- Mô hình tổ chức BMKT tại chi nhánh ngân hàng
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Ngân hàng Thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam là đơn vị có quy mô lớn, gồm Hội sở chính và nhiều chi nhánh, tuy nhiên, ngân hàng luôn chú trọng vào công tác áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động của mình, nên các phòng giao dịch, chi nhánh đều được trang bị các phương tiện
kỹ thuật hiện đại phục vụ công việc. Cũng vì vậy mà ngân hàng đang áp dụng BMKT tập trung.
Trong Techcombank, các nghiệp vụ kế toán đươc phân tách thành bộ phận kế toán/thanh toán tại Hội sở chính và tại CN gồm kế toán giao dịch, kế toán nội bộ, kế toán kho quỹ. Nghiệp vụ kế toán được tổ chức thực hiện chi tiết tại các bộ phận, đảm bảo nhân viên tại các bộ phận có nghiệp vụ rõ ràng nhất định.
Kế toán Hội sở chính tổng hợp toàn hàng, lập và phân tích báo cáo dựa trên dữ liệu tổng thể, phân tích sâu, là đầu mối chỉ đạo và hướng dẫn các CN thực hiện công tác kế toán. Kế toán CN làm việc thực tế chi tiết đến từng khách hàng, trong phạm vi CN
Techcombank tổ chức quản lý kế toán theo ngành dọc, một Khối ở hội sở chính sẽ quản lý một mảng nghiệp vụ tại các chi nhánh và phòng giao dịch. Ví dụ Khối bán lẻ quản lý mảng nghiệp vụ quan hệ khách hàng cá nhân, khối tài chính kế hoạch quản lý kế toán nội bộ, kế toán giao dịch tại chi nhánh. Mặc dù khối tài chính kế hoạch có nhiệm vụ TCCTKT trên toàn hệ thống nhưng chỉ dừng lại ở bước tổng quát mang tính hướng dẫn nên việc thực hiện chi tiết tại các chi nhánh bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác như quyết định của Khối quản lý mảng nghiệp vụ đó, quyết định của CN. Khối tài chính kế hoạch của ngân hàng đứng đầu là Giám đốc khối, trong Khối tài chính kế hoạch gồm các trung tâm như: trung tâm quản lý tài sản; trung tâm quan hệ nhà đầu tư; ban kiểm soát sau...Trung tâm kế toán, chính sách tài chính và thuế là một trong những trung tâm thuộc Khối tài chính và kế hoạch, đứng đầu là giám đốc trung tâm. Trung tâm kế toán, chính sách tài chính và thuế bao gồm: bộ phận báo cáo tài chính; bộ phận chính sách tài chính và trung tâm thanh toán. * Bộ phận báo cáo tài chính
Bộ phận gồm các chuyên viên kế toán và báo cáo tài chính, đứng đầu là Kế toán trưởng. Các cán bộ kế toán thuộc bộ phận này có trách nhiệm lập báo cáo tài chính, báo cáo tài chính hợp nhất hàng tháng, quý, năm; Giám sát tiến độ gửi số liệu tài chính phục vụ công tác lập báo cáo tài chính hàng kỳ của các Công ty con; Tham gia kiểm tra cân đối của toàn hệ thống Hạch toán thu chi nội bộ; Tính và hạch toán chi phí bảo hiểm tiền gửi bắt buộc; Hạch toán mua bán nợ, tính và trích lập dự phòng rủi ro tín dụng, các khoản phải thu; Thực hiện cung cấp số liệu báo cáo tài chính cho kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, thanh tra và các bộ phận khác khi có phê duyệt của cấp có thẩm quyền; Hướng dẫn và giải đáp thắc mắc cho các đơn vị trên toàn hệ thống về số liệu báo cáo tài chính; Quản lý sổ sách và tính khấu hao Tài sản cố định, công cụ dụng cụ của Hội sở và các chi nhánh trên toàn hệ thống. Định kỳ đối chiếu với phần mềm và hiện vật.
* Bộ phận chính sách tài chính
Bộ phận bao gồm các chuyên viên chính sách tài chính, đứng đầu là giám đốc chính sách tài chính. Các cán bộ trong bộ phận có chức năng tham gia trực tiếp và tư vấn việc xây dựng quy trình nghiệp vụ/ sản phẩm cùng với đơn vị đầu mối; Hướng dẫn hạch toán kế toán, chính sách, chế độ kế toán tài chính; Tham gia hỗ trợ phát triển, triển khai các hướng dẫn hạch toán về các nghiệp vụ/ sản phẩm trên hệ thống corebanking (T24); Hướng dẫn, đào tạo cập nhật cho các đơn vị trong hệ thống; Hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho các đơn vị trên toàn hệ thống; Hỗ trợ các đơn vị trong mảng nghiệp vụ được giao; Xây dựng chương trình đào tạo, thực hiện đào tạo cho các cán bộ trên toàn hệ thống về chính sách kế toán tài chính; Cập nhật/tham gia các khóa tập huấn, hội thảo với các cơ quan chức năng về chính sách,chế độ kế toán tài chính; Tham gia triển khai các dự án tại Techcombank .
Bộ phận bao gồm các chuyên viên chính sách tài chính, đứng đầu là giám đốc trung tâm thanh toán. Cán bộ thanh toán có nhiệm vụ nhận, kiểm tra bộ chứng từ thanh toán do các bộ phận khác chuyển đến theo các mảng công việc chi tiết được ghi trong phân công công việc của mình; Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán do các đơn vị khác chuyển đến; Xác nhận thời gian nhận đủ chứng từ với các đơn vị để làm căn cứ kiểm soát SLA đã ký; Kiểm tra số tiền thanh toán của bộ chứng từ với tờ trình đã được phê duyệt; Chấm chứng từ hạch toán của mình hàng ngày và chuyển cho KSV kiểm soát trước khi chuyển cho cán bộ đầu mối tập hợp đóng chứng từ; Đóng chứng từ để bàn giao cho kiểm soát sau theo phân công công việc của Phòng; Rà soát và lập báo cáo xác minh số dư các tài khoản trung gian phải thu/phải trả theo phân công; Giải đáp thắc mắc của các đơn vị về các khoản thanh toán mình phụ; Theo dõi, cung cấp số liệu và thực hiện đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp định kỳ.
Hội sở chính và các chi nhánh đều đảm bảo thực hiện đầy đủ các phần hành kế toán, khác nhau ở phạm vi và tính chất công việc. Kế toán Hội sở chính tổng hợp ở toàn ngân hàng, lập và phân tích báo cáo dựa trên các dữ liệu tổng thể, là đầu mối chỉ đạo và hướng dẫn các CN thực hiện công tác kế toán. Kế toán CN làm việc thực tế chi tiết đến từng khách hàng, trong phạm vi CN, lập báo cáo cho CN theo yêu cầu của Ban giám đốc CN.
* Tại các chi nhánh
Tại các chi nhánh của Techcombank đặt tên phần hành kế toán theo nội dung hoạt động gồm: kế toán cho vay, kế toán ngân quỹ, kế toán giao dịch, kế toán nội bộ.
- Kế toán cho vay
Kế toán cho vay sẽ thực hiện việc giải ngân, thu nợ, tất toán; xuất nhập tài sản đảm bảo; thu phí;...với hai giai đoạn chính. Giai đoạn 1: Thực hiện
công việc kế toán cho vay từ các điểm giao dịch về chi nhánh. Giai đoạn 2: tập trung toàn bộ công tác kế toán cho vay từ các CN về Hội sở chính.
Kế toán cho vay đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của Techcombank, do tín dụng là hoạt động chính của ngân hàng, các sản phẩm tín dụng đa dạng, phong phú, vì vậy khối lượng nghiệp vụ kế toán này sẽ nặng hơn so với các phần hành khác. Tại chi nhánh các kế toán viên sẽ thực hiện các giao dịch trực tiếp với khách hàng, công việc giới hạn về thời gian như xuất nhập kho tài sản đảm bảo, lưu trữ hồ sơ khách hàng vay cầm cố sổ tiết kiệm/vay tín chấp/thấu chi.. .CN sẽ chuyển hồ sơ lên Hội sở chính thông qua phần mềm được dùng chung trong toàn hệ thống Techcombank là T24, Hội sở chính sẽ làm công tác tổng hợp.
* Kế toán giao dịch
Các nghiệp vụ giao dịch liên quan đến tài khoản, dịch vụ thẻ được thực hiện tại các CN từ lúc tiếp nhận hồ sơ, nhập dữ liệu và hạch toán. Ngoài ra, kế toán giao dịch còn thực hiện các nghiệp vụ kế toán khác như chuyển tiền, thanh toán,...Techcombanl có một kho dữ liệu tập trung, các vấn đề được liên kết chặt chẽ. Điều này giúp bộ phận giao dịch tiết kiệm nhiều thời gian, các công việc đều có cơ sở đáng tin cậy, dữ liệu có độ chính xác cao hơn khi sử dụng phần mềm T24.
* Kế toán ngân quỹ
Hoạt động ngân quỹ của Techcombank được tổ chức theo mô hình quỹ tập trung với Trung tâm kho quỹ đặt tại Hội sở chính, điều hành và quản lý toàn bộ các hoạt động kho quỹ. Với mô hình quỹ tập trung ứng dụng CNTT hiện đại tăng cường tính bao quát quản lý và điều hành tại Trung tâm kho quỹ - Hội sở chính. Số liệu tền mặt và tài sản đảm bảo không bị phân tán nhiều nơi quản lý, được tổng hợp tại một đầu mối làm giảm rủi ro, giảm lượng công việc hành chính giấy tờ, dữ liệu từ chi tiết đến tổng hợp luôn sẵn sàng để
cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo.