Công tác xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên tại Công ty CMCSOFT được thực hiện qua các hoạt động chủ yếu sau đây:
Phân tích doanh nghiệp: Công ty thường định hướng chiến lược phát triển của công ty theo chu kỳ ba năm. Hàng năm các khối kinh doanh của công ty xây dựng kế hoạch kinh doanh riêng cho mình để bảo vệ kế hoạch này trước hội đồng quản trị, sau đó được phổ biến tới các cán bộ quản lý của công ty. Thông qua kế hoạch và định hướng kinh doanh, công ty xác định được các mục tiêu và chiến lược hành động cụ thể trong thời gian sắp tới. Những yếu tố chính để đạt được mục tiêu kinh doanh sẽ được nhận định và làm rõ, những yếu tố cản trở việc thực hiện các mục tiêu cũng được đưa ra để tìm ra phương hướng giải quyết. Trong kế hoạch kinh doanh của mình, CMCSOFT đánh giá kỹ lưỡng mức độ đáp ứng nhu cầu công việc của nhân viên công ty để làm rõ nhu cầu về ĐT&PTNNL trong thời gian sắp tới. Đối với các vị trí nằm trong kế hoạch phát triển của công ty, công ty thực hiện việc thảo luận với người lao động để thống nhất phương hướng mục tiêu phát triển của họ trong thời gian tới.
Thông qua đó, công ty cũng chỉ ra những yêu cầu công việc mới trong tương lai cùng với chương trình đào tạo cụ thể giúp người lao động đảm nhận tốt các công việc trong tương lai. Tổng hợp đầy đủ nhu cầu đào tạo và phát triển, CMCSOFT đề ra kế hoạch đào tạo cho từng năm cho nhân viên công ty.
Năm 2008, công ty định hướng mở rộng kinh doanh và sẽ thành lập thêm công ty mới hoạt động trong lĩnh vực Dịch vụ giải pháp phần mềm vào năm 2009. Một loạt các vị trí quản lý sẽ thay đổi khi một số giám đốc và cán bộ quản lý hiện tại sẽ được điều chuyển sang bộ máy mới để vận hành đồng thời các vị trí khác trong công ty cũng sẽ được phát triển lên để đảm nhận các vị trí quản lý mới với số lượng nhân viên toàn công ty dự kiến là 50 người. Như vậy về lực lượng lao động sẽ phải được bổ sung thêm 23 người đồng thời cơ cấu tổ chức và chức năng công việc ở một số vị trí chủ chốt của công ty sẽ bị thay đổi. Trong bối cảnh đó, nhu cầu đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên trở nên bức thiết hơn bao giờ hết.
Như vậy, CMCSOFT đã tiến hành phân tích doanh nghiệp để có thể xác định được nhu cầu đào tạo của công ty để có được các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên phù hợp phục vụ mục tiêu phát triển của công ty.
Phân tích nhu cầu công việc: Hầu hết các vị trí công việc của công ty đều đã có bản mô tả công việc. Bản mô tả này được bộ phận Nhân sự xây dựng trên cơ sở kết hợp những kinh nghiệm được đúc kết bởi các quản lý và nhân viên giàu kinh nghiệm tại mỗi vị trí mô tả. Thông qua đó, cán bộ Nhân sự có thể xác định được những yêu cầu cụ thể về chuyên môn nghề nghiệp, tố chất và các kỹ năng cần thiết cho một vị trí công việc. CMCSOFT căn cứ vào bản mô tả công việc này để phân tích nhu cầu thực tế về công tác đào tạo và phát triển nhân lực của công ty. Đối với các nhân viên hiện có, công ty căn cứ vào những thành tích thực tế trong công việc để đối chiếu với những yêu cầu cần thiết của mỗi vị trí nhằm xác định nhu cầu đào tạo với mỗi vị trí đó sao cho thành tích công việc ngày càng được cải thiện. Đồng thời, công ty cũng phát hiện ra những nhân tố tích cực có thể phát triển lên các vị trí quản lý khác để xây dựng chương trình phát triển nhân viên phù hợp.
Đối với một nhân viên mới tuyển dụng, công ty dựa vào bản mô tả công việc để đánh giá và xác định xem nhân viên này cần được đào tạo thêm các khóa đào tạo nào.
Mặc dù công ty đã cố gắng để xây dựng được các bản mô tả công việc cho các vị trí nhân viên, tuy nhiên hầu hết các bản mô tả công việc mới chỉ dừng lại ở việc mô tả chi tiết các công việc chuyên môn cần thiết mà chưa nêu lên được các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Công tác phân tích các yêu cầu về kỹ năng cần thiết đối với các vị trí nhân viên chưa được thực hiện bài bản. Hiện nay, việc xây dựng bản mô tả công việc được thực hiện bởi phòng nhân sự. Tuy vậy, công tác bám sát quá trình thực hiện công việc của cán bộ nhân sự chưa sát sao để có thể xây dựng được một bảng mô tả công việc đầy đủ và chuẩn mực theo các yêu cầu của công việc. Do đó, bảng mô tả công việc của công ty thường mang tính chất khá chung chung và phần lớn dựa vào nhận định chủ quan của cán bộ nhân sự.
Phân tích nhu cầu nhân viên: Công tác phân tích nhu cầu nhân viên tại công ty CMCSOFT thường được thực hiện thông qua hai hình thức chủ yếu:
Một là, cán bộ quản lý trực tiếp đánh giá thường xuyên thông qua các hạng mục công việc phát sinh hàng ngày. Theo đó, cán bộ quản lý trực tiếp sẽ phát hiện ra những điểm mạnh- yếu của nhân viên mình để tự lên kế hoạch đào tạo cho nhân viên cấp dưới
Hai là, CMCSOFT thực hiện đánh giá thành tích thực hiện công việc của mỗi nhân viên theo định kỳ 6 tháng và 1 năm. CMCSOFT có sẵn bảng mô tả công việc tại mỗi vị trí và biểu mẫu đánh giá thành tích công việc cho các nhân viên. Việc đánh giá được thực hiện giữa cán bộ quản lý trực tiếp và có sự tham gia của bộ phận nhân sự. Nội dung công tác đánh giá bao gồm việc đánh giá các mục tiêu đề ra, các thành tích đạt được, các giá trị văn hóa khác mà Công ty đang hướng tới. Nhân viên được thể hiện, biện hộ hay khoe trương thành tích công việc của mình. Cũng trong các dịp đánh giá này, người nhân viên có thể nói lên mong ước hay nhu cầu về đào tạo của mình, nói lên mong muốn về lộ trình phát triển công việc, phát triển bản thân trong tương lai. Cán bộ quản lý và công ty có thêm cơ sở để định hướng và hoạch định kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên của mình sao cho vừa đáp ứng nhu cầu của công ty, vừa đáp ứng nhu cầu của nhân viên.
Nội dung đánh giá bao gồm nhiều tiêu chí khác nhau nhằm đánh giá một cách toàn diện về năng lực thực hiện công việc, tinh thần và các giá trị văn hóa khác của nhân viên. Từ đó, cán bộ quản lý và nhân viên cùng phát biểu ra những điểm mạnh
yếu của nhân viên để có chương trình đào tạo phù hợp nhằm phát huy những điểm mạnh và khắc phục dần những yếu điểm của họ.
Như vậy có thể nói công tác xác định nhu cầu đào tạo của công ty được thực hiện khá bài bản. Do vậy công ty CMCSOFT đã xây dựng và duy trì được một đội ngũ lao động ổn định đồng thời giúp cho công ty luôn thực hiện tốt các kế hoạch kinh doanh đặt ra. Tuy nhiên, công tác này vẫn tồn tại những hạn chế cần được giải quyết. Kết quả khảo sát 10 cán bộ quản lý của CMCSOFT cho thấy có tới 70% số cán bộ quản lý không nắm được đầy đủ nhu cầu về ĐT&PT của nhân viên mình. Đối với việc hỗ trợ nhân viên thực hiện các khóa học bên ngoài, 80% lãnh đạo công ty không ủng hộ việc xây dựng cơ chế hỗ trợ nhân viên học tập.
Việc xác định nhu cầu đào tạo còn mang tính chủ động một phía từ công ty. Đối với mỗi chương trình đào tạo, công ty thường căn cứ vào nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh để tự xác định nhu cầu đào tạo. Công ty chưa có bảng tổng kết đầy đủ thông tin về nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên. Học viên tham gia thường có tâm lý tham gia khóa học một cách thụ động theo kiểu “đến đâu hay đến đó”. Nhận thức về các lợi ích tham gia khóa học của học viên chưa được công ty tuyên truyền để lôi cuốn học viên chủ động tham gia các hóa học.
Như vậy, công ty cần phải chú trọng hơn nữa đến công tác phân tích nhu cầu về đào tạo và phát triển của nhân viên.