9. Kết cấu luận văn:
2.2.2.1 Tình hình chung về chi thườngxuyên ngân sách nhà nước
Công tác kiểm soát chi NSNN qua KBNN đã có những chuyển biến tích cực, cơ chế KSC thường xuyên NSNN đã từng bước được hoàn thiện, ngày một chặt chẽ và đúng mục đích hơn cả về quy mô và chất lượng. Tuy nhiên, việc quản lý và kiểm soát chi thường xuyên NSNN trong nhiều trường hợp còn bị động; Nhiều vấn đề cấp bách không được đáp ứng kịp thời hoặc chưa có quan điểm xử lý thích hợp theo luật định như chi thường xuyên phải bổ sung dự toán nhiều lần, số chi chuyển nguồn còn lớn. Công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN cũng còn những điểm chưa đáp ứng được các yêu cầu quản lý tài chính công trong xu thế mở cửa và hội nhập quốc tế.
Nội dung chi thường xuyên NSNN rất đa dạng nên cán bộ KSC phải nghiên cứu rất nhiều văn bản, chế độ quy định liên quan đến từng nội dung chi. Ngoài các chế độ do Bộ Tài chính quy định, còn có những chế độ do các Bộ chuyên ngành và đặc thù của từng địa phương ban hành. Đối với các đơn vị thực hiện cơ chế khoán chi hoặc có cơ chế đặc thù, cán bộ KSC còn phải đối chiếu với quy chế chi tiêu nội bộ của mỗi đơn vị, các chế độ quy định riêng cho từng loại hình đơn vị SDNS. Thêm vào đó, Tùy từng thời kỳ, cán bộ KSC còn kiểm soát theo các nội dung cấp bách của Chính phủ, ví dụ như: Kiểm soát trong thời kỳ kiềm chế lạm phát, KSC trong thời kỳ tiến độ thu đạt thấp, ... Thực tế có quá nhiều văn bản chế độ liên quan đến một nội dung KSC; một số các nội dung chi vẫn còn thiếu văn bản hướng dẫn; cùng với sự không rõ ràng, đồng bộ, thống nhất giữa các văn bản chế độ quy định cho cùng một nội dung chi nên cán bộ KSC cũng như đơn vị SDNS gặp không ít khó khăn, lúng túng trong quá trình thực hiện chi và KSC thường xuyên NSNN.
2.2.2.2 Quy trình kiểm soát chi ngân sách thường xuyên qua Kho bạc nhà nước Huyện Tân Trụ
Hình 2. 3. Quy trình giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên tại KBNN Tân Trụ.
Nguồn: KBNN Huyện Tân Trụ Ghi chú:
Hướng đi của hồ sơ, chứng từ KSC Hướng đi và nhận lại hồ sơ
Hướng đi của chứng từ thanh toán
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ
- Đơn vị SDNS gửi hồ sơ, chứng từ cho Giao dịch viên. Tùy theo từng phương thức cấp phát, hình thức thanh toán và nội dung của từng khoản chi NSNN, đơn vị SDNS thực hiện cung cấp hồ sơ, chứng từ phù hợp theo qui định.
- Kiểm soát sơ bộ hồ sơ: Giao dịch viên tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ: Tính đầy đủ của các tài liệu theo quy định đối với từng nội dung chi. Hình thức của hồ sơ: Các tài liệu là chứng từ kế toán phải đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp: Đúng mẫu, đầy đủ số liên theo quy định, có dấu, chữ ký trực tiếp trên các liên chứng từ. Các tài liệu như dự toán, hợp đồng các tài liệu, chứng từ khác là bản chính (hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền).
Phân loại hồ sơ và xử lý:
* Đối với công việc phải giải quyết ngay bao gồm các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt; thanh toán tiền lương, tiền công, học bổng, sinh hoạt phí, chi hành chính:
Đơn vị SDNS Giao dịch viên Kế toán trưởng
Thủ quỹ Thanh toán viên Giám đốc Trung tâm thanh toán 1 2 7 6 5 5 4 3 5
Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ và đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp theo quy định, cán bộ KSC tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay.
Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: Giao dịch viên lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với đơn vị SDNS, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ. Giao 1 liên phiếu giao nhận cho đơn vị SDNS, lưu 1 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
* Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày bao gồm: Các khoản thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ; thanh toán khoản chi chuyên môn, nghiệp vụ và các khoản chi khác có tính chất phức tạp; thanh toán tạm ứng:
Trường hợp hồ sơ đầy đủ và đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp theo quy định, cán bộ KSC tiếp nhận và lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với đơn vị SDNS, trong đó nêu rõ ngày hẹn trả kết quả.
Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: Giao dịch viên lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với đơn vị SDNS, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.
* Xử lý giao nhận đối với các trường hợp bổ sung hồ sơ, chứng từ: Khi đơn vị SDNS đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu tại Phiếu giao nhận hồ sơ, cán bộ KSC phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay đối với những công việc phải giải quyết ngay; Đối với những công việc có thời gian giải quyết trên 1 ngày thì ghi rõ ngày hẹn trả kết quả, tính từ ngày KBNN nhận đủ hồ sơ trên Phiếu giao nhận hồ sơ, phôtô một bản trả đơn vị SDNS.
Bước 2: Kiểm soát chi
Giao dịch viên kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ; kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) theo quy định.
Nếu số dư tài khoản của đơn vị SDNS không đủ; khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN theo chế độ quy định (sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, không đúng đối tượng, mục đích theo dự toán được duyệt, ….), Giao dịch viên lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi đơn vị SDNS.
Đối với các trường hợp phức tạp, chưa đầy đủ căn cứ pháp lý, chưa có hướng dẫn cụ thể hoặc phải chờ ý kiến của cấp có thẩm quyền thì Giao dịch viên phải báo cáo Kế toán trưởng xem xét, chỉ đạo hướng giải quyết; nếu vượt quá thẩm quyền, phải lập tờ trình báo cáo lãnh đạo KBNN có ý kiến chính thức bằng văn bản trả lời đơn vị SDNS.
Bước 3: Kế toán trưởng (hoặc ủy quyền KTT) ký chứng từ
Giao dịch viên trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán kinh phí NSNN.
Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký trên chứng từ giấy; Ký duyệt bút toán trên máy và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC để trình Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền).
Bước 4: Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc) ký
Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho Giao dịch viên. Trường hợp, Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc) không đồng ý tạm ứng/thanh toán, thì chuyển trả hồ sơ cho Giao dịch viên để dự thảo văn bản thông báo từ chối tạm ứng/thanh toán gửi đơn vị SDNS.
Bước 5: Thực hiện thanh toán
Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản: Giao dịch viên thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thanh toán viên. Căn cứ loại hình thanh toán áp dụng tại đơn vị, thanh toán viên thực hiện thanh toán cho đơn vị thụ hưởng.
Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt: Giao dịch viên đóng dấu kế toán lên các liên chứng từ, chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ để thực hiện chi tiền mặt cho đơn vị.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho đơn vị SDNS.
Giao dịch viên tiến hành lưu hồ sơ KSC theo quy định. Các tài liệu, chứng từ lưu bao gồm: Liên chứng từ kế toán lưu theo quy định, dự toán NSNN được duyệt;
bảng đăng ký biên chế - quỹ lương, học bổng, sinh hoạt phí; hợp đồng, thanh lý hợp đồng mua bán hàng hoá, thiết bị, sửa chữa tài sản; quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; quyết định chỉ định thầu; bảng kê thanh toán.
Giao dịch viên trả tài liệu, chứng từ cho đơn vị SDNS ngay sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán đối với trường hợp hồ sơ phải giải quyết ngay; trả lại tài liệu, chứng từ cho đơn vị SDNS theo thời gian hẹn trên Phiếu giao nhận đối với loại hồ sơ giải quyết trên 01 ngày làm việc. Các tài liệu, chứng từ trả lại đơn vị SDNS bao gồm: Liên chứng từ báo nợ cho đơn vị SDNS, liên 2 bảng kê chứng từ thanh toán (nếu có), các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan.
Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thủ quỹ đóng dấu đã chi tiền lên các liên chứng từ, trả 1 liên chứng từ chi cho đơn vị SDNS (liên báo nợ cho đơn vị SDNS).
Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ
Thủ quỹ nhận và kiểm soát chứng từ chi tiền mặt (ngày, tháng chứng từ; họ tên, địa chỉ người lĩnh tiền, đối chiếu thông tin trên giấy CMND; số tiền bằng số và bằng chữ; kiểm tra khớp đúng thông tin trên máy do kế toán chuyển sang và thông tin trên chứng từ.
Lập bảng kê chi tiền; nhập sổ quỹ trên máy; chi tiền cho đơn vị SDNS và yêu cầu đơn vị SDNS ký vào bảng kê chi và chứng từ chi; thủ quỹ ký vào chức danh “thủ quỹ” và đóng dấu “đã chi tiền” lên bảng kê và các liên chứng từ chi; sau đó trả 01 liên chứng từ chi cho đơn vị SDNS. Các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường dây nội bộ.
Nhận xét: Theo quy trình giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên NSNN
tại KBNN Huyện Tân Trụ, ta thấy có những ưu điểm và tồn tại sau:
Ưu điểm: Giao dịch viên vừa tiếp nhận hồ sơ, chứng từ vừa xử lý hồ sơ, chứng từ đã giúp KBNN Huyện Tân Trụ tiết kiệm được nhân lực do không phải bố trí riêng một công chức tiếp nhận hội sơ tách bạch với Giao dịch viên.
Giao dịch viên là người nắm kỹ các văn bản, chế độ liên quan đến nội dung KSC nên khi trực tiếp nhận hồ sơ, chứng từ của đơn vị SDNS, có thể kiểm tra ngay và hướng dẫn, yêu cầu một cách đầy đủ đơn vị SDNS hoàn thiện, bổ sung ngay lúc nhận hồ sơ, chứng từ. Giảm thời gian chờ đợi cho đơn vị SDNS và tránh trường hợp đơn vị SDNS phải bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, chứng từ nhiều lần.
Nhìn chung việc thực hiện KSC thường xuyên NSNN qua KBNN Huyện Tân Trụ đã thể hiện được sự đổi mới, hướng đến kiểm soát chặt chẽ hơn các điều kiện chi NSNN qui định, tạo sự thuận lợi tối đa cho đơn vị SDNS theo hướng giao dịch một đầu mối.
Tuy nhiên,việc thực hiện qui trình “một cửa” vẫn còn một số hạn chế: Giao dịch viên vừa tiếp nhận hồ sơ, chứng từ vừa xử lý hồ sơ, chứng từ dẫn đến tình trạng cán bộ KSC dễ có điều kiện nhũng nhiễu, phát sinh tiêu cực trong quá trình KSC thường xuyên NSNN.