6. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu
3.2. GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.2.7. Các giải pháp khác
3.2.7.1. Hồn thiện mơi trường kiểm soát tại Quỹ
Để hoạt động KSNB tại quỹ được hữu hiệu thì cần phải làm cho mơi trường kiểm sốt lành mạnh bằng các biện pháp sau:
Thứ nhất, hồn thiện mơ hình tổ chức quản lý tại Quỹ
Cơ cấu tổ chức quản lý thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận tại Quỹ, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu của Quỹ. Mơ hình tổ chức quản lý là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế, cần xây dựng một cơ cấu tổ chức phù hợp với qui mơ và tính chất hoạt động của Quỹ.
Từ thực trạng mơ hình tổ chức quản lý đã nêu trên, Quỹ nên tổ chức lại theo mơ hình sau đây nhằm bảo đảm phát triển ổn định- bền vững và hội nhập quốc tế:
- Bộ phận tín dụng, gồm các phịng Thẩm định vàTín dụng và Hội đồng tư vân (nếu có).
- Bộ Phận hỗ trợgồm Văn Phịng và phòng Kế hoạch& NCPT, Phòng TCKT.
- Bộ phận Kiểm sốt nội bộ, gồm Phịng kiểm tra kiểm soát nội bộ. - Ban Kiểm soát.
Ban Kiểm soát Giám đốc
Quỹ
Hội đồng tư vấn (nếu có)
Hình 3.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức Quỹ đề xuất
Với mơ hình này thì đảm bảo được sự phân tách trách nhiệm giữa các chức năng, chẳng hạn chức năng thẩm định với chức năng cho vay và giải ngân, chức năng kế toán và đầu tư.
Cùng với việc xây dựng lại mơ hình tổ chức mới, chức năng nhiệm vụ chính của các khối, phịng cũng phải quy định cụ thể hơn để các khối, phịng có cơ sở triển khai thực hiện. Nhằm tạo điều kiện chun mơn hóa nghiệp vụ, bảo đảm tính độc lập của từng bộ phận và qua đó tăng cường tính năng kiểm tra - kiểm sốt trong q trình hoạt động của Quỹ.
Thứ hai, hồn thiện chính sách phát triển nguồn nhân lực trước mắt và
lâu dài
Hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người. Hoạt động kiểm sốt nội bộ hiệu quả khơng chỉ phụ thuộc vào con người. Với chương trình phần mềm máy tính được đầu tư kỹ lưỡng, quy trình nghiệp vụ được thiết lập đầy đủ thì ít khả năng sai sót, mà phần lớn là các sai sót xuất phát từ các nhân viên thực hiện thiếu năng lực, chủ quan, lơ là hay sơ suất, thiếu tinh thần trách nhiệm. Cho nên Quỹ rất cần đội ngũ nhân viên trung thực, có năng lực, có tinh thần trách nhiệm và ý thức kỹ luật cao. Ngoài ra, khi Quỹ đã hiện đại hố thì Quỹ cần phải khai thác các tính năng cao cấp của cơng nghệ cao trong công tác quản lý, điều hành, nên rất cần nhiều cán bộ có tầm nhìn sâu rộng và có các kỹ năng được đào tạo nghiêm túc như quản trị tài chính, quản trị rủi ro, quản lý thông tin dự báo, quản lý thông tin thị trường,…Vì vậy, phát triển nguồn nhân lực là một biện pháp quan trọng để hồn thiện hệ thống
Bộ phận tín dụng Bộ phận hổ trợ Khối quản lý nội bộ bộ
KSNB.
Quỹ có thể phát triển nguồn nhân lực thơng qua việc nâng cao chất lượng tuyển dụng và đào tạo, có kế hoạch đào tạo nhân sự dài hạn, có chế độ khen thưởng, kỹ luật rõ ràng, hợp lý,…
- Nâng cao chất lượng tuyển dụng
Để có đội ngũ nhân viên giỏi thì ngay từ đầu phải tuyển chọn những nhân viên giỏi, có tiềm năng phát triển. Điều này phụ thuộc vào chất lượng tuyển dụng. Quỹ cần nâng cao chất lượng tuyển dụng thông qua việc thực hiện một số biện pháp như sau:
Cải tiến hình thức tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng
- Cải tiến và duy trì hình thức nhận hồ sơ xin việc của ứng viên qua email. Các ứng viên có thể gửi hồ sơ xin việc qua email bất kỳ lúc nào. Ngân hàng sẽ lưu giữ những thơng tin về ứng viên này. Khi có nhu cầu tuyển dụng, Quỹ sẽ lựa chọn trong các hồ sơ trên và gửi thông báo để ứng viên gửi hồ sơ chính thức và đăng ký dự tuyển. Thơng qua hình thức tiếp nhận hồ sơ qua email, Quỹ có thể rút ngắn thời gian tuyển dụng, tạo nguồn ứng viên tiềm năng, nhất là cấp chuyên viên và cán bộ quản lý.
- Cải tiến hình thức thi tuyển và nội dung thi tuyển
Sau khi lựa chọn được các ứng viên đạt các tiêu chuẩn tuyển dụng qua việc xem xét hồ sơ xin việc, Quỹ nên tổ chức thi trắc nghiệm IQ và kiểm tra kiến thức chuyên môn trực tuyến để tiếp tục chọn lựa những ứng viên trước khi phỏng vấn trực tiếp để tuyển các ứng viên vào các vị trí thích hợp. Cách làm này có thể giảm thời gian và chi phí tuyển dụng, đồng thời giúp cho việc đánh giá các ứng viên một cách khách quan và trung thực do việc chấm có thể được thực hiện tự động trên máy. Bên cạnh đó, Quỹ cũng cần bổ sung thêm câu hỏi cho ngân hàng đề thi, xây dựng các bài thi trắc nghiệm IQ…để đánh giá khả năng, tính cách và tính sáng tạo của ứng viên. Vì đây sẽ là yếu tố quan
trọng để đánh giá ứng viên có phù hợp với cơng việc hay khơng và có tiềm năng phát triển trong tương lai hay không?
- Nâng cao chất lượng phỏng vấn
Nhằm giúp cho việc phỏng vấn đạt chất lượng, chọn được những ứng viên đủ năng lực cho các vị trí cần tuyển, cần nâng cao kỹ năng phỏng vấn của phỏng vấn viên, tổ chức đào tạo bồi dưỡng kỷ năng cho phỏng vấn viên một cách thống nhất để họ có sự đánh giá khách quan, loại bỏ việc đánh giá theo cảm tính. Đồng thời, Quỹ nên xây dựng bộ câu hỏi phỏng vấn chuẩn để đánh giá những kỷ năng cần thiết tối thiểu và khả năng xử lý tình huống của các ứng viên.
Ngồi ra để giúp cho cơng tác tuyển dụng được đúng người đúng việc thì trưởng các phịng ban, bộ phận chính là những đề xuất tuyển người và đưa ra các yêu cầu đối với ứng viên. Dựa trên các u cầu đó, phịng tổ chức sẽ xây dựng nội dung thi tuyển, phỏng vấn phù hợp. Lãnh đạo các phịng ban cũng có tham gia phỏng vấn các ứng viên. Việc lựa chọn người trúng tuyển phải dựa trên kết quả đánh giá của tất cả các thành viên tham gia phỏng vấn. Vì vậy, có thể nói kết quả tuyển dụng là khách quan và người được lựa chọn là người có thể đáp ứng u cầu cơng việc vì đã được lựa chọn kỹ càng.
- Tổ chức đào tạo thường xuyên và nâng cao chất lượng đào tạo cán bộ nhân viên
Song song với việc tuyển dụng, cần phải có kế hoạch tổ chức đào tạo, đào tạo lại thường xuyên đối với từng cấp nhân viên một cách cụ thể, rõ ràng nhằm đảm bảo duy trì và phát triển năng lực của cán bộ nhân viên
- Duy trì các hình thức đào tạo, đào tạo lại đã mang lại hiệu quả cao
Mời chuyên gia giảng dạy tại Quỹ, cử cán bộ nhân viên tham gia các khoá huấn luyện kỹ năng, nâng cao trình độ….đặc biệt là cần đào tạo cho nhân viên kiến thức về sản phẩm dịch vụ mới của Quỹ và đào tạo những kỹ
năng làm việc cần thiết cho nhân viên mới. Đây là những hình thức đã được Quỹ áp dụng hiệu quả. Vì thế tuỳ vào điều kiện cụ thể của Quỹ, tuỳ vào chiến lược kinh doanh, kế hoạch đào tạo,.. mà Quỹ cần tiếp tục áp dụng hình thức đào tạo cho phù hợp để tăng cường phát huy hiệu quả của các hình thức đào tạo này.
Thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo trao đổi nghiệp vụ và kinh nghiệm làm việc cho cán bộ nhân viên tại quỹ, cùng các buổi họp giao ban hàng tuần giữa các bộ phận trong quỹ. Qua hình thức này, các cán bộ từ cấp quản lý cho đến từng nhân viên có thể dễ dàng kiểm tra và chỉnh sửa từng nghiệp vụ thật sâu sát theo định hướng hoạt động kinh doanh chung của Quỹ, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cơng tác đào tạo.
Có kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực cho tương lai
Không chỉ quan tâm đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng yêu cầu hiện tại mà Quỹ cịn phải có kế hoạch nhân sự cho cả tương lai để tìm kiếm những người có tiềm năng phát triển và đào tạo họ cho vị trí tương lai đó. Khi có định hướng rõ ràng thì kết quả đào tạo sẽ được nâng cao hơn, chuẩn bị đầy đủ kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức cho đội ngũ nhân viên kế thừa.
- Đánh giá đúng năng lực của nhân viên và có mức lương tương xứng.
Để có thể thu hút và giữ nhân viên thì cần quy định mức lương dựa trên năng lực của nhân viên và đánh giá năng lực của họ. Việc đánh giá đúng năng lực của nhân viên và có mức lương tương xứng sẽ khuyến khích nhân viên phát huy tối đa khả năng, tính sáng tạo…để hồn thành cơng việc được giao với kết quả tốt nhất. Quỹ cũng cần quy định kết quả đánh giá, xếp loại nhân viên cũng là căn cứ để thực hiện các chính sách như quy hoạch cán bộ kế thừa, đào tạo nâng cao, nâng lương, chuyển công tác…Do kết quả xếp loại nhân viên có ảnh hưởng rất lớn đến quyền lợi của họ nên kết quả này cần phải
căn cứ vào những chỉ tiêu rất cụ thể, rõ ràng về một số tiêu chuẩn như sau: + Mức độ hoàn thành công việc được giao
+ Những giải pháp khả thi nâng cao chất lượng công việc + Đánh giá của khách hàng
+ Đánh giá của cấp lãnh đạo trực tiếp cao hơn + Mối quan hệ với đồng nghiệp
Những tiêu chí để đánh giá nhân viên cũng cần thường xuyên xem xét lại để chỉnh sửa, bổ sung cho phù hợp và việc đánh giá phải được kiểm tra, giám sát chặt chẽ để đảm bảo đánh giá đúng năng lực của nhân viên. Đồng thời, Quỹ cũng có thể định kỳ tổ chức kiểm tra trình độ của nghiệp vụ của nhân viên trong từng phịng ban nhằm có đánh giá khách quan hơn về năng lực của nhân viên, không phải chỉ căn cứ vào những nhận xét cá nhân.
- Xây dựng chính sách khen thưởng, kỷ luật hợp lý, dựa trên các tiêu chí cụ thể, rõ ràng
Xây dựng chính sách khen thưởng căn cứ theo năng lực, theo sự đóng góp của nhân viên đối với Quỹ và phải dự trên kết quả rõ ràng, cụ thể. Tuy nhiên, Quỹ không nên nhấn mạnh quá mức các mục tiêu về thành tích, chỉ quan tâm đến lợi nhuận mà bỏ qua các rủi ro thông qua chế độ khen thưởng cho những cá nhân, đơn vị mang lại lợi nhuận cao cho Quỹ dù đã vi phạm các nguyên tắc về kiểm soát. Khi Quỹ làm như vậy, cán bộ nhân viên sẽ nhận thấy ngân hàng đặt mục tiêu lợi nhuận lên hàng đầu, chứ không phải là vấn đề kiểm sốt tốt để hoạt động an tồn, làm nảy sinh hành vi chỉnh sửa, dấu các kết quả yếu kém.
Bên cạnh chính sách khen thưởng, phải xây dựng chính sách kỷ luật rõ ràng, cụ thể đối với cá nhân vi phạm tương ứng với quyền hạn, trách nhiệm. Trường hợp một nhân viên vi phạm thì khơng chỉ nhân viên đó phải chịu hình thức kỷ luật mà cấp trên của anh ta cũng phải chịu hình thức kỷ luật tuỳ theo
trách nhiệm quản lý của cấp trên đối với nhân viên. Nhờ vậy, nhân viên sẽ có trách nhiệm hơn trong việc thực thi nghiệp vụ, cán bộ quản lý cũng có trách nhiệm hơn trong việc giám sát cơng việc và quản lý nhân viên.
- Luân chuyển công việc phù hợp với năng lực và nguyện vọng của nhân viên.
Luân chuyển vị trí làm việc trong mỗi phịng ban và có thể ln chuyển nhân viên giữa các phòng ban để giúp nâng cao hiểu biết tổng quát về chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên, tránh tâm lý nhàm chán, mệt mỏi trong công việc và tránh khả năng lợi dụng trong công việc do đã đảm trách một công việc trong thời gian quá dài. Luân phiên công việc cũng là một biện pháp kiểm sốt ngăn ngừa vì nhân viên ít có chiều hướng gian lận nếu họ biết một người khác đảm nhiệm cơng việc của họ. Quỹ có thể căn cứ vào kết quả xếp loại nhân viên đã được đề cập ở trên để đánh giá năng lực của họ và tìm hiểu nguyện vọng của nhân viên qua phiếu thăm dị ý kiến. Từ đó, trên cơ sở u cầu cơng việc của Quỹ trong từng thời kỳ, ban lãnh đạo Quỹ sẽ có kế hoạch bố trí cơng việc phù hợp với năng lực và nguyện vọng của nhân viên để họ có thể nhanh chóng thích nghi với cơng việc mới, phát huy sở trường của mình và làm việc một cách hiệu quả.
- Quy định cơ hội thăng tiến rõ ràng
Ngồi mức lương hấp dẫn thì yếu tố quan trọng để nhân viên, nhất là nhân viên trẻ quyết định gắn kết với ngân hàng chính là cơ hội thăng tiến rõ ràng vì những người trẻ tuổi thường muốn nhìn thấy tương lai, muốn biết lộ trình thăng tiến khi theo đuổi cơng việc nào đó. Vì vậy, khi Quỹ có chế độ rõ ràng, cụ thể về việc thăng tiến trong nghề nghiệp như phải đạt những tiêu chuẩn gì, thời gian làm việc và kết quả như thế nào sẽ được thăng tiến…thì sẽ thu hút thêm nhiều nhân tài cho Quỹ và cũng là một động lực quan trọng thúc đẩy đội ngũ nhân viên hiện tại phát huy năng lực của mình để đạt được vị trí
cao hơn, do đó phát triển được nguồn nhân lực chất lượng cao cho Quỹ.
Thứ ba, nâng cao công tác hoạch định chiến lược; xây dựng kế hoạch
hoạt động hợp lý
Chiến lược hoạt động luôn được coi là mặt trận hàng đầu của một đơn vị. Nó cần được các nhà lãnh đạo cấp cao của tổ chức hoạch định.
Tuy nhiên hiện nay, lãnh đạo các Quỹ chưa quan tâm đúng mức đến xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp. Chủ yếu tập trung thực hiện từng chỉ tiêu kế hoạch được giao từ cấp trên. Vì vậy chưa lựa chọn và tìm cho mình chiến lược phù hợp. Trong thời gian đến, cần chú trọng cơng tác hoạch định chiến lược, góp phần nâng cao năng lực quản lý và kiểm soát rủi ro các hoạt động trong Quỹ.
Khi hoạch định chiến lược cần đặt ra mục tiêu cụ thể và cần quan tâm đến các yếu tố: tình hình kinh tế xã hội, tình hình khách hàng, tình hình vốn và năng lực hiện có của Quỹ,…
Chẳng hạn chiến lược hoạt động năm xoay quanh 5 mục tiêu sau: - Tăng trưởng nhanh và bền vững
- Kiểm soát tốt rủi ro để đảm bảo an tồn - Duy trì tốt cấu trúc tài chính lành mạnh - Chuẩn bị nhân lực kế thừa
- Hồn thiện văn hố tổ chức.
Sau khi có chiến lược phát triển cần xây dựng cho mình kế hoạch thực hiện trong từng tháng, từng quý, từng năm. Kế hoạch đặt ra không cứng nhắc mà phải có sự vận dụng linh hoạt trong từng điều kiện cụ thể. Dựa trên kế hoạch hoạt động chung của toàn hệ thống, lãnh đạo Quỹ cần dựa vào thực tế từng phòng để đặt ra mục tiêu đối với các phịng giao, đảm bảo các chỉ tiêu đặt ra có cơ sở thực hiện, tạo động lực cho các phòng phấn đấu đạt được chỉ tiêu.
phù hợp với chiến lược hoạt động và khai thác triệt để các tính năng của cơng nghệ hiện đại
Hiện nay Quỹ đang trong giai đoạn hiện đại hố, do đó cần phải khai thác triệt để các tính năng của cơng nghệ hiện đại vào kiểm sốt cho vay dự án đầu tư theo xu hướng hiện đại hóa và hội nhập. Đồng thời cần tiếp tục đầu tư phát triển công nghệ thông tin theo kịp sự phát triển của khoa học kỹ thuật cũng như đáp ứng tốt hơn nữa vấn đề phát triển các hoạt động mới trong Quỹ và yêu cầu quản lý rủi ro bởi vì Quỹ ngày càng mở rộng quy mơ hoạt động,