1.2.2.1. Chi phí cho nhân viên
Tiền lương, tiền công và các khoản chi mang tính chất tiền lương, tiền công mà ngân hàng trả cho người lao động, phụ cấp cho những người làm việc kiêm nhiệm theo chế độ qui định: mức chi tiền công, tiền lương căn cứ vào các quy định của pháp luật và hợp đồng lao động được ký kết giữa ngân hàng và người lao động, nhưng phải đảm bảo nguyên tắc:
+ Đối với tổ chức tín dụng Nhà nước: thực hiện chế độ tiền lương, tiền công theo quy định chung đối với các doanh nghiệp Nhà nước.
+ Đối với các tổ chức tín dụng khác: mức lương trả cho người lao động do Hội đồng quản trị quyết định trên cơ sở thoả thuận trong hợp đồng lao
động giữa tổ chức tín dụng với người lao động, theo quy định của Bộ luật lao động và không vượt quá mức lương tối đa cho phép khi xác định lợi tức chịu thuế do uỷ ban nhân dân địa phương quy định.
Chi phí về tiền lương, tiền công phụ thuộc vào mức lương cơ bản của Nhà nước, phụ thuộc vào số lượng cán bộ nhân viên, ngoài ra còn phụ thuộc vào thời gian công tác, trình độ cán bộ.
Ngoài ra còn có các khoản chi về trang phục và bảo hộ lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, đóng góp kinh phí công đoàn,
chi ăn ca... .và các khoản chi đóng góp khác theo tỷ lệ do Nhà nước quy định;
1.2.2.2. Chi phí quản lý công vụ
Chi về quản lý công vụ là các khoản chi phí thường xuyên để phục vụ chung cho toàn bộ hoạt động của Ngân hàng bao gồm các khoản chi sau:
- Chi văn phòng phẩm, ấn chỉ, giấy tờ in, vật mang tin: Là khoản chi phí mua sắm văn phòng phẩm sử dụng trong hoạt động quản lý của đơn vị (không thuộc phạm vi công cụ lao động) như bút viết, dập ghim, ghim vòng, rổ đựng chứng từ, cặp đựng tài liệu, sổ ghi chép cá nhân,...chi phí mua và in các mẫu biểu, ấn chỉ quan trọng (séc, sổ tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chứng chỉ tiền gửi...), ấn chỉ thường (ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền, giấy rút tiền, sổ tài khoản khách hàng, sổ tài khoản trái phiếu ghi sổ, chứng chỉ tiền gửi ghi sổ,.), giấy mở tài khoản tiền gửi khách hàng, bìa đóng NKCT; chi phí mua các loại giấy đục lỗ và không đục lỗ như giấy A3, A4, A5,...Chi phí mua các loại vật liệu văn phòng là vật mang tin như đĩa mềm, đĩa CD, ổ usb,... sử dụng cho việc lưu trữ, thông tin, dữ liệu của ngân hàng.
- Chi công tác phí: Gồm các chi phí phát sinh phục vụ chuyến công tác trong và ngoài nước của cán bộ như: Chi phương tiện đi lại ( tiền mua vé máy bay, cước tàu xe, chi phí vận chuyển hành lý, lệ phí sân bay ( nếu có), chi phí tiền ăn ở hoặc tiền khoán công tác phí theo quy định.
- Chi xăng dầu: Là Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí xăng dầu phục vụ cho hoạt động của đơn vị theo hóa đơn bao gồm xăng dầu dùng cho các loại xe ô tô tại chi nhánh bao gồm cả xe chuyên dùng, xăng dùng cho máy phát điện, lệ phí xăng dầu...
Trường hợp xe chuyên dùng chỉ sử dụng cho mục đích vận chuyển tiền thì chi phí mua xăng dầu sử dụng cho xe chuyên dùng hạch toán vào chi vận chuyển, bốc xếp tiền
- Chi vật liệu khác: phản ánh các khoản chi phí mua sắm công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, mau hỏng như: bộ cốc chén uống nước, phích đựng nước, thùng đựng rác, ổ cắm lioa, đường dây mạng, mực máy in, cờ tổ quốc,....
- Chi đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ : phản ánh các khoản chi phục vụ cho công tác đào tạo, tập huấn trong và ngoài nước cho cán bộ, nhân viên ngân hàng, Chi đào tạo bao gồm cả chi phí cho cán bộ được cử đi học và chi phí do Chi nhánh tự bố trí tập huấn, đào tạo nghiệp vụ như : Chi thù lao giảng viên (bao
gồm chi phí biên soạn chương trình, giáo trình giảng dạy; chi ra đề thi, coi thi, chấm thi); Chi phí cho việc đi lại, ăn nghỉ của giảng viên; Các khoản chi cho học
viên (Chi tài liệu học tập không gồm tài liệu tham khảo; luận văn; Chi ăn, nghỉ của học viên, hỗ trợ tiền sinh hoạt cho học viên trong thời gian học tập trung có
thời gian học liên tục dưới 30 ngày; Chi phí đi lại cho học viên ở xa cơ sở đào tạo; Chi phí tổ chức cho học viên đi khảo sát thực tế; Chi các hoạt động văn hoá,
thể thao cho học viên; Chi tiền thuốc y tế thông thường cho học viên; Các khoản
chi chung cho tổ chức lớp học (Thuê hội trường, phòng học, thiết bị phục vụ học
tập; Chi văn phòng phẩm; Chi phí ăn, nghỉ, đi lại, chi phí điện thoại đối với cán
bộ quản lý lớp trong trường hợp tổ chức lớp ngoài địa bàn Hà Nội; Chi phí quản
lý lớp học: là các khoản chi quản lý lớp học của Trung tâm đào tạo phân bổ nhằm phản ánh đầy đủ chi phí đào tạo.
khoản chi tổ chức cuộc hội thảo khoa học, chi nghiên cứu đề tài khoa học, chi nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, nghiên cứu xây dựng văn bản chế độ, quy trình nghiệp vụ; chi ứng dụng các kết quả nghiên cứu hoặc các sản phẩm mới; chi cho việc tìm kiếm các phương pháp thay thế đối với các vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, quy trình, dịch vụ hoặc cải tiến hơn. Đề tài nghiên cứu và dự toán chi phí của từng đề tài phải được Hội đồng khoa học phê duyệt.
- Chi bưu phí và điện thoại: phản ánh các khoản chi về trang bị điện thoại, cước phí bưu điện, điện báo, fax... trả theo hoá đơn của bưu điện, Cụ thể:
+ Chi cước phí bưu chính: Là khoản chi phí sử dụng dịch vụ bưu chính cho nhà cung cấp như chi phí chuyển phát nhanh, chi phí gửi thư, công văn...phục vụ hoạt động kinh doanh của đơn vị.
+ Chi cước phí điện thoại: Là khoản chi cước phí điện thoại bao gồm cả cước phí điện thoại sử dụng cho hoạt động kinh doanh và cước phí điện thoại cho cán bộ trong định mức được duyệt.
- Chi mua tài liệu, sách báo: Nhóm tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi mua tài liệu, sách văn bản chế độ, báo chí, tập san chuyên ngành, truy cập Internet... đảm bảo hiệu quả thiết thực đáp ứng yêu cầu nâng cao trình độ nghiệp vụ hiểu biết, cập nhật thông tin về pháp luật, kinh tế, xã hội, Chi tiền nhuận bút, nhuận ảnh trên báo, tạp chí của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam
- Chi hoạt động đoàn thể: phản ánh các khoản chi hoạt động để bù đắp phần kinh phí thiếu hụt cho các hoạt động của các tổ chức đoàn thể theo quy định.
- Chi phí quản lý công vụ khác: phản ánh các khoản chi phí quản lý công vụ khác bao gồm:
+ Chi điện nước, vệ sinh cơ quan: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí trả cho công ty điện lực, công ty cấp nước, công ty vệ sinh môi trường; chi cho công tác làm vệ sinh cơ quan như chi mua vật liệu, dụng cụ
phương tiện làm vệ sinh như giấy vệ sinh, nước tẩy sàn nhà, các loại chổi, cọ lau
sàn ..., và tiền thuê nhân công làm vệ sinh không thuộc biên chế của đơn vị.
+ Chi y tế cơ quan: Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí phục vụ công tác y tế tại cơ quan như chi phí mua vật tư, thuốc y tế, duy trì bộ phận y tế tại cơ quan
+ Chi thanh tra, kiểm toán hoạt động ngân hàng: phản ánh các khoản chi về phí kiểm toán; chi phí cho tiền ăn cho cán bộ thanh tra, kiểm tra.
+ Chi phòng chống lụt bão: là khoản đóng góp vào Quỹ phòng, chống lụt, bão của địa phương, mức chi theo quy định hiện hành của Nhà nước (hiện nay theo Nghị định số 50/CP ngày 10/5/1997 của Chính phủ là hai phần vạn trên tổng số vốn sản xuất kinh doanh, tối đa 5 triệu đồng/năm).
+ Chi phòng cháy, chữa cháy: phản ánh chi phí phòng cháy, chữa cháy bao gồm chi phí chi trang bị hệ thống báo cháy, mua vật dụng phòng cháy nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận tài sản, chi cho công tác diễn tập phòng cháy, chi phí phục vụ chữa cháy.
+ Chi quản lý công vụ khác : phản ánh các khoản chi cho mục đích quản lý, công vụ như các khoản chi mua sắm các loại tranh ảnh, lục bình, lọ hoa, nhằm mục đích trang trí văn phòng, cơ quan (không đủ điều kiện ghi nhận tài sản cố định); chi phí mua cây xanh, thảm cỏ (không xác định được thời gian sử dụng); chi in bằng khen, giấy khen...; Các khoản chi cho công tác tuyển dụng như chi thuê địa điểm tổ chức chi, chi phí ra đề thi, coi thi, chấm thi; Chi mua nước uống cho cán bộ công nhân viên trong cơ quan hoặc bình nước uống đặt tại các phòng giao dịch để sử dụng chung cho cả khách hàng và nhân viên ngân hàng; Chi tổ chức các buổi họp mặt nhân ngày lễ, ngày kỷ niệm (thành lập ngành, quân đội nhận dân, thương binh liệt sỹ, tết nguyên đán...) và các khoản chi quản lý công vụ khác....
-Chi xuất bản tài liệu, tuyên truyền, quảng cáo, khuyến mại', phản ánh các khoản chi xuất bản tài liệu phục vụ cho mục đích tuyên truyền, quảng cáo, khuyến mại cho các sản phẩm dịch vụ của Ngân hàng và cho hoạt động ngân hàng;
- Chi hội nghị, hội thảo: phản ánh các khoản chi phí tổ chức hội nghị phục vụ hoạt động kinh doanh ngân hàng theo quy định như : Chi tiền thuê hội trường, in tài liệu phục vụ hội nghị, hội thảo, tiền thuê xe ô tô đưa đón đại biểu từ nơi nghỉ đến nơi tổ chức hội nghị và các khoản chi khác như tiền nước uống, tiền thuốc chữa bệnh thông thường (nếu có),...; Chi tiền ăn hàng ngày cho đại biểu đến dự hội nghị: Chi phí cho tiền ở cho đại biểu trong thời gian dự hội nghị.
- Chi lễ tân, khánh tiết: Phản ánh các khoản chi tiếp khách trong nước, nước ngoài phục vụ trong hoạt động kinh doanh, đối ngoại của đơn vị như: Chi vật tư tiếp khách, Chi mời cơm tiếp khách hoặc chiêu đãi, Chi quà tặng, thuê chỗ nghỉ, bố trí ô tô đưa đón khách .
- Chi tư vấn: Phản ánh các khoản chi trả trong việc thuê chuyên gia, thuê tư vấn trong việc nâng cao hiệu quả hoạt của ngân hàng.
1.2.2.3. Chi về tài sản
Là khoản chi liên quan đến tài sản phục vụ hoạt động kinh doanh của Ngân hàng bao gồm:
Chi khấu hao tài sản cố định: Nhóm tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí khấu hao TSCĐ hình thành từ nguồn vốn nội ngành; TSCĐ thuê tài chính; TSCĐ hình thành từ vốn vay và TSCĐ hình thành từ các nguồn vốn khác và TSCĐ chưa dùng, không cần dùng, chờ thanh lý.
Mức trích khấu hao được tính theo quy định hiện hành về Quản lý tài sản.
Chi thuê tài sản: bao gồm khoản chi thuê tài sản cố định theo hình thức thuê hoạt động, phí thuê tài chính tài sản cố định phát sinh trong quá trình
thuê, chi giá chọn mua của tài sản cố định thuê tài chính khi thanh lý hợp động và các chi phí khác liên quan đến thuê tài sản.
Chi phí sửa chữa tài sản cố định nhằm khôi phục năng lực của tài sản ợc hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong năm. Đối với những tài sản cố định đặc thù mà chi phí sửa chữa tài sản cố định phát sinh không đều giữa các kỳ, các năm nếu tổ chức tín dụng muốn trích trước chi phí sửa chữa tài sản cố định vào chi phí kinh doanh phải lập kế hoạch trích trước, báo cáo với Bộ tài chính. Sau khi có ý kiến chấp thuận của Bộ tài chính, tổ chức tín dụng phải thông báo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý biết. Tổ chức tín dụng phải quyết toán chi phí sửa chữa thực tế phát sinh với chi phí sửa chữa đã trích trước, nếu chi phí sửa chữa thực tế lớn hơn số đã trích thì phần chênh lệch được hạch toán thẳng hoặc phân bổ dần vào chi phí trong kỳ, nếu chi phí sửa chữa thực tế nhỏ hơn số đã trích thì phần chênh lệch được hạch toán vào thu nhập trong kỳ.
Chi công cụ lao động: Phản ánh các khoản chi mua sắm các tài sản là công cụ lao động (những tư liệu lao động không đủ điều kiện để ghi nhận là tài sản cố định) như: Thiết bị tin học (máy PC, máy in, modem, UPS, phần mềm máy tính); Bàn, ghế, quạt, tủ... Bao gồm cả các chi phí mua sắm liên quan như chi phí vận chuyển, lắp đặt.... Các khoản chi trang bị điện thoại cơ quan và cá nhân theo quy định.
Tài sản là công cụ lao động phải được theo dõi, quản lý chặt chẽ cả về mặt hiện vật và giá trị, định kỳ phải kiểm kê, khi hết thời gian sử dụng, không sử dụng phải thanh lý theo quy định.
Chi khác về tài sản: phản ánh các khoản chi mua bảo hiểm tài sản, chi sửa chữa tài sản thuê hoạt động, chi mua lại tài sản thuê tài chính theo quy định và các khoản chi khác về tài sản không thuộc nội dung hạch toán các tài khoản nói trên.
1.2.2.4. Chi phí khác
Là các khoản chi phí quản lý khác không thuộc nội dung các khoản chi phí nêu trên như: Chi phí lệ phí, chi phí nộp thuế, và chi phí quản lý khác.
Như vậy, với sự phong phú và đa dạng của chi phí quản lý trong Ngân hàng thương mại, cần thiết phải quản lý tốt các khoản chi phí này đúng kế hoạch,
định mức mới đem lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của Ngân hàng.