Căn cứ vào thực trạng phân tích về các hoạt động quản lý công việc tại nguồn nhân lực trong một số bộ phận chuyên môn, cũng như tại vị trí phòng ban hiện nay tại công ty thì đối với việc phân tích công việc công ty cần phải giải quyết một số vấn đề sau: - Phân tích công việc phải do các cán bộ chuyên trách đảm nhận và tiến hành một cách khoa học. Các cán bộ chuyên trách do ban giám đốc cùng các trưởng phòng và các quản trị viên cấp cơ sở đảm nhận. Các nhà quản trị cấp cao có trình độ, năng lực và có đầu óc tổng hợp, các nhà quản trị cấp cơ sở có kinh nghiệm và nắm chắc tình hình thực tế của công ty. Xây dựng cán bộ chuyên trách kết hợp hai yếu tố trên sẽ giúp cho công tác phân tích công việc hiệu quả hơn, tránh được tình trạng nghiên cứu phân tích công việc chỉ là những nhìn nhận khách quan bên ngoài và những ý kiến chủ quan của người phân tích.
Để thực hiện phân tích công việc cho từng vị trí việc làm, cần thực hiện:
- Thống kê công việc theo chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty bao gồm 03 nhóm công việc:
+ Vị trí lãnh đạo, quản lý, điều hành: gồm có Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng/ Phó Phòng ban/phân xưởng.
+ Vị trí công việc hoạt động chuyên môn: gồm có kỹ sư, công nhân bậc cao, công nhân bậc thấp, Kỹ thuật viên.
+ Vị trí công việc hỗ trợ, phục vụ: gồm có Kế toán, công tác Tổ chức cán bộ, văn thư, hành chính quản trị, bảo vệ, lái xe.
- Xác định đặc điểm của từng chức danh công việc (đặc điểm có tính chất thường xuyên, liên tục, ổn định, lâu dài).
- Xác định các tiêu chuẩn về năng lực, kỹ năng, tuổi đời, thâm niên công tác đối với từng chức danh công việc.
- Thu thập thông tin về thực trạng về trách nhiệm, nhiệm vụ, hành vi, kỹ năng, điều kiện làm việc có liên quan đến CV.
- Phân tích hiện trạng nguồn lao động, xác định được vị trí việc làm đối với từng công việc, tiêu chuẩn cho mỗi công việc.
Việc thực hiện toàn bộ quá trình phân tích công việc các bộ phận sẽ do Trưởng Phòng Tổ chức lao động chủ trì. Các công việc Trưởng Phòng Tổ chức lao động cần làm là: Xác định mục đích của PTCV; Kế hoạch hóa và điều phối toàn bộ các hệ thống, các quá trình có liên quan; Xác định các bước tiến hành PTCV; Xây dựng các văn bản thủ tục, các bản câu hỏi, bản mẫu điều tra để thu thập thông tin. Tổ chức lực lượng cán bộ được thu hút vào PTCV. Viết các bản mô tả CV và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho những chức danh công việc thuộc bộ phận của mình. Quản lý, giám sát các bộ phận khác trong tổ chức về cách viết bản mô tả nhiệm vụ, yêu cầu về chuyên môn và tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Vai trò của Trưởng các bộ phận/trưởng các phòng trong xây dựng các văn bản PTCV cho lao động là thực hiện kế hoạch PTCV trong tổ chức; xác định các chức danh công việc cần phân tích; tổ chức thu thập thông tin PTCV trong bộ phận mình quản lý; viết các bản mô tả CV; bản yêu cầu chuyên môn và các bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho bộ phận của mình; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về tiến độ, chất lượng và số lượng các văn bản kết quả PTCV.
Sử dụng các văn bản PTCV giúp Công ty công khai nguyên tắc, chính sách và các ưu tiên nguồn nhân lực được xác định rõ ràng và cập nhật có thể giúp Công ty trong việc thiết lập các thủ tục, các định mức công việc, thiết lập công việc và đặc biệt là trong việc xác định chức trách nhiệm vụ và yêu cầu về trình độ và kỹ năng của công việc.