- Nghiệp vụ huy động tiền gửi (diễn ra ở các chi nhánh)
r Hêt thời hạn mượn,
2.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Techcombank là một ngân hàng lớn, với nhiều chi nhánh, phòng giao dịch trên toàn quốc, nên Techcombank rất chú trọng tới công tác kế toán, nhằm thống nhất hệ thống quản lý trên toàn hệ thống, hiện nay Techcombank đang sử dụng hình thức kế toán máy có thể kết hợp các hình thức nhật ký chung; chứng từ ghi sổ; nhật ký - chứng từ, ngân hàng linh hoạt hoạt thiết kế sử dụng cho phù hợp với từng nghiêp vụ, từng phân hệ trên hệ thống.
Ngân hàng đã vận dụng hình thức kế toán này một cách khoa học nên thông tin kế toán của ngân hàng cung cấp đảm bảo được tính nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng yêu cầu của các nhà quản trị. Nếu người sử dụng có yêu cầu kế toán có thể in báo cáo tại bất kỳ thời điểm nào.
Techcombank lựa chọn hình thức kế toán trên máy vi tính do:
- Hình thức ghi sổ thủ công mất thời gian không còn phù hợp với ngành ngân hàng, công việc hành chính được cắt giảm sẽ tiết kiệm thời gian để thực hiện các công việc khác.
- Để thực hiện hình thức kế toán trên máy vi tính cần đầu tư nhiều nhưng sẽ đảm bảo toàn bộ cán bộ ngân hàng thực hiện theo một quy trình thống nhất trên toàn hệ thống.
- Nghiệp vụ trong NHTM phức tạp, nhiều bộ phận tham gia, sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, có thể kết hợp các hình thức kế toán, nên ngân hàng có thể linh hoạt thiết kế sử dụng cho phù hợp với từng nghiêp vụ,
từng phân hệ trên hệ thống.
Vào cuối tháng, sau khi xử lý hoàn tất công việc, Kế toán Phòng giao dịch, chi nhánh thực hiện:
Sao kê chi tiết các khoản tiền gửi tiết kiệm còn số dư, đảm bảo đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sao kê, thẻ lưu với số dư tài khoản theo dõi hoạt động của Phòng giao dịch trên Bảng cân đối tài khoản kế toán;
Sao kê chi tiết các khoản cho vay còn số dư, đảm bảo đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sao kê, hợp đồng tín dụng, bảng kê tính lãi dự thu (tài khoản nội và ngoại bảng) với số dư trên Bảng cân đối tài khoản kế toán;
Sao kê các khoản phải thu, phải trả, đối chiếu khớp đúng với số dư trên bảng cân đối tài khoản kế toán;
Thực hiện kiểm kê tài sản cầm cố, thế chấp theo quy chế của ngân hàng, đối chiếu khớp đúng với số dư tài khoản 994- Tài sản thế chấp cầm cố của Phòng giao dịch;
Lập các loại sổ theo quy định:
+ Sổ quỹ tiền mặt (được lập theo quyển, đánh thứ tự từng trang, đóng dấu giáp lai giữa các trang);
+ Nhật ký quỹ;
+ Bảng cân đối chứng từ;
+ Liệt kê chứng từ (được lập 02 liên, trong đó 01 liên đính kèm chứng từ kế toán trong ngày gửi về hội sở, 01 liên xếp theo số thứ tự để cuối tháng đóng thành tập lưu tại Phòng giao dịch);
+ Bảng tổng hợp số liệu hoạt động; + Sổ kế toán chi tiết;
+ Sổ theo dõi phát tiền vay;
+ Sổ theo dõi tài sản cầm cố thế chấp; + Sao kê các khoản cho vay;
+ Sao kê chi tiết tiền gửi tiết kiệm theo từng hình thức; + Sao kê các khoản phải thu, phải trả;
+ Bảng kiểm kê ấn chỉ quan trọng (được lập 02 liên, trong đó 01 liên lưu tại Phòng/ Điểm giao dịch, 01 liên nộp về trụ sở chính cùng với số ấn chỉ trắng tồn quỹ cuối ngày).
+ Sổ quản lý và theo dõi ấn chỉ trắng quan trọng.
+ Sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, các nhân viên, kiểm soát viên, người phê duyệt. Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải lập thành hai bộ (có giá trị pháp lý như nhau), đánh số trang, đóng dấu giáp lai và được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Một bộ sổ do Trưởng Phòng giao dịch quản lý, một bộ do ngân hàng nắm giữ để tiện tra cứu, kiểm tra khi cần thiết.
+ Sổ giao nhận chứng từ giữa Phòng giao dịch với Phòng kế toán
+ Ngoài ra, phòng giao dịch, chi nhánh có thể mở thêm các loại sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý.