Các nhà máy tại Thái Lan đã áp dụng một số công cụ sản xuất tinh gọn trong đó có vòng PDCA (Plan – lên kế hoạch, Do – thực hiện, Check – kiểm tra, Action – hành động) của giáo sư Deming. Tuy nhiên, hiệu quả áp dụng tại các nhà máy này chưa cao. Nguyên nhân bắt nguồn từ hai yếu tố chính là nhà quản lý và nhân viên. (Karn, 2009)
Ở bước lập kế hoạch, một số nguyên nhân đã được nhận dạng như sau: (i) công nhân (thậm chí kỹ sư) người Thái Lan không nắm vững khoa học giải quyết vấn đề do không được đào tạo bài bản để xác định vấn đề và tìm ra nguyên nhân cốt lõi của tình trạng sản xuất kém hiệu quả, (ii) khối lượng công việc thường nhật khá lớn, thời gian của công nhân và quản lý tập trung vào việc đáp ứng các đơn hàng của khách hàng (thậm chí là tăng ca sản xuất) lớn nên thời gian dành cho việc lên kế hoạch và trao đổi giảm đi đáng kể.
Ở bước thực hiện và triển khai kế hoạch vào thực tế, các nhân viên làm công việc thường ngày của mình một cách thiếu ý thức, thiếu quan tâm đến sự cải tiến và thay đổi do công việc quá quen thuộc và lặp đi lặp lại.
Ở bước kiểm tra, một số yếu tố văn hóa có tầm ảnh hưởng được nhận dạng như: (i) tính chủ quan của người phân tích làm kết quả kiểm tra không chính xác, do tính cách của người Thái Lan là thường quan tâm đến cảm giác của người khác, đặc biệt khi bị chỉ trích hoặc chỉ lỗi sai, nên đôi khi họ không muốn đưa ra sự thật để bảo vệ đồng nghiệp của mình, (ii) đôi khi người Thái Lan quá dễ dãi, coi nhẹ nhiều vấn đề nên trong nhiều trường hợp, vấn đề đã được nhận dạng nhưng không có giải pháp triển khai trong thực tế để giải quyết.
Ở bước hành động để ngăn ngừa lỗi xảy ra, nguyên nhân được chỉ ra là: (i) một số giải pháp khả thi được thực hiện chậm do thiếu sự cam kết của cấp lãnh đạo; (ii) bản thân công việc của người quản lý cũng quá tải, họ không có nhiều thời gian để xem xét, đưa ra quyết định về vấn đề và giải pháp được đề xuất từ phía nhân viên; (iii) tâm lý ngại thay đổi quy trình do lo ngại về những rủi ro trong tương lai.
Căn cứ vào phân tích trên, đề phần nào giải quyết được những vấn đề đã được nhận dạng và nâng cao hiệu quả thực hiện Kaizen tại các doanh nghiệp Thái Lan, một mô hình điều chỉnh PDCA đã được đề xuất. Cụ thể là bước báo cáo (Report) sẽ được bổ sung vào vòng trong PDCA sau bước kiểm tra để hoàn thành vòng tròn PDCRA. Bản chất của điều chỉnh này là khuyến khích nhân viên trao đổi và giao tiếp nhiều hơn với cấp trên về tất cả các nội dung cần quan tâm của sản xuất và quy trình. Hoạt động báo cáo sẽ giúp giảm bớt các cảm nhận của nhân viên về sự cách biệt giữa cấp trên – cấp dưới trong công việc, và tăng cường tính chủ động của cá nhân trong hành động của từng nhân viên. Ở khía cạnh nhà quản lý, bước này sẽ tạo cơ sở để giám sát hoạt động của cấp dưới, giúp đưa ra các kế hoạch và chính sách phù hợp, đồng thời hạn chế bớt tính sợ rủi ro và gắn kết nhân viên với doanh nghiệp.
Kinh nghiệm áp dụng ở Thái Lan một lần nữa khẳng định nhân tố con người là một trong các yếu tố then chốt quyết định hiệu quả của quá trình áp dụng quản trị
tinh gọn. Các doanh nghiệp cần quan tâm đến các yếu tố liên quan đến với hóa của nhân viên, sự cam kết của lãnh đạo, hoạt động đào tạo về khoa học giải quyết vấn đề và quản trị thời gian trong quá trình áp dụng quản trị tinh gọn. Giải pháp được đề xuất trong trường hợp của Thái Lan cũng đưa ra gợi ý: việc điều chỉnh một quy trình sẵn có có thể giảm bớt các tác động khó lượng hóa (như yếu tố văn hóa nhân viên), từ đó nâng cao hiệu quả áp dụng quản trị tinh gọn.
Hình 1.3: Mô tả nguyên nhân của các vấn đề thực hiện Kaizen và PDCA
(Nguồn: Karn, 2009)