Khi kế hoạch thực hiện dự án ban đầu được tiến hành và dự án bước vào giai đoạn xây dựng, người quản lý dự án và trưởng nhĩm sẽ hồn tồn tham gia vào lãnh đạo dự án. Cả người quản lý dự án và trưởng nhĩm đều khơng cĩ đủ thời gian để tự làm việc này nếu họ muốn việc lãnh đạo được tốt. Tuy nhiên, nếu cơng việc của văn phịng dự án khơng được thực hiện thì thơng tin về kế hoạch và ngân sách của dự án sẽ nhanh chĩng bị lỗi thời và nĩ bắt đầu trở thành những yếu tố cùng phối hợp với nhau và tự ra quyết định. Nhà quản lý dự án và các trưởng nhĩm sẽ ít quản lý dự án theo trực giác hơn và điều này sẽ dẫn đến nhiều vấn đề rắc rối.
Duy trì kế hoạch và ngân sách dự án là một cơng việc liên tục và được xem là cần thiết để dẫn đến thành cơng. Người quản lý dự án giống như tổng giám đốc của cơng ty cịn văn phịng dự án thì tương tự như bộ phận kiểm tốn vậy. Giám đốc khơng cĩ thời gian để ghi chép sổ sách cho cơng ty. Cịn cĩ nhiều việc khác mà giám đốc cần làm để lãnh đạo cơng ty. Kế tốn cập nhật những hoạt động về tài chính để giúp giám đốc biết được cơng ty mình đang đứng ở đâu. Vì thế giới thực khơng bao giờ xảy ra chính xác theo những gì đã được lên kế hoạch nên kế hoạch của dự án phải được cập nhật liên tục và điều chỉnh sao cho nĩ phản ánh những gì đã xảy ra trong thực tế.
Kế hoạch là một bản đồ thể hiện dự án đang đi đến đâu và quy trình đã được thực hiện đến thời điểm nào. Nếu biểu đồ này khơng phản ánh chính xác thực tế thì những thành viên của dự án cũng sẽ mất phương hướng là mình đang ở đâu. Thái độ chung của mọi người là giấu những thơng tin xấu như trễ tiến độ và chi phí vượt quá mức cho phép. Nếu người quản lý dự án khơng chủ động ngăn ngừa thái độ này thì dự án sẽ phát sinh vấn đề. Mọi người phải thấy được rằng họ sẽ khơng bị khiển trách về việc báo cáo những thơng tin xấu. Ngược lại, họ phải thấy rằng việc báo cáo các vấn đề về trễ tiến độ và chi phí vượt mức ngay thời điểm nĩ xảy ra thì họ cĩ thể tăng cơ hội thành cơng lên.
Báo cáo sớm sẽ giúp mọi người cĩ thêm nhiều thời gian để xử lý hiệu quả. Mọi thành viên cần phải hiểu rằng nhân viên dự án văn phịng ngồi tại đĩ là để giúp họ cĩ đủ thơng tin về những gì đang thực sự xảy ra và ra quyết định kịp lúc. Thật ra, một trong những cách tốt nhất để vướng vào những rắc rối là cố giấu đi những thơng tin xấu vì cuối cùng, khi sự thật được phơi bày, thường thì cịn rất ít thời gian để cĩ thể điều chỉnh lại vấn đề đĩ một cách hiệu quả.