a. Bản mô tả công việc
Hoàn thiện bản mô tả công việc có quy định rõ về công việc mà vị trí đó phải làm, phạm vi trách nhiệm mà vị trí đó có được quyền giải quyết. Cần phải đưa ra bản mô tả công việc có giá trị để thực hiên chứ không chỉ làm hình thức xây dựng theo yêu cầu của phòng HCNS chứ không có giá trị thực tế để thực hiện như hiện nay. Hiện nay, bản mô tả công việc đang nằm trong bảng chức năng nhiệm vụ của các phòng, trong đó các vị trí công việc sẽ được mô tả nhiệm vụ cần phải làm gì,
được quyền làm gì và yêu cầu về kinh nghiệm, bằng cấp cho vị trí công việc đó. Việc xây dựng lại bản mô tả công việc là bước cần thiết để thực hiện xây dựng KPIs như giải pháp đề xuất tiếp theo của Tác giả.
Bên cạnh đó, các phòng chức năng cần xây dựng sổ tay công việc ghi lại các tình huống có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc và cách giải quyết, những vấn đề mà cấp quản lý phòng chức năng lường trước được hoặc quá trình làm việc đã gặp phải để nhân viên mới thậm chí cả nhân viên cũ có thể xem đó như là cuốn cẩm nang công việc để có thể chủ động xử lý tình huống thay vì phải trao đổi hỏi ý kiến của cấp quản lý trực tiếp quá nhiều khiến cho người quản lý phải thực hiện công việc theo sự vụ quá nhiều không có thời gian làm chức năng quản lý/ lãnh đạo của mình.
b. Xây dựng hệ thống chỉ số đo lường kết quả làm việc hay nói cách khác là xây dựng hệ thống KPI (Key Performance Indicator - chỉ số đánh giá thực hiện công việc) cho công ty.
Những chỉ số hiệu suất chính hiệu quả là những chỉ số liên kết trực tiếp đến các chiến lược công ty. Vì vậy, để xây dựng được KPI thì công ty phải xây dựng chiến lược cụ thể rõ ràng. Tùy thuộc vào tuyên bố giá trị, công ty có thể lập chiến lược kinh doanh và xác định được tác nhân thúc đẩy giá trị nào là quan trọng hơn cả và sẽ có thêm nhiều chỉ số KPI cho khía cạnh đó.
Xây dựng hệ thống KPIs là chỉ tiêu đo lường kết quả thực hiện công việc nên cũng cần đảm bảo nguyên tắc SMART trong đo lường:
- S (Specific): cụ thể.
- M (Measurable): đo lường được.
- A (Achiveable): có thể đạt được.
- R (Realistics): thực tế.
- T (Timebound): có thời hạn cụ thể.
Quy trình xây dựng:
Xác định đơn vị nào sẽ xây dựng KPIs, các phòng chức năng tự xây dựng hay sẽ thuê chuyên gia bên ngoài để xây dựng.
- Các bộ phận/phòng tự xây dựng KPIs:
KPIs có thể do các bộ phận/phòng chức năng trực tiếp xây dựng cho các vị trí chức danh trong bộ phận/phòng đó dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn (bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, hoặc mời các nhà chuyên môn). Người xây dựng KPIs thường là Trưởng bộ phận/phòng – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Do các phòng chứng năng hiện nay với số lượng thành viên không nhiều nên việc xây dựng KPIs nên được đảm nhận bởi các QTV. KPIs do các bộ phận/phòng tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận nhưng điều này có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPIs như là đặt mục tiêu quá thấp. Do đó, nếu xây dựng KPIs theo phương pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu về công việc của bộ phận/phòng chức năng.
- Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn xây dựng. Khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên các chỉ số KPIs đưa ra có thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự góp ý, thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.
Tác giả đề xuất công ty nên thuê chuyên gia bên ngoài để xây dựng hệ thống KPIs trên cơ sở có sự tham gia cùng của các phòng chức năng để đảm bảo các tiêu chí đi sát với các nội dung công việc. Bởi hiện tại lực lượng nhân sự của công ty đang khá mỏng, chức năng nhân sự trước nay khá yếu, để xây dựng được KPI chuẩn nhằm đảm bảo tiêu chí định lượng chính xác, đánh giá công bằng không phải là chuyện dễ dàng.
Bước 2: Xác định các KRAs (Keys Result Area – Các chỉ số kết quả cốt yếu) của bộ phận (các chức năng/nhiệm vụ của Phòng).
Mỗi bộ phận trong công ty có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phòng và hệ thống các KPIs được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận. Hiện nay theo ISO các phòng chức năng đều có bản chức năng nhiệm vụ của phòng mình, trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của phòng và chức năng nhiệm vụ. quyền han/ trách nhiệm và yêu cầu trình độ, kinh nghiệm cho vị trí đó.
Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh.
Với mỗi vị trí chức danh thì người xây dựng KPIs cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện (mô tả công việc). Các trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPIs do đó, các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.
Bước 4: Xác định các chỉ số KPIs (chỉ số đánh giá) KPIs của bộ phận:
Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng những chỉ số KPIs chung đặc trưng cho cả bộ phận. Những KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.
KPIs cho từng vị trí chức danh:
- KPIs để cho NLĐ thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc, do đó, các chỉ số KPIs được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và các chỉ số KPIs của từng bộ phận.
- Như đã đề cập ở đầu tiên về xây dựng KPIs thì các chỉ số này phải đảm bảo tiêu chí SMART và phải có nguồn thu thập thông tin mà doanh nghiệp đang áp dụng hoặc sẽ áp dụng trong tương lai gần.
- Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm, tùy vào từng KPIs, nội dung của các từng chỉ số.
Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được
Thông thường điểm số được chia ra thành 2 - 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả. Càng nhiều mức độ điểm số thì việc
đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu quá chia nhỏ các mức độ điểm số thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định điểm số.
Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng
Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể. Tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh, lĩnh vực hoạt động,… mà việc xây dựng KPIs linh hoạt trong các bước và như Tác giả đã đề cập ở trên, công ty nên thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với nhân viên trong công ty để chỉ tiêu đưa ra đưa vào sử dụng phát huy hiệu quả cao và phù hợp với mục tiêu quản lý chung của công ty, đặc biệt là mục tiêu trong quản lý nhân sự.