1.3.1. Khái niệm, mục tiêu và chức năng củahệ thống kiểm soát nội bộ
1.3.1.1. Khái niệm
Hệ thống KSNB (KSNB) là tồn bộ những chính sách và thủ tục kiểm sốt do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể (IAS 400).
Theo định nghĩa của COSO:KSNB là một quy trình, thực thi và chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, Lãnh đạo và nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để bảo đảm việc thực hiện được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ của tổ chức đó.
Theo Liên đồn kế tốn quốc tế (IFAC), hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin - Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý - Bảo đảm hiệu quả của hoạt động
Theo Thông tư 44/2011/TT-NHNN, hệ thống KSNB là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức được xây dựng và tổ chức thực hiện nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được mục tiêu đề ra một cách hợp lý. Nói cách khác, hệ thống KSNB là một q trình kiểm sốt giúp đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. Hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, do vậy, hệ thống này khơng chỉ đơn thuần là các chính sách, thủ tục, biểu mẫu... mà phải bao gồm cả nhân lực của đơn vị đó. Chính con người sẽ lập ra mục tiêu, thiết lập cơ
chế và vận hành nó. Hệ thống KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối những mục tiêu sẽ đạt được do những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người hoặc quyết định quản lý bị chi phối bởi sự cân đối giữa chi phí cho q trình kiểm sốt và lợi ích được mong đợi từ q trình kiểm sốt đó.
1.3.1.2. Mục tiêu
- Mục tiêu hoạt động: Hiệu quả và hiệu năng hoạt động
Hệ thống KSNB được thiết kế để đảm bảo các đơn vị, chức năng trong một doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực; ngăn chặn và hạn chế rủi ro có thể gây ra hậu quả xấu đến hoạt động kinh doanh; đảm bảo sự phối hợp, cùng làm việc của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp với hiệu năng và sự nhất quán; tránh được các chi phí khơng đáng có/việc đặt các lợi ích khác (của nhân viên, của Kll,...) lên trên lợi ích của doanh nghiệp.
- Mục tiêu báo cáo: Độ tin cậy, tính hồn thiện và cập nhật thơng tin tài
chính và quản lý
Hệ thống KSNB phải đảm bảo các báo cáo cần thiết được lập đúng hạn và
đáng tin cậy để ra quyết định nội bộ trong doanh nghiệp; thông tin gửi đến Hội đồng quản trị, Ban điều hành, các cổ đông và các cơ quan giám sát phải có đủ chất
lượng và tính nhất qn; BCTC và các báo cáo quản lý khác được trình bày một
cách hợp lý và dựa trên các nguyên tắc kế toán đã được xác định rõ ràng. - Mục tiêu tuân thủ: Sự tuân thủ pháp luật và quy định.
Đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp đều tuân thủ các luật và quy định khác có liên quan; các chính sách và quy trìnhnội bộ của doanh nghiệp.
1.3.1.3. Chức năng
- Chức năng kiểm tra: bao gồm kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực, hiệu
nguyên tắchoạt động, quản lý kinh doanh. Kiểm tra tạo cơ sở cho việc xác nhận và đánh giá.
- Chức năng xác nhận: chủ yếu nhằm vào các thông tin kinh tế tài
chính trên các BCTC và báo cáo kế toán quản trị. Việc xác nhận trong truờng hợp này mang lại sự tin cậy vào các báo cáo cho các NQL của đơn vị truớc khi ký duyệt.
- Chức năng đánh giá: chủ yếu huớng đến tính phù hợp, hiệu quả, hiệu
lực. Đánh giá chính là cơ sở đua ra các kiến nghị nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện hoạt động của đơn vị.