PHẦN 1 : ĐẶT VẤN ĐỀ
5. Bố cục luận văn
2.2. Đánh giá thực trạng thực hiện các nội dung Kiểm soát chi thường xuyên
2.2.2.1 Các hình thức chi trả chi thường xuyên NSNN qua KBNN Triệu
a. Quy trình chi trả thanh tốn theo dự tốn
Căn cứ vào nhu cầu chi tiêu của đơn vị, thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN lập giấy rút dự toán ngân sách kèm theo các hồ sơ, chứng từ thanh toán gởi tới KBNN Triệu Phong để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán.
KBNN Triệu Phong kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ thanh toán của đơn vị sử dụng NSNN, nếu đủ điều kiện theo quy định, thực hiện thanh toán trực tiếp cho người hưởng lương, trợ cấp xã hội và người cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh tốn cho đơn vị sử dụng NSNN.
Khi thực hiện chi trả, thanh toán theo dự toán, KBNN Triệu Phong thực hiện chi cho ĐVSDNS theo đúng các mục chi trong phạm vi dự tốn được giao.
Có thể khái qt quy trình này như sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối kiểm soát các khoản chi NSNN qua KBNN theo hình thức rút dự tốn
Nguồn: Tác giả tổng hợp trên quyết định số 2899/QĐ-KBNN ngày 15/6/2018 của Tổng giám đốc KBNN
Theo sơ đồ hình vẽ, Quy trình KSC thường xuyên NSNN qua KBNN Triệu Phong thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ thanh toán cho cán bộ GDV, cán bộ
GDV kiểm soát hồ sơ chứng từ, nhận hồ sơ chứng từ, viết phiếu giao nhận hồ sơ
Giám đốc hoặc P.Giám đốc Bộ phận Giao dịch viên Kế toán trưởng Đơn vị sử dụng NSNN Thủ quỹ Đơn vị thụ hưởng 1 4 3 2 3 7 6 7 5
chứng từ, hẹn ngày trả hồ sơ chứng từ. Sau đó tồn bộ q trình ln chuyển chứng từ nội bộ trong hệ thống KBNN do cán bộ GDV đảm nhiệm, đến ngày hẹn nhận hồ sơ, khách hàng nhận hồ sơ chứng từ thanh toán tại cán bộ GDV;
Bước 2 : Cán bộ GDV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ, kiểm tra số dư dự tốn, kiểm tra mẫu dấu chữ kí và điều kiện chi trả đối với từng nội dung chi, sau đó trình kế tốn trưởng hay người được ủy quyền ký duyệt;
Bước 3 : Kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền kiểm tra nếu đủ điều kiện sẽ ký duyệt và chuyển chứng từ cho cán bộ GDV trình giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt;
Bước 4: Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét hồ sơ, chứng từ và ký duyệt. Cán bộ GDV nhận lại hồ sơ, chứng từ.
Bước 5: Thực hiện thanh toán chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng.
Bước 7 : Chi tiền mặt tại quỹ.
* Tiếp nhận hồ sơ chứng từ:
Cán bộ GDV kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ, tiến hành phân loại hồ sơ chứng từ, nếu có sai sót cán bộ GDV hướng dẫn đơn vị SDNS lập lại, bổ sung những chứng từ còn thiếu, lập phiếu giao nhận hồ sơ và thực hiện cam kết thời gian xử lý công việc.
* Tiến hành kiểm soát chi
Cán bộ GDV tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ; kiểm tra số dư dự toán, số dư tài khoản, kiểm tra mẩu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi.
Như vậy, trong quy trình thống nhất đầu mối KSC thường xuyên NSNN qua KBNN Triệu Phong đã phân công trách nhiệm rõ ràng và cụ thể cho từng thành viên tham gia vào quy trình, việc phân cơng trách nhiệm như trên có ý nghĩa quan trọng trong việc theo dõi và giám sát thực hiện theo đúng quy trình và là căn cứ pháp lý để xử lý, truy cứu trách nhiệm cho từng cá nhân khi có khiếu nại, tố cáo xảy ra.
Đơn vị SDNS gửi đến KBNN các tài liệu, chứng từ sau đây: i) Hồ sơ gửi lần đầu:
- Dự tốn năm được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí, danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung điều chỉnh)
- Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị (Cơ quan nhà nước thực hiện theo nghị định 130/2005/NĐ-CP, đối với đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo nghị định 43/2006/NĐ-CP)
ii) Hồ sơ tạm ứng: Tạm ứng là phương thức chi trả ngân sách khi chưa có đủ điều kiện thanh tốn trực tiếp hoặc tạm ứng theo tiến độ thi công của hợp đồng.
- Tạm ứng bằng tiền mặt: đơn vị SDNS lập giấy rút dự tốn ngân sách, trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có căn cứ kiểm sốt và theo dõi khi thanh toán tạm ứng. Các nội dung tạm ứng bằng tiền mặt phải đúng nội dung được phép chi theo Điều 6 thông tư 13/2017/TT-BTC.
- Tạm ứng bằng chuyển khoản:
+ Chi mua hàng hoá dịch vụ: Đơn vị SDNS lập giấy rút dự toán ngân sách ghi rõ nội dung tạm ứng, lập bảng kê đối với các khoản chi nhỏ lẽ khơng có hợp đồng, hợp đồng mua bán hàng hố, dịch vụ đối với trường hợp khoản chi có hợp đồng.
+ Chi mua sắm, sửa chữa tài sản xây dựng nhỏ: Đơn vị SDNS gửi KBNN giấy
rút dự toán ngân sách, quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt chào hàng cạnh tranh, hợp đồng mua bán, xây dựng, sửa chữa.
iii) Hồ sơ thanh toán tạm ứng: Thanh toán tạm ứng là việc chuyển từ khoản tạm ứng sang thanh tốn khi có đã đủ điều kiện chi.
+ Thanh toán tạm ứng chi tiền mặt: Bảng kê chứng từ thanh toán. Đối với những khoản chi có giá trị nhỏ khơng vượt quá 5triệu đồng/1 khoản chi. Với những các khoản chi tiền mặt còn lại đơn vị SDNS gửi KBNN các tài liệu, chứng từ thanh toán tương tự như thanh toán tạm ứng các khoản chi chuyển khoản.
+ Thanh toán tạm ứng bằng chuyển khoản: Bảng kê chứng từ thanh toán, các tài liệu chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi.
iv) Thanh toán trực tiếp: Là phương thức chi trả khi các khoản chi đã có đầy đủ điều kiện thanh toán. Đơn vị SDNS lập giấy rút dự toán ngân sách, tuỳ từng nội dung chi mà cán bộ KSC phải kiểm soát các hồ sơ, tài liệu đối với từng khoản chi
b. Quy trình chi trả, thanh toán bằng lệnh chi tiền
KBNN Triệu Phong thực hiện theo hình thức lệnh chi tiền đối với các nhiệm vụ sau: -Chi cho các đơn vị, các tổ chức kinh tế, xã hội khơng có quan hệ thường xun với KBNN;
- Chi trả nợ nước ngoài; - Chi cho vay của NSNN;
- Chi kinh phí ủy quyền theo quyết định của thủ trưởng cơ quan Tài chính; - Một số khoản chi khác theo quyết định của Thủ trưởng cơ quan Tài Chính;
(1) (2)
Sơ đồ 2.3: Quy trình cấp phát bằng lệnh chi tiền.
Nguồn: Tác giả tổng hợp dựa trên công văn số 388/KBNN-KTNN ngày 01/3/2013 của KBNN.
Bước 1: Cơ quan Tài chính cấp lệnh chi tiền cho đơn vị sử dụng ngân sách gửi cho KBNN.
Bước 2: KBNN căn cứ vào lệnh chi tiền của cơ quan Tài chính, KBNN tiến hành xuất quỹ NSNN chuyển cho đơn vị thụ hưởng.