I Kiểm soát nội J dung thẩm định
2.2.2.2. Hệ thống kiểm sốt nội bộ hoạt động cho vay tạivịng kiểm soát thứ ha
hai
Việc KSNB hoạt động cho vay tại vịng kiểm sốt thứ hai được thực hiện cụ thể tại bộ máy kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ. Bộ máy KTKSNBlà đơn vị thuộc Ban điều hành NHCT, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Khối quản lý rủi ro, theo phân công ủy quyền của Tổng Giám đốc. Bộ máy KTKSNBđược tổ chức thành hệ thống thống nhất theo ngành dọc trong hệ thống NHCT gồm Phòng KTKSNB tại Trụ sở chính (có các tổ chun đề); Phịng KTKSNB tại các khu vực (có các bộ phận KTKSNB tại chi nhánh trong nước); Phịng KTKSNB tại chi nhánh nước ngồi của NHCT.
Mục tiêu của bộ máy KTKSNB là thực hiện kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định của pháp luật; quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội
bộ của NHCT, nhằm phát hiện, cảnh báo ngăn ngừa kịp thời hành vi vi phạm và đề xuất xử lý các tồn tại, sai phạm trong mọi hoạt động nghiệp vụ của các đơn vị, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và hoạt động của NHCT. Bên cạnh đó, bộ máy KTKSNB phải xây dựng, sửa đổi, bổ sung và thường xun hồn thiện phương pháp, chính sách, quy định, quy trình nội bộ kiểm tra kiểm tra sốt nội bộ trình Ban lãnh đạo NHCT xem xét phê duyệt và thực hiện đảm bảo chất lượng hoạt động KTKSNB của Bộ máy KTKSNB.
a. Giám sát từ xa
Giám sát từ xa là quá trình bộ máy KTKSNB thực hiện giám sát CN thông qua các công cụ, hệ thống được xây dựng trên cơ sở các quy trình, quy định cụ thể liên quan đến chức năng nhiệm vụ của mình, phát hiện ra các sai lệch trong việc khai báo trên hệ thống, cảnh báo Chi nhánh để kịp thời khắc phục chỉnh sửa. Quy trình giám sát từ xa triển khai thơng qua các bước sau:
(1) Thu thập, phân tích thơng tin giám sát: Cán bộ KTKSNB khai thác
các dữ liệu/số liệu từ các chương trình hỗ trợ giám sát; theo dõi các biến động của Chi nhánh hàng ngày và các thông tin thu thập từ bên ngoài. Một số các chỉ tiêu, dấu hiệu cảnh báo sớm rủi ro được theo dõi bởi KTKSNB (thông qua chương trình giám sát từ xa):
- Các khoản giải ngân, thu nợ cho một khách hàng với số tiền bằng nhau trong thời gian ngắn
- Các khoản nợ phát sinh nợ quá hạn dưới 10 ngày/các khoản nợ chuyển nhóm nợ liên tục
- Các khoản giải ngân bằng tiền mặt cần chú ý - Cho vay với lãi suất thấp hơn sàn
- Các khoản vay trung dài hạn có lãi suất cố định - Các khoản nợ được phân loại nợ thủ công
(2) Xử lý thông tin, đề xuất mâu chọn giám sát, xác minh: Trên cơ sở
dữ liệu thu thập đuợc, cán bộ KTKSNB chủ động lựa chọn mẫu chọn giám sát trên cơ sở phân tích các dấu hiệu rủi ro trình lãnh đạo rà sốt, phê duyệt mẫu chọn giám sát, xác minh.
(3) Xác minh làm rõ vấn đề nghi vấn: Buớc đầu phân tích thơng tin,
xác minh tại chỗ thơng qua các chuơng trình sẵn có:
- Nếu khơng phát sinh lỗi không tuân thủ, cán bộ KTKSNB lập báo cáo gửi lãnh đạo tổng hợp chung vào báo cáo kết quả giám sát tháng
- Nếu phát hiện có vụ việc: thực hiện báo cáo nhanh qua điện thoại hoặc email cho phòng TSC kèm bản scan chứng từ, tài liệu; sau đó hồn thiện báo cáo vụ việc chi tiết theo mẫu gửi về phịng TSC; dự thảo thơng báo cho CN về lỗi vi phạm, khả năng rủi ro và thống nhất kế hoạch KPCS, kế hoạch phịng ngừa, kiểm sốt rủi ro.
- Truờng hợp thông tin chua rõ, cần phải xác minh thực tế, cán bộ PKV đề xuất, trình lãnh đạo PKV phê duyệt
Truờng hợp thực hiện xác minh tại đơn vị, cán bộ PKV thực hiện thu thập hồ sơ, chứng từ; phỏng vấn cán bộ CN, làm việc trực tiếp với KH,. .Sau khi xác định đuợc kết quả, cán bộ PKV thực hiện nhu trên đối với 2 truờng hợp: (i) Khơng phát sinh lỗi; (ii) Phát hiện có vụ việc.
b. Kiểm tra trực tiếp
Kiểm tra trực tiếp là việc Đoàn/Tổ kiểm tra thực hiện kiểm tra trực tiếp tại Đơn vị để xem xét tình hình thực tế, đánh giá, nhận xét Đơn vị đuợc kiểm tra, ghi nhận kết quả kiểm tra tại Biên bản kiểm tra đuợc hai bên thông qua.
(1) Xây dựng kế hoạch kiểm tra hàng năm: Căn cứ quy mô hoạt động,
mức độ rủi ro, định huớng, kế hoạch, tình hình kinh doanh của các Đơn vị, nghiệp vụ, kết quả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong hệ thống NHCT và các nguồn lực hiện có, phịng KTKSNB TSC sẽ là đầu mối tổng hợp các
đề xuất kiểm tra các mặt nghiệp vụ nói chung và nghiệp vụ tín dụng nói riêng từ các phịng ban nghiệp vụ TSC, phịng KTKSNB Khu vực và Kiểm tốn nội bộ. Trên cơ sở đó, phịng KTKSNB TSC sẽ tổng hợp trình Tổng giám đốc/Giám đốc khối QLRR phê duyệt.Sau khi kế hoạch đã đuợc phê duyệt, phịng KTKSNBTSC thơng báo kế hoạch kiểm tra năm sau (truớc ngày 25/12) cho các phòng, ban TSC/phòng KTKSNBKV và Chi nhánh để triển khai thực hiện.
(2) Chuẩn bị kiểm tra theo kế hoạch
Khảo sát, lựa chọn, bố trí nhân sự thành lập Đồn/Tổ kiểm tra: Căn cứ
vào mục đích, u cầu của cuộc kiểm tra, Truởng đồn kiểm tra thực hiện thu thập thông tin/dữ liệu, xác định quy mô, phạm vi để lập đề cuơng kiểm tra; cân đối nguồn lực để đề xuất nhân sự, thời gian thực hiện kiểm tra.
Xây dựng Đề cương kiểm tra :Đề cuơng kiểm tra đuợc lập riêng cho
từng cuộc kiểm tra và cho từng Đơn vị đuợc kiểm tra, trình Cấp có thẩm quyền phê duyệt.Nội dung đề cuơng kiểm tra bao gồm: mục đích, yêu cầu, phuơng pháp, thời hiệu và nội dung kiểm tra, qui định về việc lập biên bản và báo cáo kết quả kiểm tra, tổ chức thực hiện kiểm tra nhằm đáp ứng mục tiêu của cuộc kiểm tra.
Lập quyết định kiểm tra: Sau khi hồn thành xong bố trí nhân sự và xây
dựng đề cuơng kiểm tra, Truởng đoàn kiểm tra hoặc cán bộ đuợc giao nhiệm vụ dự thảo Quyết định kiểm tra trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Quyết định kiểm tra sau khi đuợc phê duyệt sẽ đuợc gửi cho Đơn vị đuợc kiểm tra và từng thành viên trong Đoàn kiểm tra.
(3) Thực hiện kiểm tra
Kiểm tra hình thức, nội dung hồ sơ, tài liệu: Kiểm tra, đối chiếu, xác
định, đánh giá tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp, sự tuân thủ của hồ sơ pháp lý, hồ sơ cấp tín dụng, hồ sơ tài sản bảo đảm,hồ sơ giải ngân và các tài liệu, chứng
từ khác (sự đầy đủ, sự hợp pháp, hợp lý, thẩm quyền,...) so với quy định của Pháp luật, so với quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ và văn bản chỉ đạo của NHCT trong từng thời kỳ. Đánh giá việc tuân thủ quy chế, quy trình nghiệp vụ của Đơn vị đuợc kiểm tra.
- Hồ sơ pháp lý: Kiểm tra sự đầy đủ, hợp lý, tính hợp pháp của hồ sơ pháp lý theo quy định hiện hành và đặc thù của từng loại hình/quy mơ của khách hàng. Trong đó đặc biệt luu ý đến thẩm quyền ký kết hợp đồng tín dụng, giấy nhận nợ và những thay đổi nguời đại diện theo pháp luật.
- Hồ sơ cấp tín dụng: Kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ cấp tín dụng theo quy định hiện hành của NHCT; kiểm tra việc tuân thủ thẩm quyền cấp GHTD, cấp khoản tín dụng; rà sốt việc thực hiện đầy đủ các khâu trong quá trình thẩm định và phê duyệt cấp tín dụng; đánh giá tính khả thi của phuơng án, dự án kinh doanh của KH, từ đó có kiến nghị độc lập đối với Chi nhánh; kiểm tra hình thức, nội dung của hợp đồng cấp tín dụng, phát hiện các điểm chua chặt chẽ, khơng đầy đủ tính pháp lý trong hợp đồng cấp tín dụng.
- Hồ sơ tài sản bảo đảm: Kiểm tra thẩm quyền nhận bảo đảm, tính pháp lý của biện pháp bảo đảm;kiểm tra việc thẩm định, định giá TSBĐ; đối chiếu mức cấp tín dụng tối đa trên giá trị định giá TSBĐ so với quy định hiện hành; kiểm tra việc thực hiện công chứng/chứng thực đối với HĐBĐ, đăng ký giao dịch bảo đảm; kiểm tra hình thức, nội dung, tính pháp lý của HĐBĐ.
- Hồ sơ giải ngân: Đối chiếu mục đích sử dụng vốn trên giấy nhận nợ, các chứng từ giải ngân với hợp đồng cấp tín dụng và tờ trình thẩm định của cán bộ tín dụng, phuơng án vay vốn của KH; kiểm tra tính đầy đủ của các chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay do KH cung cấp, luu ý xem xét tính pháp lý của các chứng từ này.
Kiểm tra sự khớp đúng giữa hồ sơ máy và hồ sơ giấy, chủ yếu là các
bảo đảm,...đảm bảo các thơng tin ghi nhận trên hệ thống chính xác và phù hợp với hồ sơ giấy.
Đánh giá công tác kiểm tra sử dụng vốn vay, kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính định kỳ: kiểm tra tần suất, số lượng của
các cuộc kiểm tra sử dụng vốn vay, kiểm tra tình hình SXKD, tình hình tài chính định kỳ theo đúng quy định hiện hành của NHCT; đánh giá nội dung kiểm tra của cán bộ tín dụng trong biên bản kiểm tra so với yêu cầu theo quy định hiện hành.
Kiểm tra, xác minh, đối chiếu thực tế: Tùy theo tính chất, yêu cầu của
từng cuộc kiểm tra, mức độ phức tạp của các hồ sơ cần kiểm tra., cán bộ kiểm tra đề nghị với Trưởng đoàn/Tổ trưởng tổ chức đi kiểm tra, xác minh, đối chiếu thực tế khách hàng hoặc bên thứ 3 có liên quan. Việc đối chiếu phải tiến hành kiểm tra trực tiếp tại trụ sở, nơi cư trú, địa chỉ kho hàng (nếu có), địa chỉ các tài sản bảo đảm.. .của khách hàng vay hoặc bên thứ 3 có liên quan. Việc xác minh, đối chiếu được lập thành biên bản có đầy đủ chữ ký của khách hàng, của bên thứ 3 (nếu có) và/hoặc lãnh đạo phịng nghiệp vụ/cán bộ nghiệp vụ của Đơn vị được kiểm tra (trường hợp cần thiết phải có cả thành phần Ban giám đốc Đơn vị được kiểm tra cùng ký trên biên bản kiểm tra). Trường hợp, khách hàng vay hoặc bên thứ 3 (nếu có) khơng đồng ý ký biên bản, cán bộ kiểm tra cần ghi rõ lý do khách hàng không đồng ý ký trong biên bản kiểm tra đối chiếu thực tế và lưu giữ các bằng chứng đính kèm và có chữ ký xác nhận của Lãnh đạo phòng nghiệp vụ/cán bộ nghiệp vụ của Đơn vị được kiểm tra.
Quan sát, phỏng vấn, làm việc với Lãnh đạo/cán bộ nghiệp vụ liên quan
tại Đơn vị được kiểm tra để tìm hiểu, xác định ngun nhân lỗi khơng tuân thủ, mức độ, tính chất vi phạm của tập thể, cá nhân có liên quan.
Lập Phiếu kiểm tra và thơng qua đối với bộ phận nghiệp vụ tại Đơn vị
vòng 1 ngày kể từ khi bộ phận nghiệp vụ của Đơn vị được kiểm tra nhận được Phiếu kiểm tra. Trường hợp đại diện bên được kiểm tra không ký Phiếu kiểm tra sau 01 ngày làm việc, Phiếu kiểm tra được công nhận và là bộ phận không tách rời của Biên bản kiểm tra.Lưu ý phiếu kiểm tra phải mô tả rõlỗi không tuân thủ, phải dẫn chiếu cụ thể điều, khoản quy định, quy chế, quy trình làm căn cứ xác định lỗi.
(4) Dự thảo và thông qua Biên bản kiểm tra
Trên cơ sở Phiếu kiểm tra của các thành viên Đoàn kiểm tra, Trưởng Đồn/Tổ trưởng có trách nhiệm rà sốt lại kết quả kiểm tra và thống nhất nội dung tổng hợp với thành viên Đoàn/Tổ kiểm tra trong thời gian 02 ngày và lấy đó làm kết quả để dự thảo Biên bản kiểm tra. Biên bản kiểm tra sẽ được ký với người đứng đầu đơn vị được kiểm tra vào ngày làm việc cuối cùng của Đoàn/Tổ kiểm tra tại đơn vị được kiểm tra.Biên bản kiểm tra phải ghi rõ số trang và các phụ lục đính kèm (nếu có); Trưởng đồn/Tổ trưởng và Đại diện của Đơn vị được kiểm tra ký vào từng trang của Biên bản kiểm tra và phụ lục kèm theo và đóng dấu giáp lai của Đơn vị được kiểm tra. Biên bản sau khi đã được ký là cơ sở pháp lý để Đoàn/Tổ kiểm tra báo cáo Ban Lãnh đạo về kết quả kiểm tra
(5) Báo cáo kết quả kiểm tra và văn bản chỉ đạo sau kiểm tra
Sau khi Biên bản kiểm tra được thông qua, Trưởng đoàn/Tổ trưởng lập Báo cáo kết quả cuộc kiểm tra kèm Biên bản kiểm tra trình Cấp có thẩm quyền phê duyệt.Nội dung Báo cáo kết quả cuộc kiểm tra tóm tắt kết quả kiểm tra; các vi phạm chính yếu dẫn đến tiềm ẩn rủi ro/rủi ro cho hoạt động của đơn vị và hệ thống NHCT; xác định cá nhân, tập thể vi phạm pháp luật, quy định, quy trình nghiệp vụ dẫn đến tổn thất, rủi ro/tiềm ẩn rủi ro; vi phạm Quy chế nội quy lao động của NHCT, đề xuất các biện pháp kiểm soát Đơn vị được kiểm tra.
việc
Đối với những sai phạm, nhưng yếu kèm cần phải có chấn chỉnh, chỉ đạo của Ban lãnh đạo NHCT, Trưởng đoàn/Tổ trưởng phải dự thảo văn bản chỉ đạo sau kiểm tra trình cấp có thẩm quyền phê duyệt gửi cho Đơn vị được kiểm tra.
c. Kết quả kiểm tra giám sát của bộ máy KTKSNB (vịng kiểm sốt thứ 2) trong năm 2014
Năm 2014, bộ máyKTKSNB đã thực hiện: i) Giám sát tồn diện tình hình hoạt động của CN theo hướng dẫn tại Quy trình tạm thời giám sát hoạt động CN ban hành kèm theo QĐ của Chủ tịch HĐQT Ngân hàng Cơng thương Việt Nam; (ii)Giám sát tín dụng nội bộ theo mơ hình tín dụng mới (giám sát giải ngân, xuất nhập kho TSBĐ), tổng số hồ sơ đối chiếu, giám sát trong năm 2014 là 1.176.007 hồ sơ; (iii) hoàn thành 28 đoàn kiểm tra toàn diện CN, 121 đoàn kiểm tra từng mặt nghiệp vụ CN, 1.788 cuộc kiểm tra đột xuất; (iv)Trên cơ sở kết quả giám sát, định hướng rủi ro và chỉ đạo của Ban lãnh đạo, Bộ máy KTKSNB đã tập trung kiểm tra 23 chuyên đề trên tất cả các mảng nghiệp vụ chính và 11 chuyên đề phối hợp với các phòng TSC thực hiện; (v) Báo cáo kịp thời 125 vụ việc nổi cộm tại các CN, kiến nghị đề xuất tới Ban lãnh đạo để xử lý kịp thời, đồng thời tổng hợp cảnh báo trong toàn hệ thống; (vi) Qua kiểm tra, đã cảnh báo1.166 KH (N1, N2),tổng dư nợ cảnh báo76.114.775 trđ,có tình hình hoạt động SXKD/tài chính khó khăn, các KH sử dụng vốn vay sai mục đích... để cảnh báo, kiến nghị CN thực hiện các biện pháp quản lý, giám sát kịp thời để hạn chế rủi ro;(vii) Ghi nhận các khó khăn, vướng mắc trong hoạt động của CN và đưa ra 56đề xuất điều chỉnh/hoàn thiệnvăn bản, cơ chế của NHCT.
> Các vụ việc phát hiện qua giám sát
Tổng cộng, bộ máy KTKSNB đã ghi nhận125 vụ việc điển hình và yêu cầu CN KPCS đồng thời rút ra bài học kinh nghiệm để cảnh báo rủi ro, chấn chỉnh các CN, cụ thể gồm:
Phần lớn các vụ việc phát sinh thuộc nghiệp vụ tín dụng (70%), tiếp đó đến cơng tác an tồn kho quỹ, huy động vốn, thanh toán, thẻ, kế tốn tài chính và khác.
Lỗi rất nghiêm trọng TD (khơng KTSDVV, phân loại nợ...) 14 Cháy/nổ/tai nạn/sự kiến bất thường ảnh hưởng KH vay vốn 12" KH/Bên sở hữu TS/Bên có liên quan bị bắt, khởi tố/tố cáo 11
Vi phạm đạo đức 9"
Khác 9"
Quản lý/Xuất/tạm xuất TSBĐ/Xử lý TSBĐ sai quy định, vượt thẩm quyền
9"
An toàn tài sản Chi nhánh/PGD/ATM 6^
KH khiếu nại/ phản ánh thơng tin bất lợi về NHCT 5" Hạch tốn sai tên,TK người thụ hưởng/nhầm 2 lần/Hạch toán điều
chỉnh sai quy định
5" GN 2 lần/GN chưa hạch toán kịp thời trên hệ thống 3
Ký/đóng dấu lên thẻ trắng trước khi phát hành sai quy định 3
Rủi ro liên quan đến việc xác thực KH 3
Đối tượng bên ngoài lừa đảo 3
Thừa, thiếu quỹ không rõ nguyên nhân 2