I Kiểm soát nội J dung thẩm định
3.2.1. Một số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ hoạt động cho vay tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Công thương Việt Nam
• Nâng cao ý thức tuân thủ, nhận thức quản trị rủi ro trong tồn
hệ thống
Mơ hình hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO đã cho chúng ta thấy rằng nhận thức quản trị rủi ro là một cấu phần quan trọng của mơi truờng
kiểm sốt của một doanh nghiệp.Nếu bản thân các mọi cán bộ trong NHCT không ý thức được trách nhiệm của mình, thì việc kiểm sốt rủi ro sẽ trở nên vơ cùng khó khăn, nếu khơng muốn nói là khơng thể.Vậy làm thế nào để nâng cao nhận thức quản trị rủi ro cho toàn hệ thống Ngân hàng?Đầu tiên phải xuất phát từ các cấp lãnh đạo, lãnh đạo phải là người đi đầu, làm gương trong việc tuân thủ luật pháp, các quy trình, quy định, và phải có thơng điệp rõ ràng quan điểm, định hướng quản trị rủi ro trong hoạt động Ngân hàng. Sau đó, là việc truyền tải thơng điệp mà Ban lãnh đạo đưa ra đến từng cán bộ trong toàn hệ thống, việc truyền tải được thực hiện dưới các hình thức:
- Văn bản: Nội quy lao động, Văn hóa doanh nghiệp, Cam kết bảo mật thông tin,...
- Công nghệ thông tin: Thông điệp của Chủ tịch, Tổng Giám đốc được đăng tải trên website, màn hình chờ máy tính cá nhân,.
- Hội nghị học tập: Tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị toàn hệ thống hoặc theo từng khu vực thường xuyên, liên tục, nội dung trao đổi và truyền thông ý thức quản trị rủi ro đến từng cán bộ trong hệ thống Ngân hàng,.
- .
• Hiện đại hóa hệ thống Ngân hàng, tăng cường tự động hóa mọi
hoạt động trong hệ thống Ngân hàng.
Như đã trao đổi ở phần “Những vấn đề chung của hệ thống kiểm sốt nội bộ”, thơng tin và cơ chế trao đổi thông tin là cấu phần quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ, là cơ sở quan trọng để thực hiện các biện pháp kiểm soát cũng như thi hành cơ chế giám sát đối với mọi hoạt động của Ngân hàng. Tự động hóa tối đa mọi hoạt động là biện pháp duy nhất để cải thiện số lượng và chất lượng nguồn thơng tin, tạo điều kiện cho cấp lãnh đạo có thể truy xuất bất kỳ thơng tin nào cần thiết cho quá trình ra quyết định hay thực hiện cơ chế giám sát trong tồn hệ thống.
• Tăng cường các biện pháp kiểm sốt về cơng nghệ thơng tin
Các biện pháp kiểm sốt về cơng nghệ thơng tin là hầu hết là các biện pháp kiểm soát ngăn chặn (preventive control), do vậy có thể ngăn ngừa hiệu quả hơn các rủi ro có thể xảy ra. Bên cạnh đó, biện pháp kiểm sốt về cơng nghệ thơng tin rất khó có thể xảy ra gian lận, do vậy càng làm cho hiệu quả của biện pháp kiểm soát này tốt hơn so với các loại biện pháp kiểm soát khác. Định hướng thay thế corebanking hiện đại hơn của NHCT là định hướng rất đúng đắn để triển khai biện pháp kiểm sốt về cơng nghệ thơng tin.
• Phân tách trách nhiệm tìm kiếm, đề xuất cho vay với trách nhiệm giám sát sau khi cho vay
Hiện tại việc giám sát sau khi cho vay vẫn thuộc trách nhiệm của người tìm kiếm, đề xuất cấp tín dụng. Do vậy cơng tác giám sát, kiểm tra sau khi cho vay vẫn bị coi nhẹ và thậm chí có trường hợp cán bộ tín dụng giấu diếm tình trạng thực tế của khách hàng, tiềm ẩn rủi ro rất lớn đối với hệ thống Ngân hàng. Việc tách bạch trách nhiệm tìm kiếm, đề xuất cho vay với trách nhiệm giám sát sau khi cho vay nhằm giải quyết vấn đề hiệu quả đối với công tác kiểm tra, giám sát sau khi cho vay. Theo quan điểm của tơi, thì việc này có thể bổ sung thêm vào nhiệm vụ của Khối Vận Hành tín dụng.
• Thay đổi phương pháp kiểm tra, giám sát của bộ máy Kiểm tra hệ
thống kiểm soát nội bộ và Kiểm tốn nội bộ
Có một thực tế là bộ máy Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ và Kiểm toán nội bộ đang dẫm chân nhau trong việc kiểm tra, giám sát tính tuân thủ Chi
nhánh với các văn bản, quy trình, quy định của NHCT, chính việc này đã làm giảm đi vai trị của Kiểm tốn nội bộ trong việc đánh giá, kiến nghị các khâu, chốt kiểm soát yếu kém. Do vậy, Kiểm tốn nội bộ nên có sự thay đổi căn bản trong phương pháp làm, tập trung hơn vào việc đánh giá hiệu quả của các chốt kiểm sốt, kiến nghị để hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
Đối với bộ phận Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ, thay đổi phương pháp cũng là cần thiết vì số lượng nhân sự Kiểm tra hệ thống kiểm sốt nội bộlà có hạn, để có thể phát hiện sớm điểm nóng tiềm ẩn rủi ro cao thì phải có sự thay đổi lớn trong phương pháp lập kế hoạch, xếp hạng rủi ro Chi nhánh, thay vì “dàn quân” kiểm tra lần lượt từng Chi nhánh.
• Cơ chế xử lý sai sót, vi phạm
Rõ ràng ý thức tuân thủ là một “vấn nạn” không chỉ của NHCT và của cả hệ thống Ngân hàng, do vậy rất cần thiết phải có một cơ chế xử lý sai sót, vi phạm đủ sức “răn đe” trong toàn hệ thống. Theo đề xuất của tơi, gắn chỉ tiêu “tn thủ quy trình, quy chế” vào thẻ điểm tính lương đối với từng Chi nhánh hàng tháng, hàng quý, hàng năm sẽ là cơ chế hữu hiệu để hạn chế sai sót, vi phạm trong hệ thống. Đây cũng là một công cụ hữu hiệu cho Ban lãnh đạo Ngân hàng điều chỉnh hoạt động theo đúng khẩu vị rủi ro.
• Tăng cường cơng tác giám sát từ xa và áp dụng công nghệ thông tin trong công tác hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay:
Giám sát từ xa là hình thức kiểm tra của các kiểm soát viên nội bộ đối với đối tượng được kiểm tra dưới các hình thức biên bản, báo cáo, các thơng tin hoạt động được cung cấp từ chính các đối tượng được kiểm tra đó mà các cán bộ kiểm tra khơng đến trực tiếp kiểm tra, kiểm sốt. Tác dụng của hình thức kiểm tra này là nhằm hồn thiện HTTT của kiểm sốt về đối tượng được kiểm tra, từ đó có những kết luận tổng quát, đầy đủ nhất về đối tượng đó để cung cấp cho lãnh đạo NH nhưng thơng tin nhằm đưa ra quyết định kinh doanh, quyết định quả trị đúng đắn. Như vậy, việc tăng cường công tác giám sát từ xa kết hợp kiểm tra tại chỗ là hết sức cần thiết, một mặt để bổ sung thông tin cho các kiểm soát viên nội bộ, mặt khác phát hiện sai phạm kịp thời, hạn chế và khắc phục rủi ro một cách hiệu quả, đảm bảo tính kinh tế.
dụng công nghệ tin học hiện đại, cập nhật, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý dữ liệu và điều hành cơng tác. Những hỗ trợ cơng nghệ có thể đuợc thể hiện duới các hình thức nhu cung cấp đầy đủ và chi tiết các thông tin về hoạt động tín dụng đuợc nhập vào hệ thống, tạo ra các báo cáo tổng hợp đa chiều, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu, có biểu đồ tự động để theo dõi các biến động bất thuờng. Nhờ đó, sẽ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu đáng kể công việc thủ cơng cho các kiểm sốt viên nội bộ; kiểm soát viên sẽ tập trung, phân tích sâu vào nguyên nhân của những biến động bất thuờng trong hoạt động cho vay và có những ý kiến đánh giá chính xác để ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra. Nhờ đó, hoạt động kiểm tra tại chỗ cũng nhu hoạt động giám sát từ xa có hiệu quả và đuợc cập nhật liên tục.
• Nâng cao kỹ thuật kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động cho vay:
Đánh giá mức trọng yếu: Hoạt động cho vay là hoạt động luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro và nguy cơ gian lận. Vì vậy, khi đánh giá và phân bổ mức trọng yếu đối với nghiệp vụ này kiểm sốt viên cần chú ý đến cả hai khía cạnh quy mơ và bản chất của khoản mục để tính số mẫu kiểm tra và độc lệch có thể chấp nhận đuợc cho từng khoản mục. Việc phân bổ mức trọng yếu phải theo xét đoán nghề nghiệp của kiểm saots viên nên cần căn cứ cả vào thời gian và phạm vi kiểm tra để phân bổ cho thích hợp.
Chọn mẫu kiểm tra chi tiết: Hiện tại, khi tiến hành chọn mẫu với nghiệp vụ cho vay, kiểm soát viên thuờng chọn những nghiệp vụ có số phát sinh lớn. Điều này giảm đuợc cơng việc kiểm tra chi tiết, tuy nhiên, những nghiệp vụ có số phát sinh lớn khơng phải lúc nào cũng tập trung nhiều sai sót tồn tại, tiềm ẩn rủi ro cao.Vì vậy, việc lực chọn các nghiệp vụ đó đơi khi sẽ trở nên khơng hiệu quả để đồn kiểm tra có thể đua ra kết luận chính xác. Do đó, khi tiến hành chọn mẫu, kiểm soát viên phải đảm bảo mẫu đuợc lựa chọn vừa có số phát sinh lớn và nghi vấn, vừa mang tính ngẫu nhiên để có thể chắc chắn
rằng các số liệu được ghi nhận là trung thực, hợp lý; đảm bảo mẫu chọn mang tính đại diện để có thể từ việc kiểm tra mẫu chọn đưa ra được nhận xét cho tổng thể. Để làm được điều này, kiểm soát viên phải tuyệt đối tuân thủ số lượng mẫu chọn cũng như phương pháp chọn mẫu đại diện, trong đó, kỹ thuật chọn mẫu thống kê được đánh giá cao.Đó là việc sử dụng các phương pháp tốn học để tính các kết quả thống kê có hệ thống.Phương pháp này lựa chọn các phần tử một cách ngẫu nhiên và sử dụng lý thuyết xác suất thống kê để đánh giá kết quả mẫu, bảo gồm cả việc định lượng rủi ro lấy mẫu.
• Nâng cao chất lượng thẩm định, tăng cường kiểm tra/giám sát
việc sử dụng vốn vay của khách hàng, đảm bảo cơng tác kiểm sốt thực hiện trong suốt quá trình cho vay:
Hiện tại, việc đánh giá tình hình tài chính của KH và tính khả thi của dự án chủ yếu chỉ dựa vào các chỉ tiêu nhất định, vì vậy để phân tích chính xác hơn, cán bộ cho vay có thể áp dụng thêm một số chỉ tiêu như:
- Trường hợp thẩm định tính hiệu quả và khả thi của dự án: khi phân tích các chỉ tiêu tài chính ngồi chỉ tiêu NPV, IRR, cần chú trọng đến việc phân tích độ nhạy cảm của các chỉ tiêu hiệu quả. Chỉ tiêu này không chỉ giúp các nhà thẩm định xác định được giới hạn biến động của các biến số sao cho dự án có lãi và cịn xác định trong dự án nhân tố nào ảnh hưởng quan trọng nhất đến chỉ tiêu hiệu quả để kiểm soát chặc chẽ sự biến động của nhân tố đó trong q trình cho vay. Việc thẩm định một cách kỹ lưỡng sẽ là cơ sở xác định mức cho vay, thời hạn thu nợ, mức thu nợ từng thời kỳ hợ lý, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp.
- Trường hợp thẩm định KH vay vốn: Yếu tố cần quan tâm ở đây là khả năng tài chính của doanh nghiệp (ROA, ROE, hệ số nợ, hệ số tự tài trợ,...) được xét trong một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, cần phải xác định được chiều sâu phát triển của doanh nghiệp được thể hiện trong chiến lược
phát triển, chính sách điều hành của bộ máy quản lý; chú trọng tới độ bền của khả năng quản trị điều hành và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Song song với công tác thẩm định, việc tăng cuờng kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn vay của KH cũng cần đuợc chú trọng. Công tác đi thực tế và làm việc với KH cần đuợc tiến hành thuờng xuyên theo hình thức kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất. Để nâng cao chất luợng kiểm tra giám sát vốn vay, cán bộ cần soạn thảo truớc các nội dung cần xác minh/tìm hiểu và thơng tin cần thu thập, trình lãnh đạo phịng thơng qua, tránh hiện tuợng kiểm tra mang tính hình thức, đối phó, khơng phản ánh chính xác tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nhu tình hình tài chính của KH.
Bên cạnh đó, do rủi ro trong hoạt động cho vay có thể xuất hiện bất cứ lúc nào, do đó, hoạt động KTKSNB phải đảm bảo đuợc thực hiện trong tất cả các khâu của quy trình nghiệp vụ này (kiểm sốt truớc - trong - sau khi cho vay): (i) Kiểm soát truớc khi cho vay: thẩm định KH và thẩm định phuơng án sản xuất kinh doanh, dự án đầu tu; (ii) Kiểm soát trong khi cho vay: kiểm tra các chứng từ giải ngân, hồ sơ giải ngân, kiểm tra các điều kiện rút vốn của KH, kiểm tra việc phát hiện tiền vay; (iii) Kiểm sốt sau khi cho vay: kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay của KH, kiểm tra đảm bảo vốn vay, kiểm tra khả năng thu hồi nợ trên cơ sở theo dõi, phân tích các báo cáo định kỳ, các chứng từ hóa đơn hình thành từ vốn vay.
• Tăng cường công tác đào tạo cho các cán bộ trực tiếp thực hiện
hoạt động cho vay tại chi nhánh:
Hiện nay, cơng tác kiểm sốt cho vay tại chi nhánh vẫn còn tồn tại sai sót,
một phần là do một số cán bộ chua ý thức đuợc tầm quan trọng của hoạt động kiểm sốt, do đó vấn đề cần đặt ra là làm thế nào để nâng cao nhận thức của cán
bộ về sự cần thiết và vai trị của hoạt động kiểm sốt hoạt động cho vay.Trong đó, cán bộ tín dụng là nhân tố quan trọng trong hoạt động kiểm sốt cho vay. Vì
vậy, khơng chỉ nâng cao nhận thức cho cán bộ tín dụng về ý nghĩa của kiểm sốt
tín dụng mà cần đào tạo cho họ các kiến thức và kỹ năng cần thiết để phục vụ hoạt động này, từ đó tạo cho họ khả năng chủ động trong kiểm soát đối với các khoản vay phức tạp, khó giám sát. Để đạt được mục tiêu này, cần thực hiện:
- Đưa ra các tiêu chí đánh gía tổng kết thi đua trong kế hoạch kinh doanh của từng cán bộ tín dụng nhằm nâng cao tính trách nhiệm của các cán bộ tín dụng.
- Thực hiện đào tạo lại cho nguồn nhân lực hiện có: (i) tăng cường các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng và cập nhật kiến thức mới cho các cán bộ nhân viên bằng các khóa đào tạo ngắn ngày, đảm bảo đội ngũ cán bộ có các kỹ năng trình độ cần thiết đáp ứng yêu cầu công việc; (ii) thường xuyên tổ chức tập huấn, hội thảo, trao đổi về hoạt động nghiệp vụ. NH có thể tổ chức các cuộc thi dành cho cán bộ tín dụng, trong đó, đặt ra các tình huống để các cán bộ tín dụng có thể trải nghiệm, rèn luyện kiến thức và kỹ năng xử lý tình huống, mang lại những bài học nhẹ nhàng mà sâu sắc về tầm quan trọng của hoạt động kiểm sốt tín dụng và đánh vào ý thức của cán bộ tín dụng để họ thấy được sự cần thiết phải thực hiện sát sao công tác này; (iii) xây dựng kế hoạch đào tạo, huấn luyện và đào tạo nhân viên khi có sự thay đổi về cơ chế, chính sách, mục tiêu kinh doanh, quy trình cơng nghệ kỹ thuật.
- Cần loại bỏ tâm lý “cho vay chỉ dựa trên tài sản bảo đảm” của cán bộ tín dụng; trong tiếp cận và xét duyệt khoản vay cần duy trì kiên quyết nguyên tắc “chỉ cho vay khi hiểu được KH, có thể kiểm sốt được khoản vay”.
- Có chính sách tuyển dụng thu hút nguồn nhân lực trẻ, có trình độ cao; tạo mơi trường làm việc năng động, tích cực và có chế độ đãi ngộ hợp lý.
• Xây dựng đội ngũ kiểm sốt viên nội bộ có kinh nghiệm, có phẩm
chất đạo đức và gắn bó với Ngân hàng TMCP Cơng thương Việt Nam:
cho hoạt động quản lý điều hành của Ban lãnh đạo NH, làm tăng tính chính xác
và an tồn trong việc ra quyết định. Vì vậy, địi hỏi kiểm sốt viên nội bộ phải có trình độ năng lực tốt, có hiểu biết chun sâu về nhiều lĩnh vực quản lý, kế