7. Kết cấu của đề tài
3.2.2. Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và biên mục hồ sơ trong chỉnh lý tài liệu
Đối với tài liệu rời lẻ, chỉ có văn bản do chính cơ quan Bộ ban hành, không có hồ sơ việc, hoặc thiếu các tài liệu liên quan trong hồ sơ do quá trình thu thập, bảo quản. Trong trường hợp này, nếu cơ quan, đơn vị hình thành phông đã giữ được đầy đủ tập lưu công văn, thì những văn bản này không LHS, mà để trùng tập lưu công văn. Làm được điều này sẽ góp phần nâng cao chất lượng LHS.
Ví dụ: Khi chỉnh lý TLLT tại cơ quan Bộ Nội vụ, cán bộ chỉnh lý đã loại được rất nhiều văn bản rời lẻ là bản phô tô, bản sao do cơ quan Bộ ban hành, không có hồ sơ giải quyết và ghi tiêu đề loại là “Trùng tập lưu công văn của Bộ Nội vụ năm…”.
Trong quá trình viết các thông tin trên phiếu tin (thẻ tạm) và thực hiện biên mục bên trong hồ sơ, cần phải chú giải đối với tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ mật. Mục đích ghi thông tin này để nhập vào MLHS và CSDL, giúp thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu (tùy từng đối tượng được đọc hoăc không được đọc tài liệu mật), đồng thời là cơ sở cho việc giải mật sau này. Đó là, chỉ cần nhìn vào cột ghi chú ở MLHS có thông tin về độ mật của tài liệu (A, B, C), chúng ta có thể thống kê được phông này có bao nhiêu hồ sơ có tài liệu “mật” và lựa chọn hồ sơ đem ra giải mật dễ dàng mà không cần phải rà soát lại toàn bộ hồ sơ trong phông lưu trữ.
Việc dùng bút chì đánh số tờ cho tài liệu đã xảy ra tình trạng nhầm số, nhảy số, số tờ đánh xấu khiến không luận được ra số tờ nếu không đối chiếu với số tờ trước đó... Chính vì vậy, nên dùng máy dập số thay thế cho việc dùng bút chì đánh số tờ như hiện nay để đảm bảo không nhầm số, số đánh sạch đẹp và nhanh hơn khi đánh số tờ với những hồ sơ hàng trăm tờ tài liệu. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ tài liệu, đối với văn bản in hai mặt giấy thì cần phải đánh số tờ đến từng trang tài liệu.
Hiện nay chưa có văn bản quy định rõ ràng, cụ thể việc viết mục lục văn bản đối với hồ sơ có THBQ vĩnh viễn. Từ kinh nghiệm chỉnh lý, theo chúng tôi không nên viết mục lục văn bản đối với những hồ sơ có THBQ vĩnh viễn mà trong hồ sơ đó chỉ có 1-4 văn bản, bởi vì với những hồ sơ ít văn bản thì tiêu đề hồ sơ đã thể hiện đầy đủ hoặc tương đối đầy đủ tên loại, tác giả, nội dung, thời gian tài liệu và việc tra tìm tài liệu bên trong hồ sơ cũng nhanh chóng, dễ dàng. Viết mục lục văn bản đối với những hồ sơ dạng này mất nhiều thời gian, công sức và tiền của, trong khi đó hiệu quả mang lại không cao. Việc viết mục lục văn bản chỉ nên áp dụng đối với những hồ sơ có THBQ vĩnh viễn mà hồ sơ đó có từ 5 văn bản trở lên.