9. Kết cấu luận văn:
3.2.2 Tuân thủ quy trình kiểm soát chi một cách nghiêm túc
Vai trò trung tâm thực hiện kiểm soát là cán bộ kiểm soát chi. Mặc dù trong quy trình trải qua nhiều bước thực hiện, nhưng cán bộ kiểm soát chi đóng vai trò “khâu nối” giữa các bước công việc, giữa các bộ phận, cá nhân; đồng thời, là người chịu trách nhiệm chính từ việc hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ chứng từ, đến xử lý giải quyết và trả kết quả cuối cùng. Ở đây thể hiện sự vận dụng linh hoạt việc tổ chức công tác kiểm soát chi cho phù hợp với yêu cầu, đặc điểm hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc, mà không áp dụng dập khuôn theo nguyên mẫu “một cửa” là tách bạch giữa cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả với cán bộ kiểm soát, thanh toán .
Cùng với việc rà soát, xây dựng quy trình luân chuyển hồ sơ (từ việc tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký và trả kết quả…) một cách khoa học, hợp lý; phân loại công việc (công việc giải quyết ngay trong ngày không phải ghi giấy hẹn, công
việc phải ghi giấy hẹn), còn phải quy định thống nhất thời hạn giải quyết của từng loại công việc. Trên cơ sở đó, phân công bố trí cán bộ, đặc biệt là cán bộ kiểm soát chi cho phù hợp. Bên cạnh đó, phải tổ chức tốt việc phối hợp công tác giữa các bộ phận và cán bộ có liên quan, quy định rõ ràng mối quan hệ và trách nhiệm của từng cán bộ kiểm soát chi, Kho quỹ trong việc tiếp nhận, kiểm soát và luân chuyển hồ sơ, chứng từ đảm bảo sự đồng bộ, nhịp nhàng, thông thoáng.
Trong tổ chức kiểm soát chi cần phải đặc biệt lưu ý đến những chương trình, dự án được bố trí cả chi thường xuyên; hoặc được lồng ghép nhiều nguồn vốn; hoặc được phân cấp thực hiện chi ở cả 3 cấp: tỉnh, huyện, xã; quy định rõ cách thức phối hợp trong việc theo dõi nguồn vốn, quản lý hồ sơ dự án, theo dõi, báo cáo... như thế nào? Và dù phân công, phân cấp như thế nào cũng phải luôn đảm bảo nguyên tắc: Khách hàng được giao dịch ở Kho bạc nào thuận tiện nhất và mỗi khách hàng khi đến Kho bạc chỉ phải giao dịch, làm việc với một đầu mối là cán bộ chuyên trách mà không phải liên hệ với nhiều bộ phận.
Quy trình kiểm soát chi như trên rất phù hợp với quy trình vận hành của hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS) là phân công lãnh đạo ký chứng từ theo luồng nhân viên. Lãnh đạo có thể quản lý được nhân viên trong việc xử lý giải quyết công việc, chấp hành chế độ, quy trình; đồng thời nắm bắt nhanh được tiến độ giải ngân các dự án, các CTMT. Mặt khác, việc phân công, bố trí cán bộ sẽ tạo ra sự chuyên sâu, chuyên môn hoá cao trong công tác kiểm soát chi; giúp cho cán bộ kiểm soát chi theo dõi được đầy đủ tình hình sử dụng vốn của các chương trình, dự án do mình quản lý, kịp thời cung cấp số liệu cấp phát, thanh toán cho các cơ quan quản lý theo yêu cầu.
Thực hiện công khai, minh bạch trong công tác kiểm soát chi. Niêm yết công khai các quy định về hồ sơ, thủ tục, quy trình kiểm soát chi, thời hạn giải quyết công việc; tăng cường hướng dẫn, giải thích cho khách hàng hiểu và thực hiện đúng các quy định. Đồng thời, việc niêm yết công khai các quy định cũng là cơ sở để khách hàng phản hồi và giám sát trở lại quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi của cán bộ công
chức, giúp cho cơ quan Kho bạc tháo gỡ kịp thời những khó khăn, vướng mắc và chấn chỉnh những sai phạm nếu có.