Hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động cho vay bao gồm các chốt kiểm soát đã được quy định rất cụ thể trong các quy trình, quy định do NHTM ban hành. Việc kiểm soát trước, trong và sau khi cấp tín dụng được Trụ sở chính, Chi nhánh, Phịng giao dịch thực hiện thường xuyên, liên tục trong suốt quá trình cấp tín dụng đối với KH cho đến khi KH hồn thành hết nghĩa vụ với Ngân hàng nhằm phát hiện kịp thời các dấu hiệu rủi ro.
(1) Kiểm soát trước khi cấp tín dụng
- Kiểm tra hồ sơ pháp lý:là việc kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý, tính hợp pháp của hồ sơ pháp lý theo quy định hiện hành và đặc thù của từng loại hình/quy mơ của khách hàng. Cán bộ tín dụng phải trả lời được câu hỏi:
(i) Số lượng hồ sơ pháp lý đã đầy đủ chưa? Có dấu hiệu sửa chữa/giả mạo khơng?
(ii) Các nội dung của hồ sơ pháp lý có logic và đầy đủ khơng? Đặc biệt là các nội dung liên quan đến thẩm quyền vay vốn, cầm cố/thế chấp TSBĐ; thẩm quyền ký hồ sơ vay vốn/TSBĐ; thẩm quyền và thời hạn về ủy quyền (căn cứ vào Đăng ký kinh doanh, Điều lệ Doanh nghiệp, Biên bản họp HĐTV/HĐQT về việc vay vốn ngân hàng, Giấy ủy quyền....)
- Kiểm tra hồ sơ đề nghị cấp TD:Kiểm tra:
(i) Sự đầy đủ của hồ sơ đề nghị cấp giới hạn tín dụng, cấp khoản tín dụng theo quy định hiện hành;
(ii) Sự phù hợp của hồ sơ do KH cung cấp với nội dung KH đề nghị; (iii) Độ tin cậy, tính pháp lý của các tài liệu liên quan mà KH cung cấp. Trong đó luu ý kiểm tra: số liệu trên báo cáo tài chính các năm có logic, hợp lý khơng? Tập trung vào các khoản mục chiếm tỷ trọng trong quy mô tổng tài sản và tổng nguồn vốn nhu hàng tồn kho, phải thu, phải trả, nợ vay ngắn hạn..., các khoản mục có biến động lớn giữa các năm.
- Kiểm tra biện pháp bảo đảm cấp tín dụng: Kiểm tra các nội dung về
biện pháp bảo đảm(i) thẩm quyền nhận bảo đảm; (ii) số luợng; (iii) việc đáp ứng các điều kiện của TSBĐ, điều kiện đối với bên bảo lãnh. Kiểm tra việc thẩm định, định giá TSBĐ; thành phần tham gia định giá; tỷ lệ định giá TSBĐ, mức cấp tín dụng so với quy định hiện hành.Kiểm tra việc thực hiện công chứng/chứng thực đối với HĐBĐ, đăng ký giao dịch bảo đảm đảm bảo việc công chứng/ đãng ký giao dịch bảo đảm đuợc thực hiện đúng quy định. Kiểm tra sự khớp đúng giữa hồ sơ và hiện trạng của TSBĐ, việc tổ chức quản lý, bảo quản TSBĐ và mức độ an toàn của kho. Truờng hợp tài sản phải mua bảo hiểm: Cán bộ tín dụng kiểm tra việc nộp phí bảo hiểm của KH, số tiền bảo hiểm phải lớn hơn hoặc bằng du nợ vay, thời hạn mua bảo hiểm phải còn trong hạn và nguời thụ huởng phải là Ngân hàng cấp tín dụng.
kiện cấp tín dụng theo quy chế, quy định cấp tín dụng hiện hành (nhu các trường hợp không đuợc/hạn chế cấp TD). Kiểm tra thẩm quyền phê duyệt theo quy định, quy trình cấp tín dụng hiện hành. Kiểm tra, đánh giá về: (i) Khách hàng, tình hình hoạt động, năng lực SXKD, năng lực tài chính, khả năng trả nợ, kế hoạch SXKD; (ii) nhu cầu cấp GHTD, GHCV, GHBL, GHCK của khách hàng phải phù hợp với nhu cầu thực tế, quy mô và mức độ tăng trưởng hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng.Kiểm tra nội dung khoản cấp tín dụng (đối chiếu với Quy định hiện hành về cấp tín dụng và đối chiếu sự khớp đúng giữa các hồ sơ với nhau):mức cho vay khơng có bảo đảm, mức cho vay so với giá trị TSBĐ, thời hạn cho vay, lãi suất cho vay, đối tượng cho vay, điều kiện giải ngân,...
- Kiểm tra hình thức, nội dung của HĐCTD, HĐBĐ: Kiểm tra HĐBĐ,
HĐTD, HĐCBL: (i) thẩm quyền của người ký phải đủ tư cách pháp lý (đại điện theo pháp luật hoặc đại diện theo uỷ quyền) và đủ thành phần theo quy định; (ii) nội đung Hợp đồng phù hợp với quyết định phê duyệt của người có thẩm quyền, phù hợp với quy định của Ngân hàng, pháp luật và không gây bất lợi cho Ngân hàng (iii) mẫu HĐTD, HĐBĐ có phù hợp với bộ mẫu hợp đồng được thiết kế sẵn theo các Quy định hiện hành.
- Kiểm tra việc nhập dữ liệu vào hệ thống: đối chiếu giữa hồ sơ giấy và
hồ sơ máy các thơng tin về KH, Giới hạn tín dụng, khoản tín dụng,.
(2) Kiểm tra trong khi cấp tín dụng
- Kiểm tra điều kiện, nội dung giải ngân: Kiểm tra việc đáp ứng các
điều kiện giải ngân, mục đích và đối tượng giải ngân: Đối chiếu với điều kiện giải ngân, mục đích, đối tượng giải ngân đã quy định tại HĐTD, phê duyệt cho vay của cấp có thẩm quyền và theo quy định hiện hành.
- Kiểm tra nội dung giải ngân:
HĐTD và các văn bản có liên quan.
(ii) Số tiền giải ngân: so với số tiền/hạn mức cho vay cịn lại của HĐTD, đảm bảo khơng vượt quá GHTD và hạn mức/số tiền cho vay.
(iii) Hình thức giải ngân: Phù hợp với quy định của HĐTD và quy định của Ngân hàng (Gỉải ngân chuyển khoản; giải ngân tiền mặt/ hoặc các hình thức giải ngân khác); phù hợp với nội dung, điều kiện thanh toán của các chứng từ rút vốn, mục đích, đối tượng vay vốn.
(iv) Kiểm tra chứng từ giải ngân:Kiểm tra sự đầy đủ của các loại chứng từ giải ngân theo quy định; đối tượng trên các hoá đơn, chứng từ, hồ sơ liên quan so với đối tượng đề nghị rút vốn và đối tượng vay vốn đã thoả thuận trong HĐTD; số tiền giải ngân được ghi trên chứng từ rút tiền (uỷ nhiệm chi, giấy lĩnh tiền mặt...); giá cả trên hóa đơn/ hợp đồng mua bán/chứng từ liên quan phải phù hợp với giá cả thị trường...
- Kiểm tra tiến độ thực hiện phương án/dự án căn cứ vào báo cáo tiến
độ thực hiện của KH, đánh giá sự phù hợp so với nhu cầu giải ngân, kết hợp kiểm tra thực tế nếu cần.
- Kiểm tra tỷ lệ vốn chủ sở hữu/tự có của KH: Xác định mức vốn chủ
sở
hữu hiện đã bỏ vào dự án/phương án, sự phù hợp với tiến độ bỏ vốn chủ sở hữu của KH khi được phê duyệt cho vay.
- Kiểm tra các nội dung khác: Lãi suất, phí cho vay phù hợp với nội
dung quy định tại HĐTD và các văn bản thông báo trong từng thời kỳ.
- Kiểm tra việc nhập dữ liệu vào hệ thống: Kiểm tra việc nhập thông
tin
giải ngân như: lãi suất, thời hạn vay vốn, ngày giải ngân, ngày đến hạn,... phù hợp với hồ sơ giấy...
(3) Hệ thống kiểm soát nội bộ sau khi cấp tín dụng
- Kiểm tra, giám sát q trình sử dụng khoản tín dụng
HĐTD (nợ trong hạn, nợ quá hạn, nợ liên quan đến vụ án,...), theo dõi diễn biến chuyển doanh thu bán hàng (doanh số và số du có) qua Ngân hàng trên TKTG của KH tại Ngân hàng
(ii) Thực hiện kiểm tra hồ sơ sau khi cấp tín đụng, yêu cầu KH bổ sung chứng từ còn thiếu theo đúng thời hạn (trong truờng họp KH đuợc phép nợ chứng từ).
(iii) Kiểm tra việc tuân thủ các cam kết, thỏa thuận trong HĐTD, HĐBĐ
và các văn bản liên quan khác.
(iv) Theo dõi chặt chẽ tình hình trả nợ khoản vay/thanh tốn L/C/ thực hiện nghĩa vụ đuợc bảo lãnh của KH, nếu phát hiện KH gặp khó khăn trong việc trả nợ/thực hiện các cam kết tại Hợp đồng kinh tế, hoạt động SXKD gặp khó khăn, lập Tờ trình đề xuất biện pháp xử lý trình cấp có thẩm quyền để quyết định biện pháp xử lý phù hợp.
(v) Truớc khi đến hạn trả nợ gốc, lãi, cán bộ tín dụng có trách nhiệm đơn đốc, thơng báo (bằng văn bản hoặc các hình thức khác) cho KH thu xếp nguồn trả nợ đúng hạn theo lịch trả nợ đã đuợc thoả thuận với ngân hàng.
(vi) Kiểm tra sử dụng vốn vay theo định kỳ và đột xuất (khỉ phát hiện KH cỏ dẩu hiệu rủi ro, hoặc theo yêu cầu của các bộ phận liên quan do xác định KH/ngành hàng kinh doanh của KH thuộc đối tuợng tiềm ẩn nhiều rủi ro, cần hạn chế TD, hoặc theo yêu cầu của các cấp có thẩm quyền khác) để có biện pháp xử lý kịp thời. Việc kiểm tra đuợc lập thành Biên bản có chữ ký của cả KH và cán bộ tín dụng.
- Kiểm tra giám sát dịng tỉền
(i) Kiểm tra các giao dịch thanh toán trên tài khoản thanh toán của KH theo định kỳ/truớc kỳ thu nợ. Định kỳ cán bộ tín dụng in sao kê tài khoản thanh
toán của khách hàng, thống kê doanh số phát sinh có, phát sinh nợ trên tài khoản thanh tốn của KH; so sánh, đối chiếu doanh số chuyển tiền với doanh
thu và dư nợ từ đó đánh giá tình hình tài chính cũng như cam kết của KH (nếu KH có cam kết chuyển doanh thu về tài khoản tại Ngân hàng cấp tín dụng)
(ii) Việc kiểm tra, giám sát dịng tiền của KH qua tài khoản cũng nhằm mục đích kiểm sốt việc sử dụng vốn vay, phát hiện các trường hợp KH gặp khó khăn, chuyển tiền lịng vịng nhằm mục đích đảo nợ Ngân hàng.
- Kiểm tra định kỳ tình hình tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh, TSBĐ của khách hàng: Định kỳ, cán bộ tín dụng kiểm tra tồn diện tình hình
tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh, TSBĐ của khách hàng. Cảnh báo các rủi ro có thể xảy ra, giúp Ban Giám đốc Chi nhánh có những chính sách, định hướng hoặc các quyết định xử lý trong quan hệ tín dụng với khách hàng.
- Kiểm tra, xử lý đối với các khoản nợ có vấn đề
(i) Kiểm tra chất lượng tín dụng của các khoản nợ
(ii) Thực hiện kiểm tra, rà soát việc phân loại nợ, các biện pháp, chế tài tín dụng, xử lý TSBĐ; đề xuất các phương án, biện pháp xử lý và thu hồi các khoản nợ thuộc đối tượng quản lý phù hợp với các quy định của pháp luật và của Ngân hàng.
(iii) Kiểm tra, giám sát hồ sơ đề nghị xử lý rủi ro, miễn giảm lãi, bán nợ;
xử lý nợ (xóa nợ, khoanh nợ,...) theo quy định của pháp luật và của Ngân hàng.
(iv) Trong quá trình xử lý khoản vay nếu phát hiện các sai sót, lập tờ trình đề xuất các biện pháp xử lý đối với từng trường hợp cụ thể trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định.