nhánh Quang Trung từ năm 2008-2010
Trong 3 năm trở lại đây tình hình chi phí của Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Quang Trung có những biến động lớn, cụ thể:
Bảng 2-2: Chi phí toàn chi nhánh 2008-2010
vụ
Chi phí về tài sản 18.000 17.422 13.000 11.649 15.000 13.516
về chi phí từ năm 2008-2010 mà cụ thể 2 năm 2009-2010, chi phí cho nhân viên luôn chiếm trên 50% và có xu hướng tăng trong cơ cấu chi phí. Xét về tỷ lệ năm 2009 chi phí cho nhân viên tăng hơn 2,5 lần so với năm 2008, đến năm 2010 tốc độ tăng có phần chậm lại chỉ bằng 1,5 lần so với năm 2009, tuy nhiên trong tổng chi phí đây vẫn là khoản mục chiếm tỷ trọng cao (năm 2009 phần chi cho nhân viên chiếm hơn 51% và năm 2010 xấp xỉ 54%, cá
biệt năm 2008 khoản mục này chỉ chiếm gần 24%) chủ yếu là chi phí tiền lương có xu hướng tăng liên tục dẫn đến phần chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện rất lớn (năm 2009 là 121%, năm 2010 là 127%) bởi nguyên nhân:
Hàng năm, căn cứ công văn 6097/CV-TC1 ngày 07/11/2008 ban hành về cơ chế phân phối quỹ thu nhập trên cơ sở lợi nhuận và khả năng trích lập dự phòng rủi ro kế hoạch Chi nhánh xác định cho mình quỹ thu nhập được hưởng cả năm(trong đó bao gồm chi phí tiền lương) và theo quy định 151/QĐ-HĐQT ngày 23/06/2006 về việc ban hành quy chế phân phối hướng dẫn việc chi trả lương hàng tháng cho người lao động hạch toán vào chi phí như sau:
Tiền lương của người lao động(L): L=L1+H đ/c1 x L2
Trong đó: L: Tiền lương hàng tháng; L1: Tiền lương cơ bản; L2: Tiền lương kinh doanh; H đ/c1 : Hệ số điều chỉnh nội bộ trong đơn vị, được xác định trên quỹ tiền lương được hưởng sau khi trừ đi tiền lương cơ bản của đơn vị:
Tiền lương cơ bản (L1): L1 = (V1 + Hpc) x Lmin
Trong đó: V1: hệ số lương cơ bản của cán bộ theo nghị định; Hpc: Tổng hệ số các loại phụ cấp ( nếu có) của cán bộ; Lmin: Lương tối thiểu do Nhà nước quy định
Lương kinh doanh (L2): L2 = V2 x Hđ/c2 x Hđ/c3 x Lmin
Trong đó: V2: Hệ số lương kinh doanh(theo hệ thống bảng lương kinh doanh): H đ/c2: Hệ số điều chỉnh theo công việc của cán bộ; H đ/c3 : Hệ số điều chỉnh theo kết quả hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ; Lmin: Lương tối thiểu do Nhà nước quy định
Hệ số điều chỉnh nội bộ trong đơn vị (Hđ/c1):
9 QL - QCB - QKK (nếu có)
Trong Mó: QL : Tổng quỹ lương của dơn vị; QCB: Quỹ lương cơ bản của
. ■ λ ^ ; IT1 A ∑L2 I T I .. ^ .
đơn vị, không vượt quá 5% quỹ lương kinh doanh(QL-QcB); ∑ L2: Tổng lương kinh doanh của người lao động tại đơn vị.
Căn cứ vào cách tính trên chi nhánh xác định mức chi lương hàng tháng hạch toán vào chi phí tại chi nhánh gồm 01 lần lương cơ bản và 02 lần lương kinh doanh (nghĩa là Chi nhánh chỉ hạch toán 1 phần quỹ thu nhập mà cụ thể một phần Q1 và Q2) và với 12 tháng chi nhánh dự kiến mức chi phí tiền lương phải trả trong năm cho cán bộ nhân viên. Khi kết thúc năm tài chính, căn cứ trên kết quả hoàn thành kế hoạch kinh doanh năm HSC thực hiện quyết toán quỹ thu nhập Chi nhánh được hưởng. Trường hợp chi phí tiền lương xác định theo công văn số 6097/CV-TC1 lớn hơn số đã chi HSC thực hiện chuyển phần chênh lệch về Chi nhánh để thực hiện phân phối cho người lao động và ngược lại thực hiện thu hồi vào quỹ thu nhập năm sau. Tuy nhiên đến tháng 6/2009, HSC có văn bản số 3520/CV-TC1 ngày 23/06/2009 về việc chi trả thu nhập năm 2009 hướng dẫn chi nhánh thực hiện hạch toán toàn bộ tiền lương theo đơn giá Q1và Q2 quy định (CV 6097/CV-TC1 về cơ chế phân phối quỹ thu nhập vào tài khoản chi phí tiền lương).
Mặt khác, trong những năm gần đây chính sách lương của chính phủ liên tục có điều chỉnh tăng mức lương tối thiểu theo lộ trình đến 2012 đã đề ra mà ngân hàng không dự tính trước được khi xây dựng kế hoạch chi phí. Năm 2010, khi xây dựng kế hoạch Chi nhánh không lường trước được diễn biến tăng lương tối thiểu trong năm cùng với thời điểm cuối năm nhằm khuyến khích các Chi nhánh hoàn thành vượt mức lợi nhuận kế hoạch đã giao, HSC điều chỉnh lại HGT (hệ số gia tăng) đối với cách tính quỹ thu nhập tại công văn số 6953/CV-TC1 ngày 30/12/2011.
Để làm rõ hơn về tình hình chi phí của Chi nhánh trong 3 năm 2008- 2010, đi sâu phân tích các khoản chi phí chính.
2.2.1.1. Chi phí cho nhân viên
Năm 2010, chi cho nhân viên là: 26.666 Tr.đ chiếm 54% trong tổng chi phí hoạt động của Chi nhánh. So với năm 2008, chi phí cho nhân viên tăng gấp 3,2 lần đây là chi phí tăng mạnh nhất trong các chi phí hoạt động của Chi nhánh. Nguyên nhân do lợi nhuận giai đoạn 2008-2010 tăng khá mạnh (Lợi nhuận năm 2010 tăng 162 % so với năm 2008) cùng với mức lương tối thiểu và số lao động đều tăng. Lợi nhuận cao dẫn đến tiền lương-tiền thưởng của người lao động được tăng thêm, đời sống của cán bộ nhân viên được cải thiện rõ rệt nhằm phát huy sức sáng tạo sự gắn bó của người lao động với Chi nhánh.
2 Mức lương tối thiểu Tr.đ 0,73 0,65 0,54 + 12 + 35 3 Lợi nhuận trước thuế Tỷ.
Chi phí quản lý công vụ 9.007 9.032 9.107
Chi phí vật liệu giấy tờ in, vật mang tin, xăng dầu, vật liệu khác
93 6 10 1.049 1 2 1.13 7 1 2 Chi công tác phí 36 7 4 455 5 35 9 4 Chi phí đào tạo. huấn luyện nghiệp vụ 4
3 0,4 183 2
25
8 3
Chi phí nghiên cứu khoa học - - - - - -
Chi bưu phí và điện thoại 29
4 3 271 3 9 33 4
Chi mua tài liệu sách báo 8
1 0,8 67 0,5 36 0,4
Chi hoạt động đoàn thể 8
8 0,9 75 0,5 94 1
Chi điện nước, vệ sinh cơ quan, kiểm toán,
phòng cháy chữa cháy và chi quản lý
1.01 7 11 1.03 1 1 1 1.64 7 1 8 Chi phí quảng cáo,tiếp thị, khuyến mại. 4.19
1 47 2.953 3 3 7 1.86 0 2
Chi hội nghị, lễ tân khánh tiết 1.99
0 22 8 2.94 3 3 0 3.37 7 3
Tỷ lệ chi Quản lý công vụ/Người 50,3
2 52,82
56,2 1
(Nguồn số liệu: Bảng cân đối kế toán-Chi nhánh Ngân hàng ĐT&PT Quang Trung)
Để phát triển mạng lưới và đáp ứng yêu cầu về khối lượng và chất lượng công việc ngày càng cao, dự kiến chi phí nhân viên trong các năm tiếp theo có mức tăng trưởng cao do chi phí tiền lương tiếp tục tăng lên gắn với hiệu quả kinh doanh, hơn nữa mức lương tối thiểu năm 2010 cũng tăng hơn so với năm 2009 dẫn đến các khoản chi phí trích theo lương cũng tăng tương ứng, chi phí trang phục, tiền ăn ca cũng có sự điều chỉnh tăng theo mức quy định của Bộ tài chính. Tuy nhiên, xét trong cơ cấu chi quản lý kinh doanh thì
chi phí cho nhân viên có xu hướng tăng là phù hợp với xu hướng đầu tư cho nguồn nhân lực và thu hút người lao động.
2.2.1.2. Chi phí quản lý công vụ
(Tr.đ) (Tr.đ) (Tr.đ)
+ Năm 2010 chi quảng cáo, tiếp thị khuyến mại tăng 124% so với năm 2008. Bởi lẽ, để chuẩn bị cho công tác cổ phần hóa công tác truyền thông quảng bá thương hiệu cần được đẩy mạnh một cách sâu rộng và hiệu quả nhằm đưa hình ảnh của BIDV đến với mọi tầng lớp nhân dân với nhiều hình thức quảng bá (biển quảng cáo, áp phích, tờ rơi, triển lãm, nhiều hình thức khuyến mại khách hàng...).
+ Chi hội nghi lễ tân khánh tiết năm 2010 giảm 0.59 lần so với năm 2008 do khoản chi phí được kiểm soát chặt chẽ, tổ chức hội nghị, lễ kỷ niệm Chi nhánh đều có kế hoạch cụ thể đồng thời kết hợp các nội dung để nâng cao hiệu quả và cân nhắc kỹ về sự cần thiết, phạm vi, thành phần, số lượng người tham dự, địa điểm bảo đảm triệt để tiết kiệm, chống lãng phí; nhưng vẫn giữ vững nền khách hàng truyền thống đồng thời tiếp thị các khách hàng mới.
Do đó, chi quảng cáo, tiếp thị, lễ tân khánh tiết vẫn là khoản chi chiếm tỷ trọng lớn nhất trong chi quản lý công vụ.
- Chi phí đào tạo: Với nguyên tắc xem hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học là hoạt động đầu tư. Trong giai đoạn 2008-2010 Ngân hàng tiếp tục đẩy mạnh hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học trong đó chú trọng chi cho hoạt động đào tạo tập huấn nghiệp vụ. Năm 2008-2009, Chi nhánh chuyển đổi mô hình tổ chức theo TA2 để chuẩn bị công tác cổ phần hoá Ngân hàng thương mại và BIDV chuyển đổi theo hình thức tập đoàn. Do vậy, yêu cầu về phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao trên tất cả các mặt như: Quản trị điều hành, kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng tác nghiệp, ngoại ngữ, tin học là hết sức cấp bách và cần thiết nhằm tạo bước chuyển đổi cơ bản về cơ cấu, chất lượng đội ngũ cán bộ theo hướng chuẩn bị hoá để đáp ứng yêu cầu thời kỳ mới. Năm 2010, chi nhánh tổ chức nhiều đợt tập huấn đào tạo cho cán bộ về nghiệp vụ kinh doanh bán lẻ, đào tạo các kỹ năng nghiệp vụ (kỹ năng bán hàng, quản lý rủi ro, tài chính kế toán, giao dịch một cửa,...)
+ Các khoản chi còn lại chi xăng dầu, văn phòng phẩm, điện nước, công tác phí tăng nhẹ do đây là các chi phí cố định tăng theo quy mô hoạt động và định hướng phát triển mở rộng hoạt động bán lẻ của Chi nhánh
Nhìn chung, giai đoạn 2008-2010 trong bối cảnh nền kinh tế gặp nhiều khó khăn, tỷ giá tăng nhưng Chi nhánh đã thực hiện kiểm soát các khoản chi phí quản lý nói chung và chi phí quản lý công vụ nói riêng phù hợp với những thay đổi
2.2.1.3. Chi phí về tài sản
Chi phí công cụ lao động 41 2 3 41 2 4 1.06 4 6
Chi phí thuê văn phòng 11.227 8 3 10.21 7 88 11.99 2 69 Chi phí khác về tài sản 1.76 1 1 3 85 8 7 3.22 7 19
2 Tỷ lệ chi phí/tổng tài sản 0,008 0,005 0,004 3 Tỷ lệ chi phí/nhân viên 277,22 248,99 214,90
(Nguồn số liệu: Bảng cân đối kế toán-Chi nhánh Ngân hàng ĐT&PT Quang Trung)
Do tốc độ trang bị tài sản trong giai đoạn 2008-2010 khá lớn nên chi về tài sản trong giai đoạn này tăng nhanh.Trong đó:
- Chi phí công cụ lao động và chi phí khác về tài sản: Trong giai đoạn 2008-2010, Chi nhánh đã đưa vào sử dụng hàng loạt tài sản như: Tủ, bàn ghế, máy tính cá nhân, máy đếm tiền....
- Chi phí sửa chữa và nâng cấp tài sản: Do tốc độ trang bị các thiết bị công nghệ thông tin những năm gần đây khá lớn, hơn nữa sau một thời gian
sử dụng, yêu cầu sửa chữa, bảo dưỡng các thiết bị này càng cao. Mặt khác, do trong năm 2008 đã đưa khai thác và sử dụng nhiều thiết bị công nghệ như: Máy in Pritronic, máy in Laze A3, Ô tô chuyên dụng...nên chi phí bảo trì của
các hệ thống này rất lớn. Năm 2010, chi sửa chữa và nâng cấp tài sản chiếm 0.9% tổng chi về tài sản, giảm 10 lần so với năm 2008 (Chi phí sửa chữa và nâng cấp tài sản năm 2008 cao gấp 10 lần so với năm 2010 do chi nhánh đầu tư cải tạo và trang bị cơ sở vật chất cho việc thành lập chi nhánh cấp I nay là Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Ba Đình trụ sở tại 18 Núi Trúc.)
- Chi phí thuê văn phòng: là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong chi về tài sản, do trụ sở chính của Chi nhánh nằm ở trung tâm thủ đô lại là nơi có địa thế thuận lợi và đẹp nên giá thuê khá cao giao động khoản 0,8-0,9 Tỷ.đ/tháng.
2.2.1.4. Hiệu quả sử dụng chi phí quản lý
(Nguồn số liệu: Bảng cân đối kế toán-Chi nhánh Ngân hàng ĐT&PT Quang Trung)
Với tốc độ tăng chi phí trong 3 năm 2008-2010, tỷ lệ chi phí/tổng thu nhập của chi nhánh cũng được tăng lên cụ thể năm 2008 tỷ lệ chi phí/tổng thu nhập của chi nhánh là 0,032 thì đến năm 2010 đạt 0,035. Điều này có nghĩa để có 1 đồng thu nhập chi nhánh bỏ ra 0,035 đồng chi phí. Đối chiếu với tiến trình mở rộng mạng lưới kinh doanh và xu hướng diễn biến chỉ số giá trong
các năm qua về cơ bản chi quản lý kinh doanh là hợp lý. (Cụ thể số lượng các điểm giao dịch mở ra từ năm 2008 đến 2010 là 20 điểm;)
2.2.2. Thực trạng quản lý chi phí tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam- Chi nhánh Quang Trung
2.2.2.1. Bộ máy quản lý chi phí
Cùng với quá trình tái cơ cấu tổ chức ngân hàng, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam đã xây dựng mô hình quản lý chung cũng như mô hình quản lý chi phí từ Hội sở chính đến các đơn vi trực thuộc ngày càng phù hợp với thực tiễn kinh doanh. Tham gia vào bộ máy quản lý chi phí tại Chi nhánh gồm có:
- Giám đốc là người có vai trò cao nhất trong việc quyết định xây dựng kế hoạch thu - chi tài chính năm đảm bảo đạt và vượt kế hoạch lợi nhuận được giao, đồng thời xác định mức tiết kiệm chi phí để nâng cao hiệu quả kinh doanh theo quy định về thực hành tiết kiệm chống lãng phí, đăng ký mức thực hiện chi phí gửi về HSC (Ban tài chính) theo quy định để xem xét phê duyệt;
- Các phòng liên quan có vai trò tham mưu cho Ban lãnh đạo và trong đó có: Phòng kế hoạch tổng hợp, xử lý chung các vấn đề liên quan đến kế hoạch tài chính tài chính nói chung cụ thể (Xây dựng kế hoạch tài chính của toàn Chi nhánh; theo dõi giám sát, phân tích tình hình thực hiện chế độ thu -chi tài chính và đề xuất các giải pháp thực hiện); Phòng Tài chính kế toán tham mưu, đề xuất với Ban lãnh đạo về tỷ lệ tiết kiệm chi phí quản lý công vụ;
năm; chịu trách nhiêm theo dõi, phân tích tình hình thực
hiện, nắm bắt tình hình chấp hành kế hoạch của toàn Chi
nhánh; tổ chức tổng hợp và đánh giá kết quả đạt được.
2 Tổ chức hành chính
Là đơn vị đầu mối thực hiện lập và trình Ban lãnh đạo
phê duyệt kế hoạch đào tạo hàng năm, phối hợp với phòng Kế toán xây dựng và quản lý chỉ tiêu chi đào tạo,
nghiên cứu khoa học, xây dựng chỉ tiêu về chi phí tiền
lương trong năm; thực hiện lập và trình Ban lãnh đạo
phê duyệt kế hoạch trang bị tài sản hàng năm. 3 Tài chính kế
toán
Thực hiện chức năng hướng dẫn các phòng trong việc
ghi nhận và hạch toán các khoản chi phí; tính toán và
kiểm soát định mức chi phí quản lý toàn Chi nhánh. Trên cơ sở kế hoạch chi quản lý và mức tiết kiệm đã đăng
ký tổ chức thực hiện chi tiêu tại Chi nhánh (trường hợp
vượt định mức và kế hoạch được duyệt làm rõ nguyên
4 Quản lý rủi ro
Trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình có trách
nhiệm kiểm tra hoạt động thu chi tài chính của Chi nhánh, phát hiện kịp thời các hành vi vi phạm, không
thực hiện đúng quy định của BIDV để có biện pháp xử
Việc quản lý chi phí tại bất cứ một đơn vị kinh doanh nào cũng vô cùng quan trọng nhưng đối với các doanh nghiệp quốc doanh lại càng quan trọng hơn bởi nếu để xảy ra tình trạng chi phí quá cao và không hợp lệ sẽ dẫn đến