Việc hoàn thiện bộ máy tổ chức của ngân hàng có vai trò rất lớn trong sự phát triển chung của ngân hàng cũng nhu sự phát triển của từng loại hình sản phẩm.
Thứ nhất, ngân hàng tiếp tục duy trì và phát huy bộ phận lãnh đạo có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm, năng động sáng tạo bởi đây là những nguời đề ra và quản lý thực hiện những quyết sách quan trọng về định huớng phát triển của ngân hàng. Vietcombank cần có chính sách tuyển dụng đặc biệt đối với những nguời ứng tuyển vào vị trí lãnh đạo, uu tiên những nguời có bằng cấp cao, tốt nghiệp cử nhân, thạc sĩ, tiến sĩ từ những truờng đại học danh tiếng trong và ngoài nuớc, có kinh nghiệm làm việc tốt, có khả năng lãnh đạo và đặc biệt là có tâm huyết với Vietcombank và muốn đóng góp vào sự phát triển của ngân hàng.
65
Thứ hai, tiếp tục phát huy vai trò và chức năng của Phòng chính sách tín dụng trong việc phân tích kết quả đạt được và đề xuất giải pháp cho ban lãnh đạo Vietcombank và các phòng ban liên quan thực hiện. Phòng chính sách tín dụng là phòng trực tiếp đưa ra các chính sách liên quan đến hoạt động tín dụng của Vietcombank. Dựa trên những kết quả hoạt động trong năm trước như số lượng khách hàng sử dụng sản phẩm bảo lãnh TTTXNK, số món bảo lãnh, doanh số bảo lãnh, doanh số bảo lãnh ngân hàng phải trả thay khách hàng và cơ cấu phân bố khách hàng theo khu vực địa lý, Phòng chính sách tín dụng phân tích những hiệu quả và tồn tại trong việc thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh TTTXNK, từ đó đề ra những giải pháp, phương hướng, mục tiêu hoạt động trong năm tiếp theo, trình cấp lãnh đạo và giao cho các Phòng/ Bộ phận liên quan thực hiện. Trong quá trình thu thập số liệu, phân tích và đưa ra chính sách mới, Phòng chính sách tín dụng nên phối hợp với các phòng liên quan như Phòng khách hàng doanh nghiệp, Phòng tài trợ thương mại, Phòng quản lý nợ... để đưa ra một chính sách hiệu quả, thống nhất, tạo điều kiện cho việc thực hiện chính sách một cách nhất quán trong toàn hệ thống.
Thứ ba, tiếp tục phát huy vai trò và trách nhiệm của Phòng/Bộ phận bảo lãnh ở các chi nhánh, thúc đẩy mối quan hệ giữa phòng bảo lãnh với các phòng ban chức năng khác. Phòng/ Bộ phận bảo lãnh ở các chi nhánh trực tiếp thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh TTTXNK cho khách hàng, cùng với Phòng khách hàng là đầu mối tiếp nhận hồ sơ và giải quyết các công việc liên quan đến nghiệp vụ bảo lãnh thuế. Bên cạnh vai trò quan trọng, Phòng/Bộ phận này còn có trách nhiệm thực hiện đúng quy trình chung của ngân hàng và giám sát đảm bảo khách hàng thực hiện đúng nghĩa vụ của mình. Trong quá trình hoạt động, Phòng/Bộ phận bảo lãnh cần tiếp tục đẩy mạnh mối quan hệ với Phòng khách hàng doanh nghiệp, Phòng quản lý nợ.. .để quản nắm rõ thông tin về khách hàng, giám sát khách hàng và quản lý rủi ro hiệu quả.
3.2.9. Đẩy mạnh công tác đào tạo cán bộ và phân công phù hợp cán bộ làm công tác bảo lãnh TTTXNK
Các cán bộ, nhân viên của ngân hàng trực tiếp liên quan đến nghiệp vụ bảo lãnh TTTXNK phải không ngừng trau dồi, học hỏi, tích lũy kiến thức, kinh nghiệm và hoàn thiện tác phong làm việc của mình để có thể tạo ra sự thoải mái và yên tâm cho khách hàng, đồng thời tư vấn cho khách hàng trong trường hợp cần thiết. Đặc biệt với những cán bộ thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh TTTXNK cần phải có sự am hiểu pháp luật về quản lý thuế, luật hải quan, các thông tư, nghị định hướng dẫn thực hiện giám sát hải quan và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất nhập khẩu.
66
Vietcombank cần phải thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo cán bộ thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh nói chung và nghiệp vụ bảo lãnh TTTXNK nói riêng, phổ biến, cập nhật các quy định mới liên quan đến nghiệp vụ bảo lãnh TTTXNK, giúp cho cán bộ nắm bắt được thông tin và áp dụng được vào thực tiễn hoạt động bảo lãnh tại chi nhánh; nâng cao trình độ thẩm định của các cán bộ trong việc thẩm định khách hàng, hồ sơ chứng từ và lập hợp đồng đúng quy cách; tổ chức các buổi giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm giữa các cán bộ thuộc các chi nhánh trên cả nước để cùng nhau phát huy những điểm mạnh và đưa ra những khó khăn để cùng tháo gỡ và rút kinh nghiệm cho những lần thực hiện sau tiếp theo.
Bên cạnh đó, Vietcombank cũng cần đẩy mạnh công tác tuyển dụng nhân sự, đưa ra tiêu chuẩn phù hợp để có thể chọn lựa được các ứng viên phù hợp nhất với hoạt động bảo lãnh TTTXNK, dựa trên các tiêu chí sau: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc nghiệp vụ bảo lãnh TTTXNK hoặc hoạt động tương tự hay liên quan, sự am hiểu pháp luật liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới thực hiện hoạt động bảo lãnh TTTXNK, các kỹ năng cần thiết như giao tiếp, thuyết trình, thuyết phục, tin học và ngoại ngữ. Thêm vào đó, trên cơ sở đánh giá và xếp loại nhân viên, Vietcombank có chính sách trả lương phù hợp và công bằng theo hiệu quả công việc; tăng cường công tác thi đua, khen thưởng và biểu dương các cán bộ, tập thể có thành tích hoạt động xuất sắc, đồng thời xử lý các trường hợp vi phạm quy trình và làm ảnh hưởng xấu tới kết quả hoạt động và uy tín của ngân hàng.