Cơ cấu tổ chức quản lý thu hiện nay theo quyết định 800/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam về việc thành lập tổ nghiệp vụ, do đó BHXH huyện đã phân cấp thành lập tổ quản lý thu tại đơn vị bao gồm 01 cán bộ là tổ trưởng và 03 cán bộ là thành viên chịu sự quản lý trực tiếp của phó giám đốc phụ trách thu. Việc tổ chức quản lý thu được thực hiện theo sơ đồ 2.2 sau.
Hình 2.5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý thu của BHXH huyện Thanh Miện
Nguồn: BHXH huyện Thanh Miện, tỉnh Hải Dương
Cán bộ thu Phó giám đốc phụ trách thu Tổ trưởng tổ thu Cán bộ thu Cán bộ thu Các đơn vị tham gia BHXH Giám đốc
Căn cứ vào cơ cấu tổ chức quản lý Tổ thu có trách nhiệm:
Xây dựng trình Giám đốc Bảo hiểm xã hội huyện dự toán thu, kế hoạch phát triển đối tượng tham gia, kế hoạch thu nợ đối với các tổ chức, cá nhân nợ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt. Tổ chức thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của các tổ chức, cá nhân trên địa bàntheo quy định của pháp luật
Kiểm tra, đối chiếu danh sách các đối tượng tham gia và tổng hợp báo cáo số thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin về việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp khi tổ chức, cá nhân, các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Thực hiện hoàn thiện hồ sơ khởi kiện các tổ chức và cá nhân vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế thuộc thẩm quyền của Giám đốc Bảo hiểm xã hội huyện. Thựchiện các nhiệm vụ khác được Giám đốc Bảo hiểm xã hội huyện giao.
Trên cơ sở đó ban giám đốc BHXH huyện Thanh Miện đã phân công nhiệm vụ của các tổ, bộ phận chuyên môn nghiệp vụ bám sát với tình hình thực tế phù hợp với quy định của Bảo hiểm xã hội tỉnh Hải Dương, đảm bảo cho việc chuyên môn hóa, phát huy những mặt mạnh nhất của các tổ, các thành viên trong tổ nghiệp vụ để hoàn thành mọi kế hoạch được giao. Bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại hạn chế như việc bố trí ở một số khâu còn chưa hợp lý, chưa khoa học, chưa đáp ứng được với nhiệm vụ được
giao.
Về quy trình thu BHXH ở BHXH huyện Thanh Miện:
Đối với Người sử dụng lao động tham gia BHXH lần đầu:
Người lao động: Căn cứ vào hồ sơ gốc của mình như Quyết định tuyển dụng, hoặc Hợp đồng lao động kê khai “Tờ khai tham gia BHXH, BHYT” (Mẫu số A01-TS), kèm
theo 02 ảnh màu cỡ 3 x 4cm nộp cho người sử dụng lao động; trường hợp đã được cấp sổ BHXH thì không phải kê khai mà chỉ nộp sổ BHXH
Người sử dụng lao động: Kiểm tra, đối chiếu Tờ khai tham gia BHXH với hồ sơ gốc của từng người lao động; ký xác nhận và phải chịu trách nhiệm về những nội dung trên tờ khai của người lao động. Lập 02 bản danh sách “Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT” (Mẫu D02 - TS) và bản sao quyết định thành lập hoặc chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động; trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì nộp bản Hợp đồng lao động. Trong thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng, người sử dụng lao động phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quy định và sổ BHXH của người lao động cho cơ quan BHXH. Chuyển tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN theo đúng thời hạn v à phương thức đã đăng ký với cơ quan BHXH
Cơ quan BHXH: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra số lượng, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, đối chiếu với hồ sơ của người lao động, ghi mã số quản lý đơn vị và từng người lao động trên danh sách và trên Tờ khai tham gia BHXH ( mã đơn vị và người lao động ghi theo quy định của BHXH Việt Nam). Trường hợp hồ sơ chưa đủ, cơ quan BHXH phải hướng dẫn cụ thể để đơn vị hoàn thiện. Trong thời gian không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ phải trả lại đơn vị 01 bản Danh sách lao động tham gia BHXH bắt buộc để đơn vị thực hiện đóng BHXH.
Đối với Người sử dụng lao động đang tham gia BHXH:
Hàng tháng, nếu có tăng, giảm lao động hoặc thay đổi tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, người sử dụng lao động lập 02 bản danh sách “Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT ” (Mẫu D02 - TS) kèm theo hồ sơ như: Sổ BHXH, Đơn đề nghị của người lao động (Mẫu D01 - TS) Tờ khai, quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển, nghỉ việc, thôi việc hoặc hợp đồng lao động, quyết định tăng, giảm lương nộp cho cơ quan BHXH. Cơ quan BHXH tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định hồ sơ thông báo cho đơn vị đóng BHXH kịp thời cho NLĐ.
Khi người sử dụng lao động di chuyển từ địa bàn tỉnh này sang địa bàn tỉnh khác, phải xuất trình hồ sơ kèm theo 02 bản danh sách “ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT ” (Mẫu D02 - TS), Văn bản đề nghị (Mẫu D01b - TS) Bản sao quyết định hoặc
văn bản về việc cho người lao động đến thời điểm di chuyển từ địa bàn tỉnh này sang địa bàn tỉnh khác, cơ quan BHXH tỉnh chốt sổ BHXH cho người lao động.
Người sử dụng lao động thay đổi pháp nhân, chuyển quyền sở hữu, sáp nhập hoặc giải thể, phá sản theo quy định của pháp luật phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan BHXH và phải xuất trình hồ sơ kèm theo 02 bản danh sách“ Danh sách lao động tham
gia BHXH, BHYT ” (Mẫu D02 - TS), Văn bản đề nghị (Mẫu D01b - TS) đóng đủ BHXH cho người lao động đến thời điểm thay đổi. Cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH cho người lao động theo nguyên tắc đóng đến thời điểm nào thì xác nhận đến thời điểm đó.
Phương thức đóng BHXH:
Nguyên tắc đóng BHXH: Hàng tháng, chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng, người sử dụng lao động đóng BHXH trên quỹ tiền lương, tiền công của những người lao động tham gia BHXH; đồng thời trích từ tiền lương, tiền công tháng của từng người lao động theo quy định: người sử dụng lao động đóng 22%, người lao động đóng
10.5%.
Người sử dụng lao động đóng BHXH bằng hình thức chuyển khoản. Trường hợp người sử dụng lao động đóng BHXH bằng tiền mặt thì cơ quan BHXH phải hướng dẫn thủ tục nộp tiền vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH tại Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước..
Người lao động ký hợp đồng lao động với nhiều đơn vị tại một thời điểm thì chỉ đăng ký đóng BHXH theo một hợp đồng lao động.
Trường hợp truy đóng BHXH: Gồm các trường hợp: không đóng BHXH; đóng không đúng thời gian quy định; đóng không đúng mức; đóng không đủ số người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc; người lao động sau thời gian làm việc theo hợp đồng lao động dưới 3 tháng, khi hết hạn hợp đồng lao động mà vẫn tiếp tục làm việc hoặc ký hợp đồng lao động mới với đơn vị đó thì thời gian làm việc theo hợp đồng lao động trước đó phải truy đóng BHXH.
Thủ tục truy đóng: Người sử dụng lao động lập hồ sơ kèm theo 02 bản “ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT ” (Mẫu D02 - TS), Văn bản đề nghị (Mẫu D01b - TS)
và công văn kèm theo các hồ sơ liên quan của người lao động gửi cơ quan BHXH. Các trường hợp truy đóng BHXH do BHXH huyện giải quyết.
Trường hợp thoái trả tiền đã đóng BHXH:
Người sử dụng lao động khi không còn là đối tượng tham gia BHXH, nếu đóng thừa số tiền BHXH thì được thoái trả.
Thủ tục thoái trả: Người sử dụng lao động lập văn bản gửi cơ quan BHXH kèm theo các hồ sơ liên quan “ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT ” (Mẫu D02 - TS),
Văn bản đề nghị (Mẫu D01b - TS), BHXH huyện tiếp nhận hồ sơ, tiền hành kiểm tra, thẩm định và thoái trả cho đơn vị, không thoái trả cho từng người lao động.
Trường hợp người sử dụng lao động di chuyển khỏi địa bàn tỉnh nếu có đóng thừa BHXH thì cơ quan BHXH nơi người sử dụng lao động chuyển đi phải có văn bản báo cáo BHXH Việt Nam giải quyết.
Kết quả đóng BHXH: Hàng tháng căn cứ vào hồ sơ đăng ký tham gia BHXH và hồ sơ bổ sung (nếu có), các chứng từ chuyển tiền của đơn vị, giấy báo có của Ngân hàng hoặc Kho bạc nhà nước trong tháng để kiểm tra, đối chiếu và xác định số người tham gia
BHXH, tổng quỹ tiền lương, số tiền phải đóng, số tiền đã đóng, số tiền đóng thừa, thiếu và số tiền lãi chưa đóng, chậm đóng (nếu có); lập 02 bản “Thông báo kết quả đóng BHXH bắt buộc ” và gửi cho đơn vị sử dụng lao động 01 bản.
Trường hợp người sử dung lao động có hành vi vi phạm về đóng BHXH như không đóng, đóng không đúng thời gian quy định, đóng không đúng mức quy định, đóng không đủ số người thuộc diện tham gia BHXH, ngoài việc phải đóng số tiền chưa đóng, chậm đóng và bị xử lý theo quy định của pháp luật, còn phải đóng số tiền lãi do chưa đóng, chậm đóng.
hời điểm tính lãi là sau ngày thứ 30 kể từ ngày hết hạn phải đóng BHXH và theo tỷ lệ % lãi suất của hoạt động đầu tư từ quỹ BHXH trong năm.
Công thức tính:
Lt = D x K /12 (2.1)
Trong đó:
Lt: Số tiền lãi phải nộp chocơ quan BHXH do chưa đóng, chậm đóng, được tính hằng
tháng.
D: Số tiền chưa đóng, chậm đóng thuộc các trường hợp phải tính lãi. K: Lãi suất của hoạt động đầu tư quỹ BHXH trong năm
Tại Bảo hiểm xã hội huyện Thanh Miện, phòng Thu là phòng chủ lực trong việc đôn đốc, thực hiện công tác thu BHXH trên địa bàn huyện, góp phần tích cực, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, các chỉ tiêu thu do BHXH tỉnh phân bổ, kết quả thực hiện được thể hiện qua tổng số thu năm sau luôn cao hơn năm trước, trình độ cán bộ ngày càng được củng cố, hoàn thiện; chuyên viên phòng Thu nhiệt tình, trách nhiệm với công việc được giao, khai thác tối đa việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý thu.