- Nghiệp vụ huy động tiền gửi (diễn ra ở các chi nhánh)
r Hêt thời hạn mượn,
3.3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng, do đây là yếu tố đầu vào để tổng hợp, phân tích và đưa ra các thông tin nhằm mục đích phục vụ công tác quản lý của đơn vị. Chứng từ kế toán còn giúp ích trong công tác kiểm tra, kiểm soát tính trung thực khi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của đơn vị. Vì vậy chứng từ kế toán chính là một yếu tố quan trọng trong việc kiểm tra công tác kế toán, và là căn cứ pháp lý để giải quyết các vấn đề tranh chấp của đơn vị. Do tính chất quan trọng của chứng từ kế toán, nên việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tốt là vô cùng quan trọng.
Do ngân hàng gồm nhiều chi nhánh, mỗi chi nhánh lại gồm nhiều phòng giao dịch, các chứng từ đều có mẫu sẵn mà ngân hàng đưa ra, chi nhánh cần quán triệt đến các phòng giao dịch hướng dẫn KH cũng như nhân viên phải điền đầy đủ thông tin cần thiết, đầy đủ chữ ký của các bên, thống
nhất về nội dung và cách ghi chép, bộ chứng từ gồm nhiều giấy tờ khác nhau, khi tiếp nhận bộ chứng từ của các phòng giao dịch phải tiến hành kiểm tra kỹ càng ở chi nhánh trước, sau đó mới chuyển lên hội sở để kiểm tra. Tránh trường hợp không được kiểm tra trước ở chi nhánh, chuyển lên hội sở thiếu mới báo PGD bổ sung sẽ rất mất thời gian, cũng như tăng chi phí chung của chi nhánh, cũng như của Ngân hàng
Techcombank nên thuê chuyên gia để tư vấn tối ưu hóa quy trình chứng từ đảm bảo hợp pháp, hợp lệ, thiết lập đầy đủ các chốt kiểm soát chứng từ tại CN, có thể xem xét nhập liệu và xử lý giao dịch theo lô nếu giao dịch rủi ro thấp để giảm tải số lượng chứng từ kế toán luân chuyển và lưu trữ. Định kỳ đánh giá lại hiệu quả của các chốt kiểm soát chứng từ.
Trong việc luân chuyển chứng từ, ngân hàng nên đưa ra quy định cụ thể, được ban hành chính thức từ khi chứng từ được lập ra, đến khi chứng từ được xử lý và bảo quản, để việc luân chuyển được tiến hành chặt chẽ, và đạt hiệu quả cao. Việc kiểm tra chứng tra chứng từ phải được kiểm tra thường xuyên, ngoài những thời gian định kỳ kiểm tra theo quy định, còn thực hiện kiểm tra đột xuất để phát hiện những tồn tại, trách nhiệm cửa từng bộ phận trong quá trình lưu trữ chứng từ được quy định rõ ràng.
Quá trình bảo quản, lưu trữ chứng từ tốt sẽ tạo điều kiện trong việc tra cứu, kiểm tra chứng từ. Chứng từ phải được phân loại khoa học, thường xuyên lau chùi để tránh ẩm mốc, theo dõi thời gian lưu chứng từ để tiến hành hủy chứng từ hết thời gian lưu trữ theo quy định
Cần phát triển việc sử dụng chứng từ điện tử, nên Ngân hàng cần nâng cao hệ thống công nghệ thông tin để đảm bảo thông tin được bảo mật và an toàn trong quá trình lưu trữ