6. Kết cấu của luận văn
1.2.4. Các bước triển khai áp dụng KPIs
1.2.4.1. Chuẩn bị
- “Xác định tính cần thiết và quyết tâm áp dụng KPIs: Việc tính toán mức độ cần thiết của việc áp dụng KPIs và cam kết của lãnh đạo cao nhất, đồng thuận của đội ngũ quản trị cấp cao trong việc thực hiện KPIs, đáp ứng đủ nguồn lực về nhân lực, vật lực và tinh thần, phê chuẩn các tài liệu nền tảng cho KPIs,…là bước đầu tiên cần thiết cho việc triển khai KPIs.”
- “Chuẩn bị công tác tổ chức và nhân sự: Cần thiết xây dựng một “Ban” triển khai KPI để đảm bảo thành công việc triển khai KPIs. Ban triển khai KPIs phải có đủ thẩm quyền, thời gian, có hiểu biết sâu sắc về tổ chức và kỹ năng xây dựng, duy trì và áp dụng hệ thống KPIs.”
- “Xây dựng kế hoạch/dự án triển khai KPIs: Việc triển khai KPIs đòi hỏi sự tham gia của tất cả các cấp quản trị, đồng thời kết nối các nguồn lực nội bộ, tương tác với các quan hệ bên ngoài công ty,… Vì thế, việc xây dựng một kế hoạch/dự án KPIs là rất quan trọng nhằm tăng khả năng quá trình triển khai thu được kết quả như mong đợi.”
- “Hoàn thiện hệ thống, công cụ, quy trình nền tảng cho việc triển khai KPIs: Đây là bước chuẩn bị rất quan trọng vì hệ thống KPI đòi hỏi sự kết nối giữa chiến lược, mục tiêu, thành quả mong đợi của tổ chức với việc thực thi công việc và các biện pháp cải tiến hiệu suất. Vì vậy, việc xây dựng, hoàn thiện các quy trình/quy định quản trị, chức năng, hệ thống mô tả công việc,… là đòi hỏi không thể thiếu để triển khai thành công KPIs.”
- “Phát động chương trình KPIs: Bao gồm các hoạt động truyền thông, kêu gọi, động viên toàn bộ tổ chức tham gia thực hiện thành công chương trình KPIs và thể hiện quyết tâm thực hiện bằng được.”
1.2.4.2. Xác định KPIs
“Việc xác định các chỉ số KPIs trong doanh nghiệp luôn được thực thi như sau: Cấp trên và cấp dưới cùng thảo luận các chỉ số trọng tâm cần hoàn thành theo từng giai đoạn hay chu kì kinh doanh dựa trên cơ sở xác định các mục tiêu ứng với từng cấp độ KPIs (cấp doanh nghiệp- bộ phận/đơn vị - cá nhân). Quy trình này được thực hiện từ trên xuống (cấp trên định hướng) và từ dưới lên (cấp dưới chủ động đề xuất). Trình tự để định hình một KPIs chuẩn là đi từ chỉ số kết quả chính, sau đó xác định các chỉ số hiệu suất cần thiết, và cuối cùng là lựa chọn ra các chỉ số hiệu suất trọng yếu.”
Thiết lập KPIs doanh nghiệp
“Điểm mấu chốt trong bước này là việc cụ thể hóa tầm nhìn, mục tiêu, sứ mệnh và chiến lược của tổ chức thành mục tiêu dài hạn, trung hạn và ngắn hạn cho tổ chức, từ đó xác định KPIs cho doanh nghiệp. Đối với công tác này, hệ thống bảng điểm cân bằng là một công cụ hữu hiệu. BSC sẽ giúp nhà lãnh đạo đưa ra được những mục tiêu chiến lược chi tiết và cụ thể trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Sau đó các chỉ số KPIs sẽ được xây dựng dựa trên các mục tiêu chiến lược, cụ thể hóa các mục tiêu này thành những chỉ tiêu chi tiết, giúp đo lường hiệu quả mục tiêu cấp doanh nghiệp.”
“Việc thiết lập mục tiêu và chỉ số KPIs của đơn vị/bộ phận, cá nhân gắn liền với Bản mô tả chức năng, nhiệm vụ của bộ phận, bản mô tả công việc của từng vị trí trên cơ sở mục tiêu và KPIs của doanh nghiệp.”
“Các mục tiêu và KPIs được thiết lập và thống nhất cũng cần thể hiện rõ vai trò của quản lý cấp trung, cán bộ nghiệp vụ/thực thi, người liên quan cũng như quyền lợi, đãi ngộ dành cho họ.”
“Lưu ý quan trọng là các chỉ số nên hạn chế (không nên quá 100 chỉ số cho toàn doanh nghiệp - Theo David Parmenter. Quá nhiều chỉ tiêu sẽ dẫn đến phân tán nguồn lực.”
“Việc xây dựng hệ thống tài liệu hướng dẫn cách thức xây dựng, duy trì và cải tiến hệ thống đo lường hiệu suất, bao gồm các tài liệu và hồ sơ đo lường hiệu suất, là công đoạn quan trọng trong bước này nhằm quản lý hệ thống các chỉ tiêu KPIs.”
1.2.4.3. Đàm phán và giao KPIs
“Cấp trên có xu hướng giao nhiều chỉ tiêu và yêu cầu ở mức cao. Trong khi cấp dưới mong muốn giao ít chỉ tiêu và dễ thực hiện và có cơ chế đãi ngộ hấp dẫn khi hoàn thành chỉ tiêu. Quá trình đàm phán nhằm:”
- Đảm bảo các thành viên trong tổ chức hiểu được ý nghĩa của các KPIs và gán trách nhiệ/m đến từng cấp liên quan.
- Đảm bảo việc thực thi chiến lược, mục tiêu đề ra của doanh nghiệp được ủng hộ cao nhất và gia tăng động lực thực hiện của các thành viên;
- Dung hòa giữa lợi ích của doanh nghiệp với năng lực, trách nhiệm và quyền lợi/lợi ích của cá nhân (cấp quản lý, người triển khai và các bên liên quan);
- Phù hợp với điều kiện thực tế bên trong (nguồn lực, cơ chế,..) và môi trường kinh doanh bên ngoài (cơ hội, thách thức,..) của doanh nghiệp.
1.2.4.4. Triển khai thực hiện (Áp dụng) KPIs
- “Quản trị/Kiểm soát quá trình triển khai: Việc triển khai KPIs cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc quản trị của doanh nghiệp gắn liền với việc tuân thủ các quy trình quản trị.”
- “Đo lường: trong quá trình triển khai KPIs, cần tiến hành liên tục thống kê các dữ liệu, tính toán (một cách khách quan,chính xác) và báo cáo kết quả; Sử dụng các
công cụ hỗ trợ đo lường, tổng hợp dữ liệu phù hợp, tính chính xác cao và dễ dàng cao tham chiếu, kiểm soát.”
- “Truyền thông triển khai: bên cạnh việc quản trị nhằm đảm bảo sự tham gia đầy đủ, đúng trách nhiệm của các bên tham gia, hoạt động truyền thông liên tục cần được đề cao nhằm đảm bảo tính chủ động, tích cực tham gia của các cấp.”
1.2.4.5. Đánh giá và điều chỉnh
- “Về đánh giá: dựa trên việc so sánh, phân tích kết quả đo được với chỉ tiêu đã đặt ra để đánh giá kết quả thực hiện của từng cấp độ, áp dụng khen thưởng, đãi ngộ.”
- “Giải pháp: Người đứng đầu của mỗi tổ chức có trách nhiệm giám sát việc thực hiện theo dõi KPIs, cùng nhân viên đánh giá và đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả ứng với từng KPIs. Cụ thể là thời gian để thực hiện những giải pháp đó, ai chịu trách nhiệm thực hiện cho từng phần công việc.”
- “Về điều chỉnh/cải tiến: Các nhà quản lý có trách nhiệm giám sát, đánh giá lại và cải tiến các tiêu chuẩn được đề ra và đề xuất các yêu cầu về nguồn nhân lực, tài chính, công cụ và trang thiết bị cần thiết để làm cho các nhiệm vụ hiệu quả hơn.”
- “Về hoạch định: tiếp tục hoạch định chiến lược, mục tiêu, đề xuất sáng kiến và cải tiến chế độ đãi ngộ một cách thích hợp.”
1.2.4.6. Các lưu ý trong quá trình triển khai KPIs
Kiểm soát quá trình thực hiện
“Một hệ thống phần mềm quản lý toàn diện cả mục tiêu và KPIs đi kèm với những quy định về việc lập kế hoạch, triển khai và báo cáo kết quả thực hiện phải được áp dụng để quá trình kiểm soát đạt hiệu quả.”
Đo lường và đánh giá kết quả
“Trong giai đoạn thử nghiệm, doanh nghiệp có thể sẽ phải chấp nhận những sai số lớn về kết quả, ngân sách, chương trình hoạt động trong quá trình đo lường và đánh giá kết quả việc triển khai mục tiêu và KPIs để từng bước rút kinh nghiệm và hoàn thiện hệ thống. Điều quan trọng trong giai đoạn này là doanh nghiệp phải biết cách "truyền thông" để tất cả các thành viên đều thấu hiểu và tự nguyện áp dụng
tinh thần "làm việc định hướng hiệu quả" cho từng dự án, từng đội nhóm từ sự chủ động hoạch định mục tiêu cho chính mình.”
Sử dụng kết quả cho công tác quản trị và nhân sự
“Dựa trên kết quả đánh giá, cán bộ quản lý thông qua phương pháp BSC và tham chiếu mục tiêu ban đầu để xác định những mảng, yếu tố cần phát huy, cải thiện, từ đó điều chỉnh mục tiêu rõ ràng, cụ thể và sát thực hơn; lên kế hoạch đội ngũ thông qua kèm cặp, đào tạo, phát triển; điều chỉnh các quy trình, quy định lên quan,…”
Xem xét, điều chỉnh mục tiêu và KPIs
“Trong bối cảnh thị trường và hoạt động quản trị hiện đại ngày nay, việc thiết lập mục tiêu trong vòng 12 tháng hiện tại đã không còn hợp lý, người lao động hiện nay cần một vòng quay của mục tiêu được tính bằng tháng, thậm chí tính bằng tuần. Chính vì vậy, việc đo lường kết quả thực hiện mục tiêu và hiệu suất cốt yếu của doanh nghiệp cũng cần một quy trình, phương thức xem xét, điều chỉnh tinh gọn và thực hiện với tần suất thường xuyên, liên tục hơn.”