Chứng từ chỉ được lưu trữ để ở phòng kế toán trong một thời gian, sau đó sẽ được vận chuyển đến đúng nơi qui định. Khi thực hiện giao chứng từ để lưu trữ, nhân viên kế toán phụ trách giao phải thực hiện đầy đủ các công đoạn, thủ tục.
Việc lưu trữ phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Dễ tra cứu: Chứng từ phải được sắp xếp theo một thứ tự nhất định + Không được thất lạc
+ Thời gian bảo quản: từng loại chứng từ phải được lưu trữ đúng theo chế độ của nhà nước về thời gian lưu trữ
* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán là việc hệ thống hoá thông tin kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính chi tiết nhằm cụ thể hoá các chỉ tiêu tổng hợp phục vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ.
Sau khi phân loại và xử lý các thông tin trên chứng từ kế toán ban đầu, các thông tin kế toán sẽ được ghi nhận vào các tài khoản kế toán một các liên tục và có hệ thống. Cuối kỳ, các cán bộ kế toán sẽ tiến hành tổng hợp lại các thông tin kế toán theo từng đối tượng, trên từng tài khoản để cung cấp số liệu nhằm mục đích để lập các báo cáo tài chính.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán
- Khái niệm
Theo Điều 24 Luật Kế toán 2015 đã được Quốc hội ban hành ngày 20/11/2015, có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định:
“Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai”
- Ý nghĩa
Trong quá trình hoạt động của DN, chứng từ kế toán chỉ phản ánh các thông tin riêng biệt, rời rạc chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp. Nên đặt ra yêu cầu tổng hợp, hệ thống hóa lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng từ vào sổ kế toán để có thể có cái nhìn tổng quát về tình hình, kết quả hoạt động của đơn vị. Vì vậy sổ kế toán chính là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán.
Sổ kế toán là bước trung gian để từ các chứng từ ban đầu được tổng hợp lại, phục vụ cho công tác tính toán, phản ánh lên các BCTC, các báo cáo khác cần thiết cho các nhà quản trị.