5. Kết cấu đề tài
1.2.3. Nội dung và quy trình công tác quản lý bảolãnh tiền vay
Đối với từng mảng dịch vụ ngân hàng được cung cấp thì nhà quản trị ngân hàng cũng phải đề ra mục tiêu, chương trình, cũng xác định và điều hòa nguồn tài nguyên, cũng phải tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra việc thực hiện để hoạt động bảo lãnh tiền vay của ngân hàng đạt được các mục đích mục tiêu kinh doanhở mỗi thời kỳ với phương châm an toàn và hao tổn ít nhất về nguồn lực.
Do đó, có thể khái quát hoạt động quản lý bảo lãnh tiền vay ngân hàng có các nội dung cơ bản sau:
1.2.3.1. Công tác hoạch định cho hoạt động bảo lãnh tiền vay
Là việc xác định mục tiêu phải đạt được trong từng khoảng thời gian nhất định. Thực chất hoạch định tài chính là sự dự kiến những gì mình sẽ đạt được trong tương lai, đạt được mục tiêu gì và muốn đạt được mục tiêu đó thì phải làm gì, khi nào làm và ai có thể làm công việc đó, sao cho công việc được hoàn thành với chi phí tối thiểu và thời gian bỏ ra là thấp nhất. Như vậy, hoạch định bao gồm việc xác định các mục tiêu và việc lựa chọn chiến lược, sách lược để thực hiện mục tiêu đã xác định.[4]
Tất nhiên là với khả năng hiện có, con người khó có thể dự đoán chính xác những gì sẽ xảy ra trong tương lai, nhưng những dự đoán đó nhất thiết phải có để mỗi cá nhân thấy được hướng hành động của tập thể từ đó phát huy nỗ lực của bản thân để đạt đến mục tiêu đãđề ra. Đây là vấn đề cơ bản nhất của quá trình quản lý bảo lãnh tiền vay.
1.2.3.2. Tổ chức thực hiện hoạt động bảo lãnh
Là chức năng nhằm thiết kế các cơ cấu của ngân hàng. Trong chức năngnày nhà quản lý sẽ phải thực hiện các công việc sau: Nghiên cứu lại các công việc cần phải làm để đạt được mục tiêu. Trên cơ sở các công việc phải làm đó, tổ chức các bộ phận để thực hiện công việc đó. Đồng thời bố trí người quản lý các bộ phận và các nhân viên của các bộ phận trên cơ sở gắn liền với khả năng của từng người với công việc, nhiệm vụ được giao. Xác định các mối quan hệ giữa các bộ phận, các cấp quản lý khác nhau…nhằm hỗ trợ cho nhau trong quá trình hoạt động trong việc thực hiện mục tiêu của ngân hàng. [4]
Trong thực tế, việc tổ chức thực hiện cụ thể như sau:
a. Tổ chức các bộ phận để hoàn thành được mục tiêu:
Phân công phân nhiệm trong hoạt động bảo lãnh bao gồm: Cán bộ quản lý khoản bảo lãnh, Lãnh đạo Phòng tín dụng, Bộ phận thẩm định, Giám đốc, Cán bộ văn thư, Cán bộ hậu kiểm.[4]
Sơ đồ1.3: Bộ máy quản lý hoạt động bảo lãnh tiền vay
Cán bộ quản lý khoản bảo lãnh (CBQLKBL):
- Tiếp nhận và hướng dẫn khách hàng về quy định bảo lãnh.
- Thu thập hồ sơ, tài liệu và thông tin về khách hàng đề nghị bảo lãnh và nghĩa vụ đề nghị bảo lãnh.
- Thẩm định các điều kiện bảo lãnh, lập báo báo cáo thẩm định. - Sau khi khoản bảo lãnhđược cấp có thẩm quyền phê duyệt:
- Soạn thảo Hợp đồng bảo đảm cho bảo lãnh; Hợp đồng cấp bảo lãnh, Thư bảo lãnh. Trường hợp không đồng ý bảo lãnh: Soạn văn bản thông báo cho khách hàng về quyết định từ chối bảo lãnh.[4]
- Sau khi nội dụng Thư bảo lãnh đã được thông qua bởi các cấp có thẩm quyền, CBQLKBL thực hiện các thủ tục xuất kho mẫu Thư bảo lãnh và in nội dung Thư bảo lãnh trên mẫu Thư in sẵn.
- Trực tiếp ký trên Hợp đồng cấp bảo lãnh, Thư bảo lãnh trước khi trình Trưởng Phòng Tín dụng và Giám đốc (trường hợp khoản bảo lãnh không phải thông qua Phòng/Tổ thẩm định).
- Trình Giám đốc ký Hợp đồng bảo đảm cho bảo lãnh, Hợp đồng cấp bảo lãnh, Thư bảo lãnh.
- Hạch toán khoản bảo lãnh trên hệ thống.
Chuyển Hợp đồng bảo đảm cho bảo lãnh, Hợp đồng cấp bảo lãnh, Thư bảo lãnh cho bộ phận văn thư để vào sổ theo dõi công văn riêng về bảo lãnh và đóng dấu theo quy định.
- Mở sổ theo dõi nghiệp vụ bảo lãnh và lưu giữ hồ sơ theo quy định hiện hành. - Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc khách hàng thực hiện nghĩa vụ được bảo lãnh theo đúng các hợp đồng liên quan. Kiểm tra tiến độ thực hiện phương án/dự án sản xuất kinh doanh, tình hình thực hiện hợp đồng kinh tế có liên quan đến khoản bảo lãnh.
Lãnhđạo Phòng tín dụng:[9]
+ Kiểm tra toàn bộ hồ sơ đề nghị bảo lãnh và báo cáo thẩm định của CBQLKBL.
+Trường hợp cần thiết, có thể trực tiếp thẩm định bên được bảo lãnh + Yêu cầu CBQLKBL bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (nếu cần)
+ Kiểm soát nội dung dự thảo Thư bảo lãnh, Hợp đồng cấp bảo lãnh và Hợp đồng bảo đảm cho bảo lãnh do CBQLKBL cùng với khách hàng lập đảm bảo phù hợp với các quy định của NHNN.
+ Trực tiếp ký trên Hợp đồng cấp bảo lãnh, Thư bảo lãnh trước khi trình Giám đốc
+ Phê duyệt khoản bảo lãnh trên hệ thống sau khi có quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền
+Đôn đốc hoặc cùng CBQLKBL kiểm tra, theo dõi việc thực hiện các nghĩa vụ được bảo lãnh của khách hàng, đề xuất các biện pháp xử lý
Bộ phận Thẩm định:
- Cán bộ thẩm định: thẩm định các điều kiện bảo lãnh theo quy định, lập báo cáo thẩm định.
-Trưởng Phòng/Tổ Thẩm định: kiểm soát hồ sơ bảo lãnh và báo cáo thẩm định.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ khoản bảo lãnh, báo cáo thẩm định của Phòng/Tổ Thẩm định trình Giámđốc .
- Phòng/Tổ Thẩm định lưu giữ 01 Báo cáo thẩm định đối với khoản bảo lãnh sau khi được Giám đốc phê duyệt.
- Chuyển toàn bộ hồ sơ khoản bảo lãnh và báo cáo thẩm định đã có phê duyệt của Giám đốc cho Phòng Tín dụng.
-Trưởng Phòng/Tổ thẩm định trực tiếp ký trên Hợp đồng cấp bảo lãnh, Thư bảo lãnh (đối với các khoản bảo lãnh phải thông qua Phòng/Tổ Thẩm định).
Giám đốc:
- Quyết định nội dung và ký Hợp đồng cấp bảo lãnh, Thư bảo lãnh.
Trường hợp có ý kiến khác nhau về khoản bảo lãnh, Giám đốc có thể triệu tập cuộc họp gồm các bộ phận liên quan: Tín dụng, Thẩm định, Kiểm tra kiểm soát nội bộ, Pháp chế (nếu có), Kinh doanh ngoại hối (đối với khoản bảo lãnh có yếu tố nước ngoài) để thống nhất trước khi quyết định hoặc tự mình quyết định ký kếtHợp đồng cấp bảo lãnh, Thư bảo lănh và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.[5]
Trường hợp khoản bảo lãnh vượt thẩm quyền theo quy định, Giám đốc lập tờ trình và chuyển toàn bộ hồ sơ trình Trụ sở chính (qua Ban Thẩm định) xem xét phê duyệt.
Chỉ đạo kiểm tra, theo dõi việc thực hiện các nghĩa vụ được bảo lãnh của khách hàng.
Cán bộ văn thư:
Đóng dấu khi bộ hồ sơ có đầy đủ chữ ký và được phê duyệt theo quy định; Hợp đồng cấp bảo lãnh, Thưbảo lãnh theođúng mẫu quy định.
Bản gốc Thư bảo lãnh gửi cho bên nhận bảo lãnh hoặc chuyển cho cán bộ tín dụng để giao trực tiếp cho Bên được bảo lãnh (nếu Bên được bảo lãnh yêu cầu), có ký Biên bản giao nhận.[5]
Trường hợp bảo lãnh có yếu tố nước ngoài (có ít nhất một trong các bên chủ thể tham gia là người nước ngoài, pháp nhân nước ngoài...), cán bộvăn thư chuyển bản gốc Thư bảo lãnh cho Phòng Kinh doanh ngoại hối để chuyển nội dung Thư bảo lãnh bằng điện SWIFT cho phía nước ngoài (bên nhận bảo lãnh, bên bảo lãnh đối ứng, bên bảo lãnh (trong trường họp ngân hàng xác nhận bảo lãnh). Trường hợp phía nước ngoài yêu cầu gửi bản gốc, Bản gốc Thư bảo lãnh (cả tiếng Việt và tiếng Anh) sẽ được gửi cho phía nước ngoài bằng dịch vụ chuyển phát nhanh có bảo đảm.
Thư bảo lãnhđược sao y 03 bản đóng dấu đỏ: 01 bản gửi cho CBQLKBL để lưu giữ và quản lý theo quy định; 01 bản gửi cho bên được bảo lãnh; Văn thư lưu 01 bản theo chế độ lưu trữ công văn.
Cuối ngày lập bảng kê các khoản bảo lãnh ký phảt trong ngày theo các tiêu chí: Số sêri Thư bảo lãnh, Tên đơn vị được bảo lãnh, địa chỉ, ngày phát hành, tên đơn vị nhận bảo lãnh, số tiền bảo lãnh, loại bảo lãnh, thời hạn bảo lãnh, tên CBQLKBL chuyển hồ sơ. Chuyển bảng kê cho Giám đốc và bộphận hậu kiểm.
Mở sổ theo dõi các Thư bảo lãnh đã phát hành theo các tiêu chí: số sêri Thư bảo lãnh, ngày phát hành, loại bảo lãnh, bên được bảo lãnh, bên nhận bảolãnh, số tiền bảo lãnh, thời hạn bảo lãnh.[5]
Mở sổ theo dõi các văn bản nhận được về việc bên nhận bảo lãnh yêu cầu Vietinbank thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh; ký kết giao nhận cho Phòng Tín dụng ngay trong ngày để xử lý.
Cán bộ hậu kiểm:
- Kiểm tra khoản bảo lãnhđãđược hạch toán khớp đúng trên hệ thống căn cứ sao kê các khoản bảo lãnh phát sinh trong ngày.
- Lập báo cáo hậu kiểm đối với các khoản bảo lãnh gửi Giám đốc. Báo cáo bao gồm các tiêu chí:Tên đơn vị được bảo lãnh (địa chỉ, số ĐKKD hoặc CMT (nếu có), ngày cấp, nơi cấp), ngày phát hành, thời hạn bảo lãnh, tênđơn vị nhận bảo lãnh
(Số ĐKKD hoặc CMT (nếu có), ngày cấp, nơicấp), số tiền bảo lãnh, loại bảo lãnh, việc đăng nhập thông tin về khoản bảo lãnh, số phí đã thu, số Hợp đồng cấp bảo lãnh khớp đúng số phê duyệt trên hệ thống.[5]
b. Thiết lập một chính sách bằng văn bản:
Một trong những phương pháp quan trọng nhất mà một ngân hàng có thể vận dụng để đảm bảo các khoản cấp bảo lãnh thỏa mãn được những tiêu chuẩn do các cơ quan quản lý ngân hàng đặt ra là thiết lập một chính sách bằng văn bản. Một chính sách như vậy sẽ cung cấp cho cán bộ tín dụng và các nhà quản lý ngân hàng đường lối chỉ đạo cụ thể trong việc ra quyết định và xây dựng danh mục.[11]
Bao gồm những vấn đề sau đây:[11]
Quy chế bảo lãnh
Ngân hàngquy định:
- Khách hàng (bên được bảo lãnh) bao gồm các tổ chức, cá nhân là người cư trú theo quy định của pháp luật.
-Cấp có thẩm quyền là cấp xét duyệt tín dụng theo quy định hiện hành bao gồm chuyên viên xét duyệt tín dụng, ban tín dụng, hội đồng tín dụng.
-Đơn vị bao gồm sở giao dịch, chi nhánh, phòng giao dịch.
-Đơn vị bao gồm giám đốc sở giao dịch, giám đốc chi nhánh, giám đốc phòng giao dịch.
-Bên được bảo lãnh là khách hàng được bảo lãnh (hay còn gọi là bên đề nghị bảo lãnh).
-Bên nhận bảo lãnh là tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước có quyền thụ hưởng bảo lãnh (hay còn gọi là bên thụ hưởng).
Khách hàng được bảo lãnh
+DNNN hoạt động theo Luật Doanh nghiệp của Việt Nam +Công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty hợp danh, liên doanh +Doanh nghiệp tư nhân
+Các TCTD được thành lập và hoạt động theo luật các TCTD
Các loại bảo lãnh do ngân hàng cung cấp
- Bảo lãnh dự thầu.
- Bảo lãnh thực hiện hợp đồng. - Bảo lãnh thanh toán.
- Bảo lãnh bảohành. - Bảo lãnh vay vốn.
- Bảo lãnh hoàn thanh toán. - Các loại bảo lãnh khác
Hình thức của cam kết bảo lãnh
- Thỏa thuận về việc bảo lãnh giữangân hàng, khách hàng và bên nhận bảo lãnh. - Thư bảo lãnh hoặc xác nhận bảo lãnh.
- Ký xác nhận bảo lãnh trên các hối phiếu/ lệnh phiếu.
- Các hình thức khác theo quy định của pháp luật do khách hàng đề nghị và Vietinbank chấp nhận.
Phạm vi bảo lãnh
- Tổng số dư bảo lãnh (không bao gồm trả ngay) và cho vay của ngân hàng cho một khách hàng không vượt quá 15% vốn tự có
- Tổng số dư bảo lãnh của ngân hàng cho một khách hàng trong mọi trường hợp kể cả bảo lãnh dưới hình thức L/C trả ngay không vượt quá 15% vốn tự có của ngân hàng đó.
- Khách hàng có yêu cầu bảo lãnh vượt quá 15% vốn tự có thì ngân hàng cùng với các tổchức tín dụng khác thực hiện đồng bảo lãnh theo quyđịnh .
Điều kiện bảo lãnh
- Khách hàng phải có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự. - Đối với tổ chức thành lập theo pháp luật Việt Nam:
+ Được thành lập, cho phép thành lập, đăng ký hoạt động theo quyết định của pháp luật.
+ Đại diện của tổ chức phải có năng lực hành vi dân sự, là người đại diện hoặc ủy quyền được pháp luật công nhận.
- Đối tượng bảo lãnh hợp pháp
- Thực hiện biện pháp đảm bảo theo quy định của ngân hàng: ký quỹ, cầm cố, thế chấp TSĐB, bảo lãnh bằng tài sản của bên thứ ba và các biện pháp bảo đảm khác theo quy định của pháp luật.
- Có khả năng tài chính
- Không có nợ quá hạn, không vi phạm cam kết chuyển tiền thanh toán L/C. - Thực hiện các quy định về vay trả nợ nước ngoài, quy định về quản lý ngoại hối khi bên nhận bảo lãnh là cá nhân, tổ chức nước ngoài.
- Đảm bảo các điều kiện theo quy định của pháp luật về thương phiếu đối với trường hợp bảo lãnh hối phiếu, lệnh phiếu.
- Đối với mở L/C nhập khẩu:
+ Mặt hàng không thuộcdiện cấm nhập khẩu, phù hợp với giấy phép kinh doanh. + Đối với L/C trả chậm: có cam kết bằng văn bản lệnh chuyển tiền thanh toán, đáp ứng điều kiện vay nước ngoài ngắn hạn, có văn bản của NHNN xác nhận đã đăng ký vay, trả nợ nước ngoài đối với L/C trung,dài hạn.
Phí bảo lãnh
Khách hàng phải trả cho ngân hàng phí bảo lãnh và các phí phát sinh có liên quan theo biểu phí dịch vụ hiện hành củangân hàng.
Ngân hàng thu phí một lần trước khi phát hành thư bảo lãnh/ xác nhận bảo lãnh, mức phí này có thể được ngân hàng thỏa thuận với khách hàng trong từng trường hợp cụ thể.
Ngân hàng không hoàn trả phí cho khách hàng vì bất cứ lý do gì.
1.2.3.3. Công tác lãnhđạo
Là quá trình mà nhà quản lý tác động lên hành vi của các đối tượng bị quản lý một cách có chủ đích, có định hướng, làm sao cho họ tự nguyện nhiệt tình phấn đấu để đạt được mục tiêu đã xác định.[6]
Lãnh đạo bao gồm việc đưa ra các quyết định có tính nguyên tắc mà mọi người phải tuân theo và tổ chức thực hiện các quyết định đó, nhưng đồng thời nó phải tạo điều kiện cho mọi cá nhân phát huy được khả năng của mình trong hành vi tập thể.
Phong cách lãnhđạo được cấu thành bởi ba yếu tố:[6]
- Khả năng nhận thức được các động cơ cá nhân ở mỗi nhân viên trong những thời điểm khác nhau.
- Khả năng khích lệ nhân viên tự nguyện làm việc với nỗ lực cao nhất. - Khả năng tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, hiểu biết lẫn nhau, khơi dậy nhiệt tình cá nhân.
Trên thực tế, để tác động đến các đối tượng quản trị, nhà quản trị có thể sử dụng các biện pháp giáo dục, hành chính và kinh tế.
Hay nói cách khác, trong thực tế đó là hoạt động tổ chức đào tạo, tập huấn cho cán bộ; ưu đãi quyền lợi gắn liền với ràng buộc trách nhiệm; quan tâm đến đời sống kinh tế của cán bộ.
1.2.3.4. Hoạt động kiểm tra
Chức năng kiểm tra được thể hiện qua sự theo dõi của nhà quản trị về kết quả công việc của nhân viên. Sự theo dõi này sẽ cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết nhằm điều chỉnh các quyết định của mình cho phù hợp với thực tế, hoặc phát huy các quyết định đang có tácđộng tích cực, chuẩn bị cho cá quyết định trong tương lai. Công việc kiểm tra cần phải thực hiện thường xuyên, liên tục và dựa trên hệ thống chỉ tiêu định hướng rõ rệt để lượng hóa các công việc một cách khoa học. Các bước cơ bản của chức năng kiểm tra bao gồm:[6]
- Theo dõi xem đối tượng quản trị đang hoạt động như thế nào, từ đó thu thập những thông tin về kết quả thực tế mà ngân hàng đãđạt được.
-Đối chiếu các kết quả đó với mục tiêu đề ra ban đầu.
-Tiến hành điều chỉnh, đảm bảo cho ngân hàng đi đúng quỹ đạo đãđịnh trước.