Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ mô tả quy trình ghi sổ của công ty TNHH TMDV Nhất Thanh
6. Kết cấu đề tài
2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Nhất Thanh
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
2.1.1.1. Giới thiệu sơ lược công ty
Tên cơng ty: CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤNHẤT THANH.
Tên viết tắt: CÔNG TY TNHH TM DV NHẤT THANH. Mã sốthuế: 3300408878
Người đại diện theo pháp luật: Ngơ ThịKiều Thanh
Địa chỉ trụ sở chính: Số 24 Lê Viết Lượng, Phường Xuân Phú, Thành phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam.
Ngày bắt đầu thành lập: 21/08/2006 Vốn điều lệ: 2.200.000.000 đồng Email: nhatthanhricoh22@gmail.com 2.1.1.2. Lịch sửhình thành và phát triển
Công ty TNHH TM DV Nhất Thanh là công ty chuyện về mua bán thiết bị văn phòng, máy Photocopy, máy fax, camera, tổng đài, vật tư phụ tùng, thiết bị điện tử, máy móc văn phịng. Cơng ty thành lập vào ngày 21/08/2006 và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 01/09/2006,tính đến hiện nay cơng ty hoạt động được 13 năm.
Những ngày đầu thành lập, công ty ln gặp những khó khắn nhất định như về cơ sởvật chất, trang thiết bị, nguồn nhân lực, công tác tổ chức quản lý, nguồn đầu ra và đầu vào cịn hạn chế, trong khi đó nguồn vốn của cơng ty hạn hẹp. Tuy nhiên, với những khó khăn đó, cơng ty đã không ngừng nổlực, cốgắng. Ngày 01/10/2010, công ty thành lập chi nhánh mới với hoạt động chính là sửa chữa,bảo hành, bảo trì máy Trường Đại học Kinh tế Huế
móc, thiết bị máy văn phịng, máy vi tính và thiết bị ngoại với mục tiêu nhằm mởrộng quy mô sản xuất kinh doanh cũng như đảm bảo mang lại những dịch vụ tốt hơn cho khách hàng khi mua sản phẩm tại công ty. Ngày 22/03/2019, công ty tiến hành chuyển địa điểm kinh doanh mới từ số 22 Trường Chinh, P.Xuân Phú, TP.Huế sang số24 Lê Viết Lượng, P.Xuân Phú, TP.Huế đểtiện cho công tác tổchức kinh doanh.
Trong từng bước đi, công ty luôn thận trọng, từng bước tháo gỡ những khó khăn đểtạo cho mình một chỗ đứng trên thị trường, uy tín đối với khách hàng. Ban lãnhđạo cơng ty cũng như tồn thểnhân viên ln giữ tinh thần trách nhiệm, khắc phục những khó khăn nhất thời, nhờ đó cơng ty đã hoạt động lâu dài và phát triển ngày càng mạnh mẽ hơn.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Chức năng của công ty
Công ty TNHH TM DV Nhất Thanh là một công ty kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ với chức năng chính là mua bán các sản phẩm điện tử, văn phịng và dịch vụsửa chữa, bảo trì, bảo hành. Các lồi hàng hóa ln có nguồn gốc xuất xứ, số lượng, mẫu mã, chất lượng tốt, các dịch vụ kèm theo khi mua hàng hóa của cơng ty ln được đáp ứng kịp thời, nhanh chóng, ln ln đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.
Công ty hoạt động với các ngành nghềkinh doanh:
- Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bịviễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh, mua bán thiết bị văn phòng, máy Photocopy, máy fax, camera, tổng đài, vật tư phụtùng, thiết bị điện tử, máy móc văn phịng.
- Dịch vụ sửa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi, bảo hành, bảo trì máy photocopy.
- Dịch vụ cho thuê máy văn phịng, cho th máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác.
- Bán lẻ văn phịng phẩm, sách, báo, tạp chí văn phịng phẩm.
- Bán lẻ các mặt hàng trang trí nội thất văn phòng, bán lẻ hàng hóa khác mới trong các cửa hàng chuyên doanh.
- Photo, chuẩn bịtài liệu và các hoạt động hỗtrợ văn phịngđặc biệt khác.
Nhiệm vụcủa cơng ty Đối với nhà nước:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoach và tiến hành tất cảcác hoạt động kinh doanh theo quy định đúng lĩnh vực, đúng ngành nghề đã tiến hành đăng kí trong giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ chính sách và pháp luật của nhà nước trong kinh doanh.
- Quản lý việc sửdụng nguồn kinh phí hiệu quả, đảm bảo nộp ngân sách đầy đủ. - Giữ gìn trận tự an ninh xã hội tại địa bàn kinh doanh.
Đối với người lao động:
- Tổ chức các lớp đào tạo nâng cao kỹ năng tay nghề cho cán bộ cơng nhân viên. - Ngồi việc quan tâm đến đời sống vật chất, cơng ty cịn quan tâm đến đời sống văn hóa tinh thần của cơng nhân.
- Áp dụng hình thức trả lương gắn liền với năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc, tạo công ăn việc làm cho người lao động.
- Thực hiện chế độ BHXH, BHYT cho tập thể cán bộ cơng nhân viên, hồn chỉnh hệ thống hồ sơ cán bộ công nhân viên, hợp đồng lao động, thực hiện đúng chế độ thời gian làm việc.
Đối với khách hàng:
- Tổ chức thực hiện hàng hóa đa dạng về cơ cấu, phong phú về chủng loại, có chất lược mẫu mãđẹp phù hợp với thị hiếu của ngườitiêu dùng.
- Lắng nghe, phản hồi những góp ý của khách hàng, đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu.
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM DV Nhất Thanh
Chức năng của từng bộ phận
Hội đồng thành viên là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty bao gồm tất cả các thành viên cơng ty, có quyền xem xét và quyết định những vấn đề chủ yếu, quan trọng nhất như: phương hướng phát triển công ty; tăng giảm vốn điều lệ, cơ cấu tổ chức quản lí, tổ chức lại, giải thể cơng ty. Hội đồng thành viên chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu nhà nước và trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty.
Giám đốc do hội đồng thành viên bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên vềthực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Là người đại diện, lãnh đạo điều hành, đề ra chủ trương chính sách, chiến lược. Có nhiệm vụ giám sát các phịng ban và đơn vị trực thuộc, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật của cơng ty.
Phó giám đốc giúp việc, tham mưu cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nội dung công việc được phân công, chủ động giải quyết những vấn đề
công việc được giám đốc ủyquyền, chịu trách nhiệm về phần việc được phân công.
Phịng kinh doanh có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc, xây dựng phương
hướng, chiến lược, kế hoạch tổ chức kinh doanh. Cùng các phòng ban phối hợp, tiếp cận và nghiên cứu thị trường để đưa ra chiến lược kinh doanh cho phù hợp.
Phịng Tài chính – Kế tốn có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc công ty thực hiện chức năng quản lý vàđiều hành sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực tài chính và tổ chức kế tốn Nhà nước.
Phịng Hành chính – Nhân sự có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc thực hiện chức năng phối hợp với các phòng chức năng trong công ty; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quyết định liên quan đến công ty. Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, cán bộ, lao động và tiền lương, thực hiện các chính sách đối với người lao động, thi đua khen thưởng và thực hiện các cơng việc về hành chính, văn thư lưutrữ và y tế.
Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm tư vấn, lắp đặt, bảo hành, bảo trì, sửa chữa các sản phẩm của công ty khi cung cấp cho khách hàng. Quản lý sử dụng, sửa chữa, mua sắm thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động bảo trì, bảo dưỡngcác sản phẩm.
2.1.4. Tổ chứccơng tác kế tốn
Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH TM DV Nhất Thanh
Kế toán trưởngkiêm kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế tốn của cơng ty. Là người tổ chức, điều hành bộ máy kế toán, tham mưu cho ban lãnhđạo Cơng ty để có thể đưa ra các quyết định đúng đắn tronghoạt đôngkinh doanh của công ty. Đồng thời đảm nhiệm các vai trị kế tốn TSCĐ, kế toán tiền lương,… Định kỳ, kế toán trưởng lập các báo cáo kế toán và và kết quả hoạt động kinh doanh.
Kế toán thuế chịu trách nhiệm thu thập, xử lý, sắp xếp, lưu trữ các Hóa đơn chứng từ đầu ra, đầu vào làm căn cứ kê khai thuế GTGT hằng tháng, lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tạm tính số thuế TNDN phải nộp hằng quý, báo cáo thuế, quyết toán thuế TNDN, TNCN vào cuối năm. Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh kiểm tra thuế.
Kế toán bán hàng kiêm kế tốn cơng nợ phụ trách bán hàng, báo giá, trực tiếp xuất hóa đơn cho khách hàng. Theo dõi và phản ánh q trình tiêu thụhàng hóa. Theo dõi vốn bằng tiền gửi, tiền vay ngân hàng, làm thủtục vay hay thanh tốn cơng nợ qua ngân hàng. Ghi chép chi tiết tình hình cơng nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán của tồn cơng ty từ lúc phát sinh cho đến khi thanh toán xong.
Tổchức vận dụng chế độkếtoán
- Kỳ kế toán năm: Bắt đầu vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch.
-Đơn vị tiền tệ trong kế toán: VNĐ
- Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Nhất Thanh áp dụng chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính hướng dẫn chế độ kế tốn doanh nghiệp nhỏ và vừa. Báo cáo tài chính được thành lập theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
- Hình thức kế tốn áp dụng: Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn Việt Nam áp dụng hình thức ghi sổ kế tốn trên máy vi tính, sử dụng bộ chứng từ sổ sách của hình thức kế tốn chứng từ- ghi sổ.
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ của công ty TNHH TM DV Nhất Thanh
-Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc
+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
-Phương pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng: Đường thẳng -Phương pháp hạch toán thuế GTGT: Phương pháp khẩu trừ
- Hệ thống báo cáo:Báo cáo tình hình tài chính (Mẫu số: B01a –DNN),Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F01 – DNN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 – DNN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 – DNN) và thuyết minh báo cáo tài chính (Mấu số B09 –DNN).
2.1.5. Tình hình nguồn lực của cơng ty trong giai đoạn 2016 –2018
2.1.5.1. Tình hình laođộng của cơng tyqua3 năm 2016- 2018
Bảng 2.1: Tình hình lao động của Cơng ty TNHH TM DV Nhất Thanh qua 3 năm 2016 – 2018
Đơn vị tính: Người
Chỉ tiêu
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 2017/ 2016 2018/ 2017
Số lượng % Số lượng % Số lượng % +/- % +/- %
TỔNG SỐ LAO ĐỘNG 11 100,00 10 100,00 14 100,00 (1) (9,09) 4 40,00
1. Phân theo giới tính
- Nam 6 54,55 6 60,00 9 64,29 0 0,00 3 50,00
- Nữ 5 45,45 4 40,00 5 35,71 (1) (20,00) 1 25,00
2. Phân theo trìnhđộ
-Lao động phổ thơng 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 - 0 -
-Cao đẳng và trung cấp 5 45,45 4 40,00 7 50,00 (1) (20,00) 3 75,00
-Đại học và sau đại học 6 54,55 6 60,00 7 50,00 0 - 1 16,67
Quy mô lao động phản ánh quy mô của doanh nghiệp. Nguồn lao động của đơn vị càng dồi dào, càng chun mơn hóa sẽ thúc đẩy sản xuất phát triển khơng ngừng. Cơ cấu nguồn lao động phần nào cho thấy năng lực, mức độ hiện đại hóa và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, để hiểu rõ về nguồn lực của cơng ty, trước hết cần xem xét tình hình laođộng.
Từ bảng số liệutrên, ta thấy tổng số lao động của cơng ty tương đối nhỏ và có sự biến động qua 3 năm.Cụ thể năm 2017, tổng số lao động của công ty là 10 người giảm 1 người, tương ứng giảm 9,09% so với năm 2016. Năm 2018 lao động của công ty là 14tăng 4 người hay tăng 40% so với năm 2017. Lao động tănglên là do công ty đang muốn mở rộng quy mô công ty vàđáp ứng yêu cầu của khách hàng tốt hơn kh mà thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Xét về trình độ lao động, lao động có trình độ Đại học chiếm tỉ trọng cao nhất trong cơ cấu lao động của công ty. Lao động chủ yếu nằm ở trình độ Đại học, cao đẳng và trung cấp khơng có lao động phổ thơng. Năm 2017, lao động có trình độ Đại học khơng có biến động, lao động cao đẳng, trung cấp giảm 20% so với năm 2016. Đến năm 2018, lao động có trình độ cao đẳng, trung cấp tăng trở lại, tăng 75% so với năm 2017. Nhìn chung, lao độngcủa cơng ty đều trìnhđộ. Cơng ty cần khai thác một cách tối ưu nguồn lao động trình độ cao sẵn có và có các chính sách đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng được nhu cầu công ty của nên kinh tế hiện nay.
Xét về cơ cấu lao động phân theo giới tính, nhìn chung thì lao động nam vẫn chiếm tỷ trọng lớn hơn trong cơ cấu lao động của công ty.Năm 2017, lao động nam khơng có biến động, nữ thì giảm đi 1 người so với năm 2016. Đên năm 2018, lao động nam tăng tới 50%, lao động nữ thì tăng thêm 1 người so với năm 2017. Nam tăng nhiều hơn nữ, điều này phù hợp với đặc thù ngành nghề của công ty là chủ yếu về kỹ thuật, sửa chửa, bảo hành máy móc thiết bị…
Từ việc phân tích tình hình nhân sự của công ty TNHH TMDV Nhất Thanh qua 3 năm 2016 –2018, ta thấy được tình hình, quy mơ laođộng của cơng ty tăng, giảm và sựphân bổ một cách hợp lý, phù hợp với tính chất, đặc thù kinh doanh của cơng ty.
2.1.5.2. Tình hình tài sản, nguồn vốn của cơng tyqua 3năm 2016- 2018
Căn cứ số liệu đã phản ánh trên bản cân dối kế toán để so sánh số tổng cộng về tài sản giữa cuối kỳ với đầu kì và các năm trước kể cả về số tuyệt đối và số tương đối nhằm xác định sự biến động về quy mô tài sản của doanh nghiệp qua các kỳ kinh doanh.
Thông qua việc phân tích cơ cấu và biến động tài sản của cơng ty, cung cấp cho người nhìn về quá khứ sự biến động tài sản doanh nghiệp. Phân tích cơ cấu và biến động nguồn vốn của cơng ty nhằm đánh giá việc huy động vốn đảm bảm cho quá trình sản xuất kinh doanh thơng qua việc so sánh tổng nguồn vốn giữa các kỳ phân tích. Từ đó, chủ các doanh nghiệp, các nhà đầu tư, các đối tượng quan tâm khác có thể thấy được mức độ tự chủ, chủ động kinh doanh hay những khó khăn mà doanh nghiệp phải đương đầu.
Phân tích tình hình tài sản
Biểu đồ 2.1: Biến động tài sản của Công ty TNHH TMDV Nhất Thanh qua 3 năm 2016 – 2018
Bảng 2.1: Tình hình tài sản, nguồn vốn tại Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Nhất Thanh qua 3 năm 2016 – 2018
Đơn vị: VNĐ.
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 2017/2016 2018/2017
Giá Trị % Giá Trị % Giá Trị % (+/-) % (+/-) %
A,TÀI SẢN 2.423.472.854 100,00 2.438.964.405 100,00 2.602.685.952 100,00 15.491.551 0,64 163.721.547 6,71 I, Tài sản ngắn hạn 2.239.087.091 92,39 2.397.360.219 98,29 2.491.623.726 95,73 158.273.128 7,07 94.263.507 3,93