộ có thể ký hợp đồng xây dựng Bảng THBQ tài liệu chuyên ngành với sự tham gia của các chuyên gia có kinh nghiệm thực tiễn. Để nội dung của Bảng THBQ tài liệu chuyên ngành phù hợp với các quy định của pháp luật về hoạt động chuyên ngành cũng như hoạt động lưu trữ, đáp ứng được nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu trong thực tiễn, việc xây dựng Bảng THBQ tài liệu chuyên ngành nên thực hiện theo quy trình gồm các bước sau:
- Bước 1: Nghiên cứu các quy định của Nhà nước có liên quan đến việc quản lý và sử dụng tài liệu chuyên ngành; nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống ngành dọc để xác định các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ theo ngành, lĩnh vực.
- Bước 2: Khảo sát thực tế, thống kê, xác định thành phần hồ sơ, tài liệu chuyên ngành.
- Bước 3: Nghiên cứu, đề xuất các tiêu chuẩn riêng cần vận dụng trong quá trình xác định giá trị hồ sơ, tài liệu chuyên ngành.
- Bước 4: Xây dựng dự thảo Bảng THBQ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành.
- Bước 5: Xin ý kiến về dự thảo Bảng THBQ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành (Có thể xin ý kiến thông qua hình thức gửi văn bản hoặc tổ chức hội thảo lấy ý kiến.
Đối tượng xin ý kiến gồm: các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu chuyên ngành; cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; các chuyên gia, cán bộ có trình độ chuyên môn và sự am hiểu về lưu trữ, tài liệu lưu trữ chuyên ngành).
- Bước 6: Chỉnh sửa, hoàn thiện và trình Lãnh đạo ký ban hành Bảng THBQ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành.
- Bước 7: Phổ biến, hướng dẫn việc áp dụng Bảng THBQ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành.
- Bước 8: Tổng kết, đánh giá việc áp dụng Bảng THBQ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành và sửa đổi, bổ sung Bảng THBQ (nếu cần).