Hình thức ghi sổ kế toán của DN được quy định cụ thể trong Thông tư 200 của Bộ tài chính, gồm năm hình thức ghi sổ như sau:
+ Hình thức Nhật ký chung (Sơ đồ 1.6)
Tất các các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Sau đó sẽ lấy số liệu ở sổ Nhật ký để tiến hành ghi Sổ cái.
Hình thức này sử dụng các loại sổ chủ yếu là: Sổ Nhật ký chung; Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hình thức kế toán Nhật ký chung có ưu điểm là đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu chi tiết với chứng từ gốc. Tuy nhiên hình thức nhật ký chung lại có khối lượng ghi chép lớn, và xảy ra sự trùng lặp. Hình thức này phù hợp với những đơn vị có quy mô vừa và áp dụng kế toán bằng máy tính.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian, theo nội dung và theo tài khoản kế toán trên cùng một cuốn sổ tổng hợp là Nhật ký - Sổ cái.
Hình thức này sử dụng các loại sổ chủ yếu là: Nhật ký - sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hình thức Nhật ký - Sổ cái là hình thức đơn giản, dễ thực hiện, dễ kiểm tra, đối chiếu, khối lượng ghi sổ ít, tránh được sự trùng lặp. Tuy nhiên, hình thức này không phù hợp với những DN có quy mô vừa và lớn do những DN này có số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh lớn sẽ khiến cho Nhật ký - Sổ cái cồng kềnh, và hình thức này cũng gây khó khăn trong phân công công việc của bộ phận kế toán. Vì vậy mà hình thức này phù hợp với những DN có quy mô nhỏ.
+ Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ (Sơ đồ 1.8)
Với hình thức này, căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ; chứng từ ghi sổ do kế toán lập dựa trên các chứng từ kế toán có cùng nội dung kinh tế. Ghi sổ kế toán tổng hợp sẽ được ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, và theo nội dung kinh tế trên Sổ cái.
Hình thức này sử dụng các loại sổ chủ yếu là: Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Hình thức sổ kế toán này dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, và việc phân công công việc được thuận lợi. Tuy nhiên khối lượng công việc ghi chép sẽ nhiều do việc ghi chép trùng lặp nhiều. Hình thức này phù hợp với mọi loại hình DN.
+ Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ (Sơ đồ 1.9)
Hình thức sổ kế toán Nhật ký - chứng từ là tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. kết
hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản), kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép, sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
Hình thức này sử dụng các loại sổ chủ yếu là: Nhật lý chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Hình thức này sẽ giảm nhẹ khối lượng ghi sổ kế toán, thuận tiện trong việc kiểm tra, đối chiếu, thông tin được cung cấp kịp thời. Tuy nhiên mẫu sổ kế toán này phức tạp, yêu cầu cán bộ kế toán phải có trình độ cao, việc áp dụng công nghệ thông tin vào ghi sổ kế toán khó khăn. Hình thức này chỉ phù hợp với những đơn vị có đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ cao.
+ Hình thức kế toán trên máy vi tính (Sơ đồ 1.10)
Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Hình thức ghi sổ này sẽ giảm nhẹ công việc ghi sổ kế toán, thông tin có tính bảo mật cao, dễ dàng trong việc kiểm tra, đối chiếu, thông tin được cung cấp kịp thơi. Tuy nhiên mẫu sổ kế toán này phức tạp, yêu cầu cán bộ kế toán có trình độ cao, nên chỉ phù hợp áp dụng với những DN có đội ngũ nhân viên có trình độ cao và trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công việc kế toán tốt.
* Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán gồm 3 loại chính: báo cáo kế toán tài chính gọi tắt là BCTC, báo cáo thống kê và báo cáo kế toán quản trị. Các báo cáo này cung cấp cho nhiều đối tượng quan tâm đến tình hình tài chính của DN như các nhà đầu tư, nhà cung cấp, người cho vay, các cơ quan hữu quan của nhà nước. Báo cáo kế toán quản trị là báo cáo được lập nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ ngành, nội bộ DN. Các ngành, các DN căn cứ vào yêu cầu quản lý nội bộ để xây dựng mẫu biểu và các chỉ tiêu cụ thể phản ánh trong báo cáo.