Quản lý chi phí là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các chi phí, lập kế hoạch chi phí, theo dõi việc ghi nhận và thực hiện
chi phí này từ đó đưa ra quyết định nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng. Với vai trò quan trọng của việc quản lý chi phí và sự đa dạng hoá, cùng mức độ phức tạp của các khoản mục chi phí tại Ngân hàng thương mại đồng thời để việc quản lý có hiệu quả cần phải thực hiện các nội dung cơ bản sau:
1.2.4.1. Tổ chức bộ máy quản lý chi phí
Để thực hiện tốt công tác quản lý chi phí, các Ngân hàng thương mại xây dựng một bộ máy quản lý. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô, mô hình tổ chức cán bộ mà các ngân hàng thương mại có thể tạo lập bộ máy quản lý phù hợp nhưng phải đảm bảo hiệu quả, công bằng và thông thường các đối tượng tham gia vào bộ máy này bao gồm:
-I- Tại Hội sở chính: Chủ tịch Hội đồng quản trị, các Ủy viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc/phó tổng giám đốc phụ trách, các đơn vị giúp việc...
Bộ máy này có trách nhiệm xây dựng văn bản chế độ, hướng dẫn thực hiện các cơ chế, quy định của nhà nước và của Ngành có liên quan đến lĩnh vực quản lý tài chính như quy chế tài chính, quy định chế độ thu- chi tài chính, quy chế phân phối tiền lương.. .Hàng năm, xây dựng kế hoạch tổng thể về tài chính trong đó có kế hoạch về thu nhập của từng hoạt động trong toàn hệ thống đồng thời kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch, tổ chức tổng hợp đánh giá kết quả đạt được. Trên cơ sở đó phân phối quỹ tiền lương theo mức độ hoàn thành kế hoạch của từng đơn vị.
-I- Tại chi nhánh, đơn vị thành viên: Giám đốc, Trưởng phòng tài chính kế toán, Trưởng phòng tổ chức hành chính, Trưởng phòng kế hoạch tổng hợp, Trưởng phòng quản lý rủi ro và một số phòng khác.
Chức năng của bộ máy này: Lập kế hoạch, xây dựng định mức chi tiết về chỉ tiêu doanh thu, chi phí, thu nhập, lợi nhuận.thực hiện các kế hoạch,
chỉ tiêu được giao, đánh giá kết quả đạt được và đề xuất các biện pháp cải tiến, kiến nghị các ý kiến vướng mắc lên Hội sở chính.
Một số Ngân hàng tách bạch giữa bộ phận tài chính và bộ phận kế toán. Trong đó, chức năng lập kế hoạch, theo dõi, quản lý chi phí được thực hiện tại bộ phận tài chính.
1.2.4.2. Xây dựng cơ chế quản lý chi phí
Là việc xây dựng hệ thống các văn bản, chế độ bao gồm các quy chế, quy định nội dung các khoản chi, quy trình thanh - quyết toán các khoản chi phí trong Ngân hàng dựa trên các quy định của cơ quan quản lý Nhà nước phù hợp với thực tế tình hình hoạt động và đặc thù trong hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. Cơ chế xác định rõ hơn đơn vi đầu mối thực hiện quản lý chi phí, các đơn vị phối hợp trong việc thực hiện quản lý chi phí bao gồm các khâu từ việc ghi nhận, lập kế hoạch, thực hiện đến quyết toán các khoản chi phí.
Xây dựng các nguyên tắc trong việc chi hoạt động, việc hạch toán các khoản chi phí cũng được quy định một các chặt chẽ bằng văn bản. Từng khoản mục chi phí cần được theo dõi và hạch toán trên các tài khoản riêng. Việc ghi nhận chỉ được thực hiện khi có đầy đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định.
Cơ chế quản lý chi phí được xây dựng và áp dụng đồng bộ trên phạm vi toàn hệ thống, cho tất cả các đơn vị thành viên. Điều này rất quan trọng đảm bảo cho công tác giám sát chi phí được thực hiện chặt chẽ và bài bản.
Thiết lập định mức là công việc khó khăn nhất trong quá trình xây dựng một hệ thống quản lý chi phí. Các nhà quản lý thường sử dụng hai phương pháp chủ yếu sau để xây dựng định mức chi phí đó là:
- Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Phương pháp này thường được áp dụng ở các doanh nghiệp có quy trình sản xuất ổn định. Để xây dựng các định mức chi phí, người ta dựa vào số liệu trong quá khứ, tiến hành phân tích
và từ đó xây dựng định mức về lượng (lượng tiêu hao nguyên liệu, thời gian làm việc...). Đồng thời, căn cứ vào tình hình thị trường, các quyết định tồn kho để xây dựng định mức về giá.
- Phương pháp phân tích kinh tế kỹ thuật: Để thực hiện phương pháp này kế toán viên phải phối hợp với nhân viên kỹ thuật để phân tích công xuất thiết kế của máy móc thiết bị, phân tích quy trình công nghệ, phân tích hành vi sản xuất.. ..để xây dựng các định mức chi phí.
Trong thực tiễn, các nhà quản lý thường sử dụng phối hợp hai phương pháp này để xây dựng các định mức chi phí. Đối với phương pháp thống kê kinh nghiệm được sử dụng ở những phần/giai đoạn của quy trình sản xuất mang tính ổn định (không có sự thay đổi) còn phương pháp phân tích kinh tế kỹ thuật được sử dụng trong những phần/giai đoạn của quy trình sản xuất có sự thay đổi về công nghệ hoặc phương pháp sản xuất.
Đối với các Ngân hàng thương mại, căn cứ để xây dựng các định mức chi phí theo quy định chung của pháp luật phù hợp với đặc điểm kinh tế - kỹ thuật, ngành nghề kinh doanh, phù hợp với mô hình tổ chức và trình độ trang bị của Ngân hàng thương mại.
Việc xây dựng định mức cụ thể đối với từng loại chi phí giúp cho các ngân hàng thương mại quản lý chặt chẽ hơn quá trình thu - chi tài chính nội bộ đồng thời dễ dàng áp dụng và tạo nên sự thống nhất cao về quản lý tài chính trong hệ thống ngân hàng. Đây cũng là căn cứ để các ngân hàng thương mại định giá sản phẩm dịch vụ và ngoài ra cũng tạo ra cơ chế quản lý chặt chẽ, tránh lãng phí, thất thoát tiền và tài sản của Nhà nước.
1.2.4.3. Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch chi phí
Việc quản lý chi phí bắt đầu từ việc lập kế hoạch, để quản lý tốt chi phí cần có một kế hoạch cụ thể. Kế hoạch chi phí là một bộ phận không thể thiếu khi xây dựng kế hoach tài chính của Ngân hàng thương mại. Căn cứ định
hướng mục tiêu hoạt động trong năm trên các mặt quy mô, cơ cấu, tăng trưởng và hiệu quả mà Ngân hàng thương mại xây dựng kế hoạch chi phí cho năm tài chính và phải được xây dựng phù hợp với kế hoạch kinh doanh của Ngân hàng thương mại. Quá trình lập kế hoạch nói chung được thực hiện theo chu trình tổng quát sau:
Sơ đồ 1-2: Quá trình lập kế hoạch chi phí của Ngân hàng thương mại
-I- Lập kế hoạch chi phí nhân viên: Việc lập kế hoạch được thực hiện dựa trên kế hoạch về lợi nhuận thực hiện trong năm, số lượng cán bộ dự kiến. Kế hoạch tổng chi phí tiền lương nhân viên của các Ngân hàng thương mại được lập căn cứ tổng quỹ tiền lương kế hoạch. Đối với các Ngân hàng
thương mại Nhà nước thực hiện quỹ lương nhân viên theo chính sách khoán thì chi phí tiền lương được xác định như sau:
Tổng quỹ tiền lương kế hoạch = Quỹ tiền lương kế hoạch theo đơn giá tiền lương + Quỹ tiền lương kế hoạch theo chế độ
-Quỹ tiền lương kế hoạch theo đơn giá tiền lương =(Tổng thu nhập- Tổng chi phí chưa có lương) * Đơn giá tiền lương
+ Tổng thu nhập: là tổng các khoản thu theo chế độ tài chính hiện hành + Tổng chi phí chưa có tiền lương: là tổng các khoản chi phí của Ngân hàng thương mại theo chế độ, không bao gồm tiền lương và các khoản có tính chất lương.
+ Đơn giá tiền lương: Do các ngân hàng thương mại tự xây dựng căn cứ vào các yếu tố: Số lượng lao động định biên của năm; mức lương tối thiểu của Ngân hàng; tổng doanh thu, chi phí chưa bao gồm lương kế hoạch; các hệ số lương, cấp bậc công việc bình quân, hệ số phụ cấp...và được liên Bộ tài chính- Ngân hàng nhà nước- Bộ lao động thương binh xã hội thẩm định trước khi thực hiện.
- Quỹ tiền lương kế hoạch theo chế độ = Các khoản phụ cấp lương và chế độ khác + Tiền lương của những ngày nghỉ được hưởng theo quy định của Bộ luật lao động.
Như vậy, quỹ tiền lương của các Ngân hàng thương mại Nhà nước được xác định trên cơ sở thu nhập và chi phí thực tế. Thu nhập càng cao và chi phí càng thấp thì quỹ tiền lương càng lớn do đó kế hoạch tiền lương có mối quan hệ chặt chẽ với kế hoạch lợi nhuận.
-I- Lập kế hoạch về chi phí tài sản: Được lập trên cơ sở tình hình thực tế tài sản của Ngân hàng:
Chi phí tài sản = Chi phí khấu hao tài sản + Chi phí sửa chữa tài sản + Chi phí mua bảo hiểm tài sản + Chi phí mua sắm công cụ lao động
Trong đó:
- Chi phí khấu hao tài sản được xác định trên cơ sở hiện trạng của tài sản và kế hoạch trang bị, sử dụng các tài sản mới trong năm.
- Chi phí sửa chữa tài sản được xác định trên cơ sở hiện trạng của tài sản và kế hoạch mua sắm mới tài sản trong năm của Ngân hàng
- Chi phí mua bảo hiểm tài sản được xác định trên cơ sở hiện trạng của tài sản, hợp đồng bảo hiểm với công ty bảo hiểm, tỷ lệ phí bảo hiểm dự kiến.
- Chi phí mua sắm công cụ lao động được xác định trên cơ sở kế hoạch tài sản của Ngân hàng
-I- Lập kế hoạch các khoản chi quản lý công vụ: Hàng năm, kế hoạch được xây dựng căn cứ vào số lượng cán bộ, các mức chi phí đã thưc hiện trong năm tài chính trước. Kế hoạch chi phí do Hội đồng quản trị/Tổng giám đốc (đối với Ngân hàng thương mại không có Hội đồng quản trị) quyết định. Kế hoạch chi phí có thể được lập theo tháng, quý, năm. Căn cứ kế hoạch chi phí chung của toàn hệ thống, các Ngân hàng thương mại thực hiện giao kế hoạch cho từng đơn vị phụ thuộc.
Kế hoạch chi phí là căn cứ để giám sát, đánh giá kết quả quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc các Ngân hàng thương mại.
1.2.4.4. Hạch toán và theo dõi các khoản chi phí
Việc hạch toán chi phí cũng được quy định hết sức chặt chẽ và từng khoản mục chi phí được hạch toán, theo dõi trên tài khoản riêng. Ghi nhận chi phí chỉ được thực hiện khi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ và theo đúng quy định của ngành. Thực hiện chế độ kế toán, thống kê, kiểm toán theo đúng quy định của pháp luật và tự chịu trách nhiệm về tính trung thực, tính chính xác của các số liệu trên bảng cân đối kế toán.
Hiện nay, theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, các Ngân hàng thương mại thực hiện hạch toán các khoản chi phí quản lý trên nhóm tài khoản như sau:
- Nhóm tài khoản 86: Chi phí cho hoạt động quản lý và công vụ - Nhóm tài khoản 87: Chi phí về tài sản
- Nhóm tài khoản 89: Chi phí khác
Tùy từng yêu cầu quản lý cụ thể mà các Ngân hàng thương mại có thể mở các tài khoản chi tiết để theo dõi các khoản chi phí theo từng đối tượng. Tuân thủ các quy định về quản lý tài chính, các Ngân hàng thương mại không được hạch toán vào chi phí các khoản sau đây:
Thứ nhất, Các khoản tiền phạt vi phạm pháp luật như: luật giao thông, luật thuế, luật mội trường. luật lao động, vi phạm chế độ báo cáo thống kê, tài chính kế toán và các luật khác. Nếu do tập thể hoặc cá nhân vi phạm pháp luật, thì đối tượng vi phạm phải nộp phạt. Ngoài khoản tiền đền bù nói trên, phần nộp phạt còn lại lấy từ lợi nhuận sau thuế.
Thứ hai, Các khoản đầu tư xây dựng cơ bản, chi mua sắm tài sản cố định hữu hình và vô hình, chi ủng hộ cho các tổ chức, cá nhân.
Thứ ba, Chi phí đi công tác nước ngoài vượt định mức Nhà nước qui định áp dụng cho cán bộ công chức Nhà nước và cán bộ Doanh nghiệp Nhà nước đi công tác nước ngoài
Thứ tư, Các khoản thuộc nguồn kinh phí khác đài thọ như khoản chi sự nghiệp đã được Ngân sách Nhà nước, cơ quan cấp trên hoặc các tổ chức khác tài trợ; chi trả lãi vay vốn đầu tư xây dựng cơ bản trong thời kỳ công trình chưa hoàn thành, số lãi này được hạch toán vào chi đầu tư xây dựng cơ bản.
Thứ năm, Các khoản chi phí sản xuất kinh doanh vượt mức quy định của chế độ tài chính thì được bù đắp bằng quỹ khen thưởng và phúc lợi.
Việc theo dõi chi phí là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý chi phí, giúp cho các nhà quản trị Ngân hàng dễ dàng kiểm soát được nguồn chi, đảm bảo các khoản chi được chi đúng mục đích và phù hợp với các quy định
của pháp luật. Việc hạch toán và theo dõi chi phí cần được thực hiện theo quy định về chế độ kế toán, thống kê và kiểm toán.
1.2.4.5. Công tác kiểm tra, kiểm soát
Để quản lý hoạt động kinh doanh nói chung và quản lý chi phí nói riêng có hiệu quả thì một nội dung không thể thiếu, đó là công tác kiểm tra kiểm soát. Kiểm tra kiểm soát bao gồm: kiểm tra nội bộ và kiểm tra của c ác công ty kiểm toán độc lập, thanh tra và cơ quan thuế. Việc kiểm tra kiểm soát chi phí thường bao gồm những nội dung sau:
Thứ nhất, Kiểm tra việc tuân thủ quy chế quản lý tài chính tại các ngân hàng thương mại. Bộ tài chính ban hành quy chế quản lý tài chính, trong đó quy định rõ các khoản mục chi phí được phép ghi nhận tại ngân hàng thương mại và cách xác định từng loại khoản mục đó.
Thứ hai, Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ hạch toán kế toán.
Thứ ba, kiểm tra việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, việc tuân thủ định mức chi phí được giao tại các ngân hàng thương mại.
Công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ cần được thực hiện thường xuyên theo kỳ (tháng, quý, năm) kết hợp với kiểm tra đột xuất nhằm kịp thời phát hiện sai sót để chỉnh sửa và xử lý cho phù hợp. Bộ phận kiểm tra kiểm soát còn có chức năng hướng dẫn, định hướng cho hoạt động tài chính tại đơn vị.
Công tác kiểm tra, kiểm soát của các đối tượng bên ngoài như: công ty kiểm toán, thanh tra, cơ quan thuế ...thường được thực hiện hàng năm, sau khi công tác quyết toán năm tài chính kết thúc.
Như vậy, với sự phong phú đa dạng trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh tiền tệ của ngân hàng thương mại, việc quản lý chi phí đóng vai trò trọng yếu quyết định sự thành bại của ngân hàng. Đặc biệt trong điều kiện cạnh tranh và phức tạp của cơ chế thị trường, quản lý chi phí tốt sẽ tạo ra tính
độc lập và hiệu quả cao. Do vậy, các ngân hàng cần chủ động nghiên cứu cơ chế quản lý và xác định cho mình phương pháp quản lý có hiệu quả nhất.